Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Кто разрабатывает должностные инструкции: разбираемся в вопросе

26 июня 2019
515
Средний балл: 0 из 5
Кто разрабатывает должностные инструкции: разбираемся в вопросе

От того, насколько точно прописаны рабочие обязанности персонала, зависит эффективность их исполнения. Рассказываем, как составить эффективную должностную инструкцию, которая облегчит жизнь как сотруднику, так и руководителю.

Должностная инструкция: преимущества для работодателя и сотрудника

Должностная инструкция — это документ, который определяет права, обязанности и ответственность работника во время выполнения им служебных функций. Если все это не зафиксировать в письменном виде, регулярно будут возникать разночтения в том, что человек обязан делать, а что работодатель не вправе от него требовать. Поэтому тот, кто должен разрабатывать должностные инструкции, обязан хорошо знать бизнес-процессы на предприятии, квалификационные требования, характеристики и содержание выполняемых действий.

Работодателю этот локальный нормативный акт дает несколько возможностей, которые нельзя реализовать другими способами. Например, в соответствии со штатным расписанием, персонал, находящийся на одинаковых должностях теоретически будет получать одинаковую зарплату. Однако с помощью должностных инструкций можно гибко подойти к этому вопросу, например, прописать разные уровни материальной ответственности, степень сложности выполняемых задач, количество подчиненных или подразделений, находящихся под руководством конкретного человека.

Кроме этого, при разработке должностных инструкций можно указать, кто и какую квалификацию обязан иметь, занимая определенную позицию в организации. При таком подходе можно сделать так, чтобы сотрудникам на схожих позициях можно было установить разный уровень оклада — такое часто необходимо для удержания ценных работников или найма новичков с нужными для компании компетенциями.

Ещё один плюс должностной инструкции очевиден в ситуации, когда работника надо не удержать, а уволить за невыполнение положенных ему функций. Вопрос «Где написано, что я это должен делать?» может поставить в тупик руководителя, у которого нет документального подтверждения его требований. Если такие действия нигде не определены в письменном виде, персонал вправе отказаться от их выполнения. В этом случае суд встанет на сторону работника, так как в приказе об увольнении администрация предприятия обязана указать, какие конкретно задачи сотрудник проигнорировал.

Еще одна причина важности этого документа для компании — возможные споры с налоговой. Привлекая внешних сотрудников на аутсорсе, работодатель обязан доказать, что в организации нет или недостаточно собственных исполнителей. В противном случае налоговая может заподозрить уменьшение налогооблагаемой базы. Разделив функции сотрудника в штате и аутсорсера, решить вопрос дополнительного найма очень легко.

Наконец, инструкции позволяют рационально распределить обязанности, исключая дублирование, достоверно выявить ответственного за конкретную ошибку.

Разрабатывая должностные инструкции в организации, важно учитывать и права работника: тот, кто несет на себе ответственность, должен иметь и соответствующие полномочия. Четко прописанные обязанности дают возможность сотруднику не превратиться в «ответственного за всё» — имея на руках документ с описанием того, что входит в круг его работы, он уверенно докажет необоснованность претензий работодателя.

Документ важен уже на этапе трудоустройства — компании он помогает правильно сформулировать описание вакансии, а перечисленный перечень требований дает возможность квалифицированному соискателю занять место, продемонстрировав, что он владеет требуемыми знаниями и навыками. Кроме того, инструкция позволяет работнику требовать увеличения оклада при расширении обязанностей.

Читайте ещё: Что включить в обязанности продавца

Юридическая основа

Создание документа подчинено правовым нормам, отраженным в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и таких документах, как Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).

Хотя эти справочники периодически обновляются, некоторые должности в них отсутствуют, нет указаний на образовательный уровень для ряда позиций, поэтому к созданию собственного документа следует подходить в определенной степени творчески. Главное — добиться его актуальности для конкретной компании.

Тем, кто разрабатывает должностные инструкции, нужно соблюдать некоторые юридические условия. Например, недопустимо внесение дискриминационных положений, таких как пол, раса, национальность, религия, возраст. Возможно только указание требуемого стажа по специальности, в некоторых случаях — гражданства.

Важна сбалансированность между правами и обязанностями. Трудовая инспекция может посчитать чрезмерным уклон в сторону преобладания ответственности сотрудника над его полномочиями и правами, тогда вердикт при неисполнении будет не в пользу работодателя.

Читайте ещё: Функции бухгалтера материальной группы

Инструкция бухгалтера не нужна в случае передачи этих функций на аутсорс в компанию Главбух Ассистент

Структура и правила создания документа в организации

Ответственным исполнителем, который должен разрабатывать должностные инструкции, лучше назначить того, кто понимает специфику работы компании и обладает нужными знаниями в сфере трудовых отношений. Обычно это руководитель кадровой службы, если таковая есть, или сам директор в случае небольших размеров организации. Можно поручить создание нормативов начальникам структурных подразделений для тех должностей, которые находятся в их подчинении.

Утверждает положения руководитель предприятия. Согласований с сотрудниками, госслужбами и профсоюзами не требуется.

Структура, закрепленная законодательно в ГСДОУ, имеет несколько обязательных частей: общие сведения, функции, права, взаимоотношения, обязанности и ответственность.

Раздел «Общие положения» описывает порядок приема на должность, освобождения, замещения, уровни подчинения, квалификационные требования. Глава «функции» посвящена основным направлениям работы сотрудника.

Разделы «Права», «Обязанности» и «Ответственность» содержат описание того, что работник обязан делать, какими он располагает полномочиями и что произойдет при ненадлежащем исполнении служебных обязанностей. В части «Взаимоотношения» указаны положения, отражающие производственные связи с другими сотрудниками.

Получите должностную инструкцию продавца-кассира

Типичные ошибки должностных инструкций на предприятии

Одна из главных ошибок — полная обезличенность, когда на одинаковые должности создают не отличающиеся друг от друга инструкции. Это лишает работодателя возможности гибко регулировать подходы к зарплатным начислениям, не позволяет рационально распределять обязанности и из-за этого затрудняет поиск ответственных за конкретные недоработки или ошибки.

Еще один неверный шаг тех, кто должен составлять должностные инструкции в организации — формальный подход к их разработке. Документ пишут по шаблону из интернета, без учета особенностей конкретной организации и той должности, для которой его пишут. В результате указывают не полный перечень функций и требований для занимаемой позиции, а когда сталкиваются с недобросовестным исполнением, доказать вину нерадивого сотрудника очень сложно.

Третья недоработка — редкий пересмотр нормативов. Появляются новые технологии и функции, а бумага, написанная даже пару лет назад может оказаться устаревшей. При разногласиях по поводу ответственности сотрудника закон примет во внимание именно документально зафиксированный и неактуальный уже перечень обязанностей.

И, наконец, важно четко разграничить в документе права, полномочия и обязанности — если описать их в общем разделе, потом сложно будет привлечь сотрудника к ответственности и предъявлять претензии по поводу невыполнения отдельных задач.

Читайте ещё: описание и примеры функций работника

Автор Легкий Сергей


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.