Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Бизнес-процессы магазина: описания и схемы

  • 4 сентября 2019
  • 3080
  • Средний балл: 0 из 5
Бизнес-процессы магазина: описания и схемы

Эффективная работа магазина напрямую зависит от построения структуры работы. Правильно организованные бизнес-процессы розничной торговли позволят экономить время, правильно распределять ресурсы и наиболее эффективно распоряжаться товарными запасами магазина. Из статьи вы узнаете, какими бывают бизнес-процессы магазина и как с помощью них повысить эффективность торговой точки.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте - базе знаний директора магазина.


Перейти >>

Все основные бизнес-процессы магазина

Основные должности, которые должны присутствовать в магазине вне зависимости от его направленности: администратор или управляющий магазином, кассир, товаровед магазина и грузчики.

Если речь идет о небольшой торговой точке, несколько должностей может совмещать один и тот же человек. Например, вместо администратора и управляющего может быть только заведующий магазином, а функции товароведа заведующий может разделять с кассиром.

Бизнес-процессы любого магазина можно разделить на несколько основных составляющих:

Заказ и прием товара

Для того чтобы в магазине появился нужный ассортимент, сначала заключается договор на поставку с поставщиком, а потом уже оформляется заказ. Для заказа товара ответственный работник магазина формирует заявку и направляет её в адрес поставщика.

При выборе поставщика товаров для магазина стоит обратить внимание на прозрачность и удобство схемы сотрудничества. Помимо ценовой политики важны отзывы о сроках поставки, качестве товара и т.д. Также необходимо принять во внимание и условия возврата товара поставщику.

Как правильно выбрать поставщика >> 

После того, как работником магазина сформирована и отправлена заявка поставщик формирует заказ и отправляет его в адрес торговой точки. По факту доставки работники магазина должны принять товар на баланс торговой точки. Процесс приема товара организуется так:

1. Проверяется документация сопровождающая товар. К документам, которые должны быть направлены с товаром, относятся: накладная с указанием наименования и количества единиц товара, счет-фактура, сертификат качества, который впоследствии может быть предъявлен по требованию покупателя.

В зависимости от поставщика пакет документов, предоставляемых с товаром, может меняться. В связи с этим при заключении договора с поставщиком стоит особое внимание уделить тому, какие документы он готов предоставлять;

2. Ответственный работник (оператор, администратор) принимает товар в соответствии с накладной и передает принятый товар на склад магазина;

3. В программу приходуется товар и вносится цена за каждую единицу;

Бизнес-процессы магазина: описания и схемы

4. Работник, ответственный за прием товара, с помощью сканера проверяет наличие всех штрих-кодов в программе. В случае обнаружения отсутствия карточки товара в базе для него заводится новая карточка, где в обязательном порядке содержится такая информация как наименование товара, его краткая характеристика, реквизиты поставщика;

5. Проверяется наличие штрих-кода на каждой упаковке товара. В случае его отсутствия штрих-код распечатывается на принтере этикеток и вручную наносится на упаковку;

6. Товар, который необходимо перенести в торговый зал магазина, оформляется специальной заявкой и перемещается со склада. В течение рабочей смены таких заявок может быть неограниченное количество;

7. В торговом зале товар распределяется в соответствии с установленными в магазине стандартами;

8. По завершению смены администратор или кассир сверяет товарный отчет магазина с накладными. Позже эти документы вместе с первичными передаются в бухгалтерию магазина.

Возврат товара поставщику

Помимо приема товара в розничной торговле существует и такой бизнес-процесс как возврат товара из магазина поставщику. Необходимость в возврате товара может возникнуть в нескольких случаях:

  • товар не соответствует заявленному качеству или сопровождающим его сертификатам;
  • произошла просрочка товара в момент его нахождения на складе.

