Бланк штатного расписания Т-3 — единственный документ на предприятии, в котором отражены кадровый состав, вакансии и численность сотрудников. В статье подробно разберем, как его заполнить, какие сведения вносить и рассмотрим образец, который можно скачать и сразу использовать в работе.
Штатное расписание - обязательный документ при оформлении трудовых отношений. Работодатель сначала создает рабочее место, а потом может принять человека на работу. Есть унифицированная форма штатного расписания Т-3 (утв. Постановлением №1 от 05.01.2004 года). При желании, каждая организация может разработать свою форму «штатки», но обычно используют стандартную форму Т-3.
Правила заполнения
Штатное расписание — кадровый документ, в котором указывают не данные на сотрудников, а обезличенно перечисляют должностей, размеры окладов, премий и надбавок. При создании документа обратите внимание, что:
- в форму Т-3 штатного расписания попадают все должности работников по трудовым договорам. Туда же вносят рабочие места, которые собираются закрыть в этот календарный год и вакансии на ближайшие месяцы;
- в «штатку» входят не только основные работники, но и совместители, надомники и дистанционные сотрудники;
- нельзя устанавливать по одинаковым должностям разные оклады. Иначе нарушается принцип равноценности оплаты за одну и ту же работу, согласно статьям 22 и 132 ТК РФ . Чтобы такого не было, при заключении трудового договора следует уточнять различный уровень похожих должностей и тщательно прописывать права, обязанности и уровень ответственности. Например, одна и та же должность - бухгалтер, но есть разделение на главный, младший, бухгалтер-материалист, помощник бухгалтера и прочее.
- подписывают форму Т-3 кадровик и главный бухгалтер. Вводится в действие либо подписью директора, либо приказом по предприятию;
- штатное расписание в подлиннике выдается директору и главному бухгалтеру. Руководителям структурных подразделений делается выписка из штатного расписания, в которой видны должности, зарплаты и надбавки их подчиненных;
- сотрудников не знакомят со «штаткой», хотя она и является нормативным локальным актом;
- срок хранения формы Т-3 штатного расписания — постоянный. Его нельзя уничтожить и хранится оно вместе с приказами по основной деятельности.
Если в компании нет кадровика или бухгалтера, которому можно поручить заполнение формы Т-3 штатного расписания и оформлять трудовые договора, можно воспользоваться сервисом "Главбух Ассистент".
Читайте также:
Что такое нормативные локальные акты и как их правильно оформить
Штатное расписание для ООО: оформляем по всем правилам
Дополнительное соглашение к договору: когда и как его составлять
Из чего состоит бланк штатного расписания унифицированной формы Т-3
Бланк Т-3 состоит из : «шапки» с реквизитами предприятия, табличной и заключительной частей.
«Шапка» формы Т-3 содержит:
- Название организации так, как оно записано в учредительных документах;
- Номер. Нумерация сквозная и начинается с момента создания организации. Дата — текущая.
- Период действия штатного расписания. Его организация определяет сама. Штатное расписание может действовать несколько лет. Например, штатное расписание на 2018-2020 годы. В организациях, где используют сезонных рабочих, «штатка» может меняться каждый месяц (если у вас в организации нет ответственного за это специалиста, можете передать эти дела на аутсорс
- Номер приказа ставится после его утверждения. Номер и дата приказа в бланке Т-3 штатного расписания должны совпадать с самим приказом. Правильность заполнения и соответствие тщательно проверяется сотрудниками трудовой инспекции.
В табличную часть входит:
Графа 1 — Наименование структурного подразделения. Каждая организация сама придумывает название подразделений. Например, одни пишут «Бухгалтерия», а другие — «Департамент бухгалтерского учета». Здесь главное, соблюдать иерархию: высокий статус подразделения занимает верхние строчки, а более низкие — находятся ниже.
Графа 2 — Код или порядковый номер структурного подразделения: 01,02,03 и так далее. Этот порядок будет сохраняться за подразделением в других документах.
Графа 3 — Наименования должности с указанием разряда и класса. Здесь также сохраняется иерархия: сначала указывается руководитель, дальше должности в порядке убывания значимости. В бюджетных организациях, госструктурах и корпорациях наименование должности указывается в строгом соответствии со справочниками, классификаторами и профессиональными стандартами. Согласно данным, указанным в форме Т-3 штатного расписания, начисляются льготы и компенсации, рассматриваются ограничения при вредных и опасных условиях труда.
В коммерческих организациях допустимо использовать собственные наименования, но только на русском языке. Нельзя вписывать должности латинскими буквами. Например, HR-специалист, Web-аналитик или PR-менеджер.
Графа 4 — ставится количество штатных единиц, которые предусмотрены по этой должности. Если на одной должностей предусмотрено 15 специалистов, не нужно расписывать каждого, достаточно указать общее количество единиц.
Графа 5 — Указываем основную часть зарплаты. Это может быть оклад или тарифная ставка в процентах.
Графы 6-8 — Разные надбавки. Вписываем название надбавки и ее размер в рублях или процентах. Вносятся все виды надбавок — компенсационные, стимулирующие, премии и прочие.
Графа 9 — Итоговое значение. Это сумма зарплата со всеми надбавками и рассчитывается путем сложения граф 5,6,7,8, умноженное на графу 4. Штатные единицы могут быть полными и неполными — 0,5 ставки или 0,25 оклада. Итоговое значение равно фонду оплаты труда.
Графа 10 — Примечания. Здесь можно сделать отметки о характере работы — надомники, совместители, дистанционная работа.
В заключительной части ставят свои подписи кадровик и главный бухгалтер.
Пример заполнения
Рассмотрим, как оно заполняется в 2019 году и приведем бланк штатного расписания, который можно скачать бесплатно.
В ООО «Аргамак» работает 23 человек. Фонд зарплаты за месяц составляет 594 000 руб. В штат организации входит:
Директор — 50 000 рублей
Заместитель директора — 40 000 рублей
Главный бухгалтер — 40 000 рублей
Помощник бухгалтера — 25 000 рублей
Специалист по кадрам — 20 000 рублей
Руководитель подразделения — 30 000 рублей
Ведущий специалист — 25 000 рублей
Специалист — 20 000 рублей
Специалист отдела кадров О.Г. Кубарев составил штатное расписание на 2019 год, использовав унифицированную форму Т-3.
Кадровые вопросы требуют юридической проработки, а собственных знаний может быть недостаточно. Сегодня аутсорсинг кадров рассматривается многими бизнесами как удобная форма сотрудничества, которая решает сразу ряд задач.
Как внести изменения в бланк Т-3 штатного расписания
Встречаются микроорганизации, которые один раз создали штатное расписание и работают по нему. На средних предприятиях, где текучесть высокая, изменения в «штатку» вносятся регулярно.
Если изменения небольшие, руководитель издает приказ в произвольной форме и перечисляет все правки. Если изменений много, тогда кадровик создает новое штатное расписание, используя бланк Т-3 и тот же пошаговый алгоритм.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
