Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Хранение документов организации: сроки и правила

8 августа 2019
338
Средний балл: 0 из 5

Каждая фирма или ИП в процессе работы осуществляет много операций, которые подтверждаются бумагами. Разберемся, как должно быть организовано хранение документов компании, какие это документы и зачем вести архив.

Хранение документов регулируется законом N 125-ФЗ от 22.10. 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». По нему ИП и фирмы обязаны хранить все отчетности , в том числе кадровые документы.

Вести архив может бухгалтер, а если компания крупная и документов много — архивариус. Бухгалтер или сам ИП несут ответственность, в том числе уголовную, за организацию хранения документов (ч. 1 ст. 325 УК РФ).

Для каждого документа установлены сроки и порядок хранения бухгалтерских документов.

Какие бумаги выдают малому бизнесу при регистрации, читайте здесь.

Какие документы обязательно нужно хранить 

К документам, которые обязаны хранить как ИП, так и юрлица, относятся учредительные документы, бухгалтерские и налоговые, кадровые и другие.

Учредительные документы находятся полностью в ответственности руководства. Это устав, свидетельство о госрегистрации и постановке на налоговый учет, список участников ООО и другие бумаги. Их часто приходится предъявлять банкам, партнерам и обязательно фиксировать в отдельном журнале факт их передачи в чьи-либо руки.

Хранить учредительные документы надо постоянно, даже после закрытия ООО или ИП.

Бухгалтерская документация бывает первичной и отчетной. Первичная - это бланки строгой отчетности, счета-фактуры, накладные. Они должны быть оформлены в хронологическом порядке и храниться не менее 5 лет.  Отчетная - это декларации, расчеты, регистры налогового и бухгалтерского учета. Они также хранятся не менее 5 лет.

Кадровые документы, в том числе по зарплате, хранятся 75 лет, так как участвуют в формировании пенсии людей. Если в компании нет кадровика, ответственность за них несет бухгалтер или руководитель. Помочь в организации хранения документов могут специалисты сервиса Главбух Ассистент. Они подскажут, какие сроки хранения нужно соблюдать и как правильно вести архив, а еще — приведут в порядок бухгалтерскую отчетность и возьмут на себя общение с налоговой. 

Правила хранения документов

Первичные документы обязательно должны сохраняться, так как налоговики требуют их при выездной проверке. Без документов налоги  могут быть доначислены расчетным методом (ст. 31 и 166 НК), на основании информации, которая уже есть в налоговой.

Если документы потеряны даже в результате пожара или наводнения, налогоплательщик обязан доказать ФНС, что приложил все усилия, чтобы их восстановить, а не просто предоставил справки из МВД и МЧС.

В случае потери регистрационных документов можно запросить дубликаты в налоговой. Документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, восстанавливают тоже через ФНС, а для уплаты взносов - через ПФР и ФСС.

Копии платежных документов можно восстановить через банк. Копии актов, договоров, счета-фактуры пришлют партнеры.

Документы бухгалтерского учета должен хранить руководитель фирмы после ее закрытия в течение четырех лет. Налоговики могут проводить проверки и после ликвидации фирмы в любое время, ведь на учете остается сам налогоплательщик. 

Сейчас актуальны электронные архивы. С их помощью бухгалтеры быстро готовятся к проверкам, а директора контролируют документы, поступающие  от контрагентов.

В электронном виде можно получать и учредительные документы.  У многих фирм есть электронный устав. 

Правила и сроки хранения электронных документов те же, что и на обычных носителях. На документах должна быть электронно-цифровая подпись для доказательств подлинности.

Неправильное хранение и потеря документов - это административное правонарушение (статья 13.25 КоАП). Штраф для должностных лиц - от 2500 рублей до 5000, для юридических - 200 -300 тысяч рублей. Правда на практике редко встречаются случаи судебных разбирательств в отношении именно ООО или ИП, неправильно хранящих документы.

Документы, которым не более трех лет, и те, которые постоянно в работе, составляют оперативный архив, остальные остаются для архива. Сроки хранения документов закреплены в Налоговом Кодексе и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». За несоблюдение сроков сохранности документов ИП и фирмы несут ответственность по ст. 120 НК РФ.

Сроки хранения основных документов для ИП и ООО

Виды документов

Какие именно

Срок хранения

Регистрационные

Устав ООО, протокол общего собрания учредителей, список участников ООО, лист записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельство из налоговой службы о присвоении ИНН, письмо с информацией о кодах статистики, документы, подтверждающие юридический адрес

Постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

Для лицензируемых видов деятельности, допуски СРО, разрешения от СЭС и т.д.

Постоянно

Бухгалтерские

Бухгалтерская годовая отчетность

Постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учета, рабочий план счетов, учетная политика

5 лет

Первичные документы

Кассовые, банковские, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.

5 лет

Налоговые

Документы, которые подтверждают доходы и расходы, счета-фактуры, данные бух. и налогового учетов для уплаты налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

Документы в ФСС и ПФР

Годовые расчетные ведомости в ФСС

Постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Информационные

Документы по маркетингу и информационной деятельности

5 лет

Кадровые

Трудовые договоры, личные дела работников

75 лет


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.