Схема возврата будет достаточно простой:

  1. Товаровед или администратор принимает решение о необходимости возврата товара;
  2. После согласования с руководством на возвратную партию создается отдельная накладная, в которой должен быть указан весь товар, по которому будет оформляться возврат;
  3. Накладная подписывается ответственным лицом, один экземпляр направляется в бухгалтерию магазина вместе с товарным отчетом, второй крепится к возвращаемому товару;
  4. Товар с накладной передается поставщику.
Правила возврата товара поставщику читайте тут >> 

Реализация товара

Основной бизнес-процесс в розничной торговле – реализация товара в магазине, состоит из:

1. Открытия кассовой смены кассиром, проведения в течение смены необходимых операций к которым относятся:

  • Продажа - процесс приобретения товара покупателем.

Купить товар покупатель может как за наличные денежные средства, так и оплатив его банковской картой. В любом случае процесс продажи будет следующим: кассир сканирует штрих-код товара – покупатель передает кассиру определенную сумму денег (либо расплачивается картой) – кассир закрывает продажу и передает покупателю кассовый чек;

  • Оформление возврата от покупателей

Покупатель может озвучить желание вернуть товар по разным причинам: товар оказался ненадлежащего качества, не подошел размер и т.д., в любом случае кассиру будет необходимо оформить процедуру возврата. Для этого покупатель пишет заявление на возврат с указанием причины, заявление передается кассиру, кассир в свою очередь оформляет возврат по кассе.

В случае если оплата за товар была произведена наличными, денежные средства выдаются покупателю сразу, если же оплата была по банковской карте возврат денежных средств будет произведен в течение нескольких дней.

2. Закрытия кассовой смены и снятия отчета о закрытии кассовой смены

Формировать кассовые чеки и в том числе чеки возврата можно в программе Бизнес.Ру. В ней также можно анализировать продажи, закупать товары на основе динамики продаж и подсчитывать рентабельность продукции. Оценить весь функционал программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>

Инвентаризация

Помимо продажи товара в магазине существует еще один не менее важный бизнес-процесс – инвентаризация. Данный процесс нужен не только для того, чтобы выявлять недостачу, но и для актуализации товарного остатка и исключения такого явления как «пересорт».

«Пересорт» товара может возникнуть в том случае, когда вместо одной единицы товара продается другая. Например, покупатель купил платье размера S, а по факту нужен размер M а кассир вместо оформления возврата и проведения новой продажи принимает платье размера S в магазин, а покупателю выдает размер M не проводя этого в программе. Соответственно на один товар возникает излишек, на другой недостача. 

Неактуальные остатки также не дадут возможности сформировать корректный заказ товара поставщику. В связи с этим сверку остатков товарного запаса рекомендуется проводить минимум 1 раз в квартал. Согласно предписаниям законодательства количество инвентаризаций должно быть не менее двух в год.

Порядок проведения инвентаризации в 2019 году >> 

 Алгоритм проведения инвентаризации в магазине достаточно прост:

  1. Магазин подготавливается к пересчету – товар сортируется, ровно выкладывается на полках, весовой товар маркируется этикетками с указанием веса и т.д.
  2. Товарные запасы магазина выгружаются в терминалы сбора данных;
  3. Проводится подсчет товара путем его сканирования терминалами сбора данных;
  4. По факту проведения пересчета информация из ТСД выгружается в программу. На основании полученных данных формируется два документа: количественный и суммовой. Далее формируется ведомость сверки, с разницей между фактическим наличием товара и количеством товара на остатках магазина. Итогом будет оприходование этих двух документов в программе магазина, после чего остатки торговой точки выравниваются и фактическое наличие начинает соответствовать информации в программе;
  5. Информация об итогах инвентаризации передается руководству магазина.

У инвентаризации с использованием ТСД есть альтернатива в виде ручного пересчета. Этот вариант будет актуальным в небольших торговых точках, так как все подсчеты товара ведутся вручную. Информация о количестве товара записывается работниками, участвующими в процессе инвентаризации, после чего итоговые данные сверяются с остатками товара в программе. В случае расхождений данные в программе корректируются.

