Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

График отпусков: образец и правила составления

12 ноября 2019
639
Средний балл: 0 из 5
Как составить график отпусков

Составление графика отпусков обязательно для любой компании с наемными сотрудниками — в противном случае руководству грозит штраф. Как избежать этого, правильно оформив график отпусков, читайте в материале Бизнес.ру.

Трудовой кодекс гласит, что руководство компании обязано как предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудникам, так и заполнять график отпусков.

Ниже — еще несколько положений ТК, связанных с правом работников на оплачиваемый отдых:

  • Работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы на основании заявления сотрудника, даже если это не обозначено в ежегодном расписании. Продолжительность отпуска за свой счет может составлять от 5 до 60 календарных дней.
  • Если трудовой договор срочный, то период отдыха может выходить за пределы даты окончания договора. Тогда днем увольнения следует считать дату окончания отпускного периода, а не договора.
  • Отпуск не может быть менее 28 дней. Для некоторых категорий работников этот срок больше в соответствии с законодательством. Также существуют дополнительные дни за работу при вредных условиях труда.
  • По желанию работника отпускные дни, выходящие за лимит 28 календарных дней, могут быть заменены денежной компенсацией.
  • Если сотрудника вызвали во время отдыха на работу, неиспользованные дни он может отгулять в любое удобное для него время без привязки к графику отпусков. Также эти дни можно перенести на следующий год.
  • По производственной необходимости в исключительных случаях можно не предоставлять отпуск сотруднику в течение одного года. Это разрешено только при его согласии и в случае обязательного отгула этих дней не позднее 12 месяцев с момента окончания «пропущенного года» — т.е. на следующий год продолжительность удваивается. Нельзя поступать таким образом 2 года подряд. Также это правило не распространяется на несовершеннолетних и сотрудников, работающих в опасных условиях.
  • При болезни во время отдыха дни нетрудоспособности переносятся на другое время или текущий отпуск продляется на это количество дней.

Согласно административному кодексу руководитель компании, не имеющий на момент проверки трудовой инспекцией графика отпусков, несет ответственность в виде штрафа размером 1‒5 тысяч рублей, а организацию оштрафуют на 30‒50 000 рублей. Повторные нарушения этого пункта грозят уже наказанием в 10-20 и 50‒70 тысяч соответственно для директора и фирмы, при этом в отношении руководителя могут быть приняты меры дисквалифицирующего характера.

Хотя малый бизнес снова получил надзорные каникулы от неналоговых проверок, исследования показывают, что предпринимателей проверяют. Более того, каникулы не освобождают бизнес от внеплановых проверок, которые могут быть инициированы жалобами сотрудников, в том числе, связанными с предоставлением отдыха.

Читайте также: Как рассчитать отпускные

Образец заполнения графика отпусков

Закон не уточняет, для какого коллектива обязательна ведомость очередности отдыха членов трудового коллектива. Поэтому при появлении первого же наемного работника подписанный и согласованный экземпляр на текущий год уже должен быть в наличии.

Этот документ составляют и утверждают на следующий год за 14 дней до окончания года текущего. При этом, если на последние дни года приходятся выходные, 2 недели отсчитывают от последнего рабочего дня в году. Таким образом график отпусков на 2020 год требуется утвердить не позднее 17 декабря 2019, тогда как 2 года назад датой его окончательного создания было 15 декабря.

Специальную форму для заполнения законодательство не регламентирует. Можно придумать собственную, удобную для руководителя, коллектива и отдела кадров. При этом существующий с 2004 года шаблон универсален и подходит для большинства компаний. Это унифицированная форма Т-7, ее бланк доступен ниже по ссылке.

Если вы решили использовать свой формат, важно, чтобы в нем были указаны все реквизиты организации, структурные подразделения и должности работников. Кроме графы запланированной продолжительности, следует предусмотреть столбик для количества фактически отгулянных дней и место для номера приказа на случай переноса сроков. Естественно, надо оставить место для подписи ответственного за составление сотрудника, представителя профсоюза и руководителя.

Кстати, в стандартной форме нет графы для подписи самих «отпускников» и в самодельном формате можно ее предусмотреть, чтобы получить от людей подтверждение, что они ознакомлены с графиком. Рекомендуется составлять проект ведомости, с которым знакомят персонал, а после правок и замечаний составляют окончательный вариант. Удобнее всего поручить составление графика бухгалтеру или кадровику. Если в штате нет подходящих специалистов, воспользуйтесь помощью сотрудников сервиса Главбух Ассистент. Они наведут порядок в бумажных делах и решат все вопросы, связанные с учетом и отчетностью.

Утверждение

При наличии в компании подразделения кадровой службы именно ее сотрудники составляют ведомость. На них же лежит обязанность согласования дат с работниками, подготовка приказов.

Важно учесть — компания обязана уведомить человека о том, что у него с такого-то числа отпуск. Сотрудник при желании может не следить за соблюдением утвержденных сроков. От работодателя по закону требуется предупредить работника под роспись о дате начала не менее, чем за 2 недели до этого дня. Если предупреждения не было или оно поступило позже, служащий вправе отказаться от этих дат и потребовать переноса на другое время, которое руководитель и подчиненный согласовывают дополнительно.

Руководитель предприятия, где отсутствует отдел кадров, может поручить составление документа любому ответственному сотруднику или сделать его самостоятельно, что не отменяет процессов согласования.

Узнайте, как утвердить учетную политику компании

Срок хранения

Хотя по истечении календарного года, на который составлена ведомость, она, казалось бы, теряет актуальность, этот документ необходимо хранить в архиве на протяжении всего следующего года.

Срок хранения графика отпусков утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Сделано это для уточняющих действий в случае выявления в будущем ошибок, связанных с датами приказов, начислениями и выплатами, учетом недогулянных и перенесенных дней.

Старое расписание помогает заполнять график отпусков на новый период: время от времени между сотрудниками или персоналом и работодателями возникают споры по поводу того, кому и когда положены наиболее востребованные даты, кто воспользовался наилучшим временем в прошлом году и т.д. Кроме того, фактическое и запланированное расписание часто не совпадает, поэтому хранение прошлых бланков позволяет делать анализ таких расхождений и проводить их профилактику.

Читайте еще: Как заполнять и сколько хранить КУДиР

Автор: Легкий Сергей

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.