Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Тайм-менеджмент: 4 правила управления временем

  • 31 мая 2019
  • 1903
Тайм-менеджмент: 4 правила управления временем

Одни регулярно откладывают дела на потом и в спешке выполняют работу за час до дедлайна. У других блокнот распух от списка дел, которых с каждым днем становится все больше. И те и другие грызут себя за неумение работать, за лень и прокрастинацию. Чтобы не считать себя хроническим неудачником, не жить в состоянии постоянного стресса, специалисты рекомендуют освоить тайм-менеджмент. Рассказываем о правилах, которые помогут планировать дела и управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент

Человек, который не успевает вовремя выполнить работу, не всегда лентяй или нерадивый работник. Он просто не умеет грамотно управлять временем, не применяет в работе инструменты планирования.

Решить проблемы со скопившимися невыполненными задачами помогает тайм-менеджмент – это технология организации времени и набор инструментов по его использованию. Мы систематизировали методы тайм-менеджмента в 4 правила и составили список инструментов, с помощью которых вы начнете вовремя завершать дела и перестанете волноваться из-за сложных задач.

Правило 1 – планирование дел

Анонимный опрос в соцсетях показал, что 97% пользователей не имеют четких целей. Они забывают планировать или текущие планы держат в голове. Однако, планирование – это основа тайм-менеджмента, с нее начинается управление временем.

Планирование делится на 3 вида по срокам достижения целей:

  1. Краткосрочное – от 1 дня до 1 месяца.
  2. Среднесрочное – от 1 месяца до 1 года.
  3. Долгосрочное – план на 1–5 лет.

Предлагаем начинать с краткосрочных целей. Чтобы избежать аврала, в воскресенье вы составляете список дел на неделю. В список занесите рабочие и личные дела.

Читайте также Почему сотрудники срывают сроки и как с этим бороться

Недельное планирование. План в тайм-менеджменте удобно вести в двух вариантах: общим списком и распределением по дням недели. Например, 3 раза в неделю вы проводите планерку с менеджерами. У себя в ежедневнике помечаете планерку на понедельник, среду и пятницу. В среду у вас встреча с поставщиком, эту задачу записываете на соответствующую дату.

Другие дела тоже необходимо выполнить на этой недели, но к дате они пока не привязаны. Такие задачи пишите списком:

  1. Подготовить коммерческое предложение.
  2. Проанализировать предложения конкурентов.
  3. Поменять расценки в прайсе.
  4. Обсудить с дизайнером разделы сайта.
  5. Собрать фотографии для рекламы.

Планы на день. Каждый вечер отведите 10–15 минут, чтобы составить план на следующий день. Если в ежедневнике у вас уже записаны 2–3 задачи, дополните список делами, которые также планируете выполнить в этот день. Рядом с каждой задачей укажите время, необходимое для выполнения.

Когда освоите краткосрочное планирование, можно перейти к долгосрочным и среднесрочным целям.

Для долгосрочного планирования удобно составить «пирамиду Франклина». Суть пирамиды в том, что глобальные цели предварительно разбивают на этапы. В ее основании глобальные цели, на вершине – план на 1 день. Промежуточные уровни – планы на 3–5 лет, 1 год, 1 месяц, 1 неделю. В time management это называется «съесть слона по кусочкам», то есть разделить трудновыполнимую и