Бизнес-процессы магазина: описания и схемы

Бизнес-процессы интернет-магазина

На первый взгляд может показаться, что бизнес-процессы в интернет-магазине минимальны, ведь он работает в сети интернет, не имеет торгового зала, большого количества персонала и т.д. На самом деле бизнес-процессы интернет-магазина не многим отличаются от розницы.

К основным процессам интернет-магазина относятся:

  1. Работа с ассортиментом магазина
  • поиск поставщиков и заключение договоров;
  • анализ и прогноз спроса;
  • закупка товара (если в интернет-магазине предусмотрен склад);
  • прием товара.
  1. Работа с заказами
  • обработка входящих обращений (письма, звонки, сообщения);
  • мониторинг наличия товара на складе;
  • предоставление обратной связи покупателям.
  1. Комплектация и отправка заказов;
  2. Организация доставки
  • отправка заказов Почтой России или курьерской службой;
  • направление заявки на отправку товара поставщику (в случае, если в интернет-магазине не предусмотрен склад);
  1. Прием оплаты товара от покупателей;
  2. Обработка и оформление возврата товара.

Также каждый интернет-магазин должен отправлять всем своим покупателям электронные чеки. Автоматизировать этот процесс можно с помощью сервиса «Бизнес.Ру Онлайн-Чеки». Он гарантированно доставляет электронные чеки всем клиентам, оплатившим заказ, даже если нарушается связь с кассой, и не требует никаких доработок на сайте. Попробовать возможности сервиса Бизнес.Ру Онлайн-Чеки можно бесплатно >>

Интернет магазин может работать по двум схемам:

  • магазин с собственным складом или даже производством;
  • интернет-магазин, работающий по схеме дропшиппинга.

В первом варианте владелец интернет-магазина занимается всеми бизнес-процессами от заказа товара до его доставки покупателю. В интернет-магазинах такого плана могут работать несколько штатных единиц персонала, в том числе кладовщик, ответственный за склад. При наличии склада в обязательном порядке должна проводиться ревизия товарных остатков. Формирование заказа поставщику будет основываться на ежедневных продажах и итогах проведения инвентаризации.

Помимо договора с поставщиком владельцу интернет-магазина необходимо продумать способы доставки товара покупателям и при необходимости заключить договор с курьерской службой.

программа Бизнес.Ру для интернет-магазина

В случае работы по дропшиппингу схема будет более простой. После поступления заявки от покупателя продавец передает информацию поставщику, который в свою очередь собирает заказ и отправляет его покупателю. При этой схеме работы продавцу не нужно арендовать помещение под склад и заниматься организацией доставки, в связи с чем на данный момент она является наиболее привлекательной для предпринимателей.

Плюсы и минусы дропшиппинга для интернет-магазина >>

Открытие интернет-магазина обычно не подразумевает больших финансовых вложений поэтому перед предпринимателем вполне может встать вопрос о необходимости оптимизации бизнес-процессов.

К процессам, на которые предприниматель может сократить расходы относятся:

  1. Разработка сайта

Вместо студийной разработки предприниматель может воспользоваться готовыми бесплатными шаблонами для создания сайта предоставленными в интернете;

  1. Найм собственного курьера. Здесь выходов может быть два:
  • работа по схеме дропшиппинга;
  • заключение договора с курьерской службой с оплатой по количеству доставленных заказов;
  1. Аренда офиса/склада

И снова на выручку приходит дропшиппинг, офис в этом случае может заменить собственной квартирой;

  1. Зарплата специалистам

Как вариант можно нанять сотрудников без опыта на неполную ставку, например, студентов;

  1. Объемные закупки

Не стоит вкладывать в закупки большие суммы денег приобретая максимальный объем товара. Лучше основывать закупку на истории продаж и товарных остатках на складе, а в случае необходимости дозаказать товар, чем ломать голову над способами реализации залежавшейся партии;

