Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Как заполнить табель учета рабочего времени: инструкция

15 июля 2019
179
Средний балл: 0 из 5
Как заполнить табель учета рабочего времени: инструкция

По трудовому законодательству работодатель обязан вести учет соблюдения рабочего режима (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Это можно делать в электронном или письменном виде. На примере образца заполнения табеля учета рабочего времени рассказываем о нюансах составления документа

Основные понятия

Табель учета рабочего времени – это реестр, на основании которого бухгалтер рассчитывает зарплаты, премии, отпуска и другие выплаты сотрудникам. Также это один из инструментов контроля за соблюдением трудовой дисциплины. Если у вас в штате числится хотя бы один сотрудник, вы обязаны вести табельный учет.

Корректность заполнения данной документации имеют право проверять инспекция по труду, налоговые регуляторы (камеральные и выездные проверки), а также Росстат. Не уверены, правильно ли ведется ваша кадровая и бухгалтерская отчетность? Поручите эти задачи сотрудникам сервиса Главбух Ассистент. Они приведут в порядок учет и отчетности и  помогут подготовиться к любой проверке.

Есть ли унифицированная форма?

Госкомстат разработал две формы: N Т-12 и N Т-13. Соблюдать их не обязательно, фирма может придумать собственные бланки. Но на практике удобнее все же использовать типовые документы.

Чаще всего для учета используют табель Т-13. Он удобен тем, что его можно вести в электронной и бумажной форме (в том числе интегрировать с карточно-пропускной системой). Электронная форма Т-13 заполняется автоматически, на основании проведенных за месяц кадровых документов. При правильных настройках программы ошибок в форме не будет.

Шаблон Т-12 помимо учёта рабочего времени отражает заработную плату сотрудникам, поэтому данная форма будет интересна бухгалтерам. Но она имеет существенный минус — табель можно заполнять  только вручную.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Екатерина Уколова, основатель и генеральный директор консалтинговой компании Oy-li:

Прогресс не стоит на месте и в 21 веке, когда мы располагаем богатым набором технологических решений, просто неразумно отказываться от преимуществ электронных систем учета рабочего времени.

По факту, основная цель такого учета — не контроль за персоналом, а фиксация временных трат для корректировки инвестиционной стратегии или искоренения тормозящих процесс факторов. 

Умные программы помогают убрать «человеческий фактор», автоматически коррелируют данные с другими системами и ускоряют проверку. Такие преимущества позволяют не только повысить скорость работы, но и улучшить ее качество — отследить эффективность тех или иных методов, выделить сильные и слабые стороны сотрудника.

Кто должен заполнять табель?

Выберите ответственного сотрудника, который будет вести документ, и издайте приказ о назначении, либо пропишите эту обязанность в трудовом договоре работника. Также не забудьте в должностной инструкции указать, что этот сотрудник должен заниматься табелем.

В конце месяца заполненный табель должен подписать кадровик или работник подразделения. Затем документ передают в бухгалтерию.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13

В большинстве случаев на предприятиях используют шаблон Т-13, поэтому опишем пошаговую инструкцию работы с ним.

Заполняем «шапку»

Укажите название компании, код по ОКПО, отчетный период и дату составления.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

На что обратить внимание:

  • датой заполнения всегда ставят последний день отчетного периода,
  • нумерация табеля должна регулироваться внутренним актом по учету,
  • если вы ведете документ не на всю компанию, а на отдельное подразделение, укажите это,
  • табель может быть первичным или корректировочным (если в первичной форме допустили ошибку).

Заполняем табличную форму

В табличной форме нужно заполнять ведомости за каждый календарный день.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Он содержит такие пункты:

  • номер по порядку,
  • ФИО и должность сотрудника,
  • табельный номер (каждый работник получает его при приеме на работу),
  • отметку о явке/неявке на работу. Если сотрудника нет, то ставим причину согласно унифицированному коду Госкомстата. Например, Б – больничный, К – командировка, ОТ – отпуск,
  • отметку о выходных и праздничных днях - их маркируют пометкой «В».
Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Важно! Строка «явки/неявки» поделена на 2 ячейки: если сотрудник присутствует на работе, то в нижней ячейке вписываем количество отработанных часов, при опоздании или неполном рабочем дне используем цифры с десятыми и сотыми

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Надежда Миллер, специалист HRD платформы otc.ru:

«Бывают проблемы с проставлением двойного кода в табеле. Например, когда сотрудница, находясь в декретном отпуске, выходит на работу на неполный рабочий день. Получается, что она одновременно и работает, и находится в отпуске по уходу за ребенком. Как заполнять табель в этом случае, четкого определения в законодательстве нет. Можно ставить в табеле двойной код «Я/ОЖ» с указанием соответствующих часов «4/0 », либо вводить 2 строки для этой сотрудницы, в одной проставлять «ОЖ», в другой «Я».

Следующий блок – количество отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца, а также суммарно за месяц. Он нужен для расчета аванса.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Раздел «Данные для начисления заработных плат» относится уже не к кадровому, а к бухгалтерскому учету. Тут нужно указать вид денежной выплаты, для этого используются унифицированные коды. Например, код 2000 – трудовые выплаты (зарплата, командировка, премии), код 2012 – отпускные, 2300 – больничный. Рядом проставляют количество отработанных дней/часов и корреспондирующий счет, с которого будут списаны деньги.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Читайте: Бухгалтерский аутсорсинг, плюсы и минусы. Как выбрать компанию?

Последний раздел – «Неявки по причинам». Его необходимо заполнить в том случае, если сотрудника не было на рабочем месте. Проставьте код, который обозначает причину неявки, а также количество пропущенных дней и часов.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, когда работник в первую половину месяца был 5 дней на больничной и 2 дня в командировке, а во вторую половину месяца – 2 дня в командировке (при 8-часовом рабочем графике):

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Если вы не знаете причину неявки сотрудника, ставьте код «НН».

Что делать после заполнения?

После заполнения табель нужно распечатать. В нем расписываются человек, который ведет документ, руководитель структурного подразделения (если есть таковое) и работник кадровой службы (либо владелец компании). Если все эти функции выполняет руководитель предприятия, он один заверяет

Образец заполнения табеля учета рабочего времени 

По правилам хранения документов, табель рабочего времени должен находиться в архиве 5 лет.

Как исправить ошибки?

Если форма Т-13 заполняется автоматически, на основании проведенных за месяц кадровых документов, и программа правильно настроена, то ошибок быть не должно.

Но при ручном заполнении могут возникнуть оплошности. Если табель еще не подписали, то ошибки можно исправить вручную или переделать документ. Если вы обнаружили неточности позже, составьте корректирующий табель и проставьте правильные данные. Присвойте ему порядковый номер, следующий за первичным.

Корректирующий табель Т-13, образец заполнения  

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Важно! К корректирующему табелю нужно приложить служебную записку с объяснением причин исправлений, а также уточняющие документы (например, если исправляете прогул на больничный – приложить копию больничного листа)

Если при проверке контролирующие органы найдут недочеты, это грозит штрафом от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. При повторном нарушении сумма санкций будет выше. Также ИФНС может пересчитать сумму налоговых сборов, если ошибки привели к уменьшению размеров взносов.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

При регистрации на этой неделе вы получите эксклюзивную книгу в подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.