Хранение документов организации: сроки и правила

Каждая фирма или ИП в процессе работы осуществляет много операций, которые подтверждаются бумагами. Разберемся, как должно быть организовано хранение документов компании, какие это документы и зачем вести архив.

Хранение документов регулируется законом N 125-ФЗ от 22.10. 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». По нему ИП и фирмы обязаны хранить все отчетности , в том числе кадровые документы.

Вести архив может бухгалтер, а если компания крупная и документов много — архивариус. Бухгалтер или сам ИП несут ответственность, в том числе уголовную, за организацию хранения документов (ч. 1 ст. 325 УК РФ).

Для каждого документа установлены сроки и порядок хранения.

Какие бумаги выдают малому бизнесу при регистрации, читайте здесь.

Какие документы обязательно нужно хранить 

К документам, которые обязаны хранить как ИП, так и юрлица, относятся учредительные документы, бухгалтерские и налоговые, кадровые и другие.

Учредительные документы находятся полностью в ответственности руководства. Это устав, свидетельство о госрегистрации и постановке на налоговый учет, список участников ООО и другие бумаги. Их часто приходится предъявлять банкам, партнерам и обязательно фиксировать в отдельном журнале факт их передачи в чьи-либо руки.

Хранить учредительные документы надо постоянно, даже после закрытия ООО или ИП.

Бухгалтерская документация бывает первичной и отчетной. Первичная - это бланки строгой отчетности, счета-фактуры, накладные. Они должны быть оформлены в хронологическом порядке и храниться не менее 5 лет.  Отчетная - это декларации, расчеты, регистры налогового и бухгалтерского учета. Они также хранятся не менее 5 лет.

Кадровые документы, в том числе по зарплате, хранятся 75 лет, так как участвуют в формировании пенсии людей. Если в компании нет кадровика, ответственность за них несет бухгалтер или руководитель. Помочь в организации хранения документов могут специалисты сервиса Главбух Ассистент. Они подскажут, какие сроки хранения нужно соблюдать и как правильно вести архив, а еще — приведут в порядок бухгалтерскую отчетность и возьмут на себя общение с налоговой. 

Правила хранения документов

Первичные документы обязательно должны сохраняться, так как налоговики требуют их при выездной проверке. Без документов налоги  могут быть доначислены расчетным методом (ст. 31 и 166 НК), на основании информации, которая уже есть в налоговой.

Если документы потеряны даже в результате пожара или наводнения, налогоплательщик обязан доказать ФНС, что приложил все усилия, чтобы их восстановить, а не просто предоставил справки из МВД и МЧС.

В случае потери регистрационных документов можно запросить дубликаты в налоговой. Документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, восстанавливают тоже через ФНС, а для уплаты взносов - через ПФР и ФСС.

Копии платежных документов можно восстановить через банк. Копии актов, договоров, счета-фактуры пришлют партнеры.

Документы бухгалтерского учета должен хранить руководитель фирмы после ее закрытия в течение четырех лет. Налоговики могут проводить проверки и после ликвидации фирмы в любое время, ведь на учете остается сам налогоплательщик. 

Сейчас актуальны электронные архивы. С их помощью бухгалтеры быстро готовятся к проверкам, а директора контролируют документы, поступающие  от контрагентов.

В электронном виде можно получать и учредительные документы.  У многих фирм есть электронный устав. 

Правила и сроки хранения электронных документов те же, что и на обычных носителях. На документах должна быть электронно-цифровая подпись для доказательств подлинности.

Неправильное хранение и потеря документов - это административное правонарушение (статья 13.25 КоАП). Штраф для должностных лиц - от 2500 рублей до 5000, для юридических - 200 -300 тысяч рублей. Правда на практике редко встречаются случаи судебных разбирательств в отношении именно ООО или ИП, неправильно хранящих документы.

Документы, которым не более трех лет, и те, которые постоянно в работе, составляют оперативный архив, остальные остаются для архива. Сроки хранения документов закреплены в Налоговом Кодексе и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». За несоблюдение сроков сохранности документов ИП и фирмы несут ответственность по ст. 120 НК РФ.

Сроки хранения основных документов для ИП и ООО