  1. Проведение маркетинговых акций

На сегодняшний день в раскрутке интернет-магазина большую роль играет правильно   настроенная контекстная реклама, оптимизация сайта под поисковые системы, наличие аккаунтов в социальных сетях и т.д. В связи с чем не стоит тратить большие суммы на рекламу, лучше направить их на настройку интернет-процессов;

  1. Расходы на личные нужды

Данный пункт также достоин внимания, так как после получения первой прибыли велик соблазн незапланированных расходов на личные нужды. Здесь стоит задуматься над тем, чтобы пустить заработанные средства в оборот для наиболее эффективной и быстрой раскрутки магазина.

Бизнес-процессы магазина одежды

Бизнес-процессы продажи товара в розничном магазине одежды будут практически такими же, как и в любом розничном магазине:

  1. Прием товара в магазине

После того, как поставщик или транспортная компания привозит товар в магазин, ответственный сотрудник проверяет документы и принимает товар по накладной. В момент приема товара сверяется фактическое количество единиц одежды с количеством в накладной.

В случае недостачи оформляется акт. После полной приемки товара и сканирования всех штрих-кодов товарный запас оформляется на склад магазина;

  1. Реализация товара

Для того чтобы реализовать товар, его необходимо переместить со склада магазина в торговый зал, для этого оформляется специальная заявка. После переноса товарного запаса товар размещается в торговом зале;

  1. Проведение инвентаризации

Инвентаризация в магазине одежды проводится периодически. Согласно законодательству, ревизия в магазине должна проводиться не реже чем два раза в год. В момент инвентаризации товар пересчитывается поштучно, путем считывания штрих-кода. Товарные остатки в программе сверяются с фактическими, выявляется возможный пересорт товара и процент недостачи. По факту проведения инвентаризации заполняются акты и протокол за подписью всех участников процесса;

Онлайн-касса для магазина

  1. Возврат товара поставщику

Возврат товара поставщику в случае магазина одежды осуществляется в том случае, если товар пришел ненадлежащего качества. Для того, чтобы вернуть товар сотрудник магазина оформляет накладную с указанием всех позиций к возврату, накладная подписывается ответственным лицом. Далее один экземпляр документа передается в бухгалтерию, второй передается поставщику вместе с товаром;

  1. Реализация системы лояльности для покупателей

Чаще всего магазины одежды разрабатывают специальную программу лояльности для своих покупателей. Это могут быть накопительные скидочные карты, карты с фиксированной скидкой, купоны на скидку, всевозможные акции и т.д. В любом случае программа лояльности в магазине одежды должна быть нацелена на расположение покупателей к покупкам в торговой точке.

Как с нуля открыть магазин одежды >> 

Бизнес-процессы магазина продуктов

Бизнес-процессы магазина продуктов во многом-перекликаются с вышеописанными процессами для розницы. Дополнением здесь будут следующие пункты:

1. Возврат товара поставщику может быть осуществлен не только из-за ненадлежащего качества, но и в случае, если товар не удалось реализовать до момента истечения срока годности. Например, владелец магазина заказывает 20 коробок молока, 15 из них успешно проданы, а у 5 до момента продажи истек срок годности.

В этом случае предприниматель может оформить возврат поставщику на 5 коробок молока. При составлении договора владельцу магазина обязательно нужно обратить внимание на пункт описывающий условия возврата, так как возврат по истечению срока годности не всегда является обязательным условием;

2. Работа с просроченным товаром. К основным бизнес-процессам магазина добавляется ежедневный мониторинг товаров с просрочкой, которые впоследствии списываются или же оформляются на возврат поставщику;

3. Контроль соблюдения температурного режима в отделах торгового зала.

Автоматизировать бизнес-процессы магазина продуктов можно с помощью программы Бизнес.Ру. Она позволяет работать как с весами на кассе, так и с весами самообслуживания, вести товарный учет, в том числе алкоголя, контролировать остатки, формировать заказы поставщикам и многое другое. Попробовать функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>

Бизнес-процессы книжного магазина

Книжные магазины имеют свою специфику. Помимо книг в магазине может осуществляться продажа канцелярских товаров, мелкой сувенирной продукции и т.д.

Как и в других розничных магазинах обязательным будет инвентаризация.

Закупка товара в книжном магазине осуществляется посредством работы с поставщиками или же путем заключения договора напрямую с издательством.

Не менее важным моментом при налаживании бизнес-процессов книжного магазина будет найм квалифицированного персонала. Персонал подобного магазина должен разбираться в литературе, поэзии, истории.

Такие бизнес-процессы книжного магазина как прием товара, его реализация, возврат товара будут работать по принципам, описанным выше.

Кассовый аппарат для магазина

Бизнес-процесс хозяйственного магазина

Хозяйственный магазин – довольно обширное понятие. В подобных магазинах могут продаваться товары абсолютно разных категорий. Например, в одной торговой точке могут быт представлены такие товары, как:

  • столовые принадлежности;
  • одноразовая посуда;
  • садовый инвентарь;
  • бытовая техника;
  • предметы одежды и обуви и т.д.

По сути бизнес-процессы здесь будут такими же, как и в продуктовом магазине за исключением того, что в хозяйственных магазинах отсутствуют скоропортящиеся продукты, соответственно работа с «просрочкой» сведена к минимуму.

Бизнес-процессы в цветочном магазине

Открытие цветочного магазина – бизнес со своими нюансами. Помимо основных бизнес-процессов в работе цветочного магазина есть некоторые аспекты, которые относятся к специфике бизнеса:

  1. Так же, как и в работе с продуктами в цветочных магазинах необходимо строго следить за соблюдением температурного режима в помещениях;
  2. Закупка товара должна производиться с учетом следующих параметров:
  • Основная закупка

Под основную закупку подходит заказ основной партии товара, основанный на анализе продаж предыдущего периода. Основная закупка – это основной ассортимент цветочного магазина.

  • Праздничная закупка

Здесь речь идет о закупке товара перед праздниками. Чаще праздничная закупка включает в себя обычный заказ умноженный на 2. Праздничная закупка заказывается заранее, минимум за три недели до самого праздника.

Важно! Заказ товара перед 8 марта должен быть осуществлен минимум за 1 месяц до наступления праздника. Объем закупки чаще всего превосходит обычную закупку не менее чем в 10 раз.

Создавать модификации для цветов, чтобы ускорить работу на кассе и сделать ее более удобной, можно в программе Бизнес.Ру. В ней можно создавать готовые комплекты и автоматически списывать нужное количество разных цветов одновременно. Также в программу встроена CRM-система, чтобы более качественно работать с клиентами, делать им скидки и бонусы. Попробовать программу для автоматизации работы магазина Бизнес. Ру бесплатно >>

При выборе поставщика следует ориентироваться на двух-трех основных поставщиков. В случае работы только с одним поставщиком велик риск срыва поставки. Если подобный срыв придется на праздничный период для магазина это чревато ощутимыми убытками.

Еще один бизнес-процесс, который должен присутствовать в цветочном магазине – мониторинг состояния товара. Так же, как и при работе с продовольственными товарами в работе с растениями необходимо проводить проверку на предмет растений, потерявших товарный вид. Подобные цветы так же, как и просроченный продовольственный товар оформляются на списание.

Дополнительным бизнес-процессом цветочного магазина будет организация ухода за растениями в торговом помещении. Этот процесс включает в себя контроль за уровнем освещенности в зале, полив и необходимую обработку растений.

Помимо прочего персонала (администратора, кассира, грузчика) в цветочном магазине должен присутствовать флорист.

Бизнес-план по открытию магазина цветов >> 

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

  • Полноценный складской учет и инвентаризация
  • Удобный и понятный интерфейс для кассира
  • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
  • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
  • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
  • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
  • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
  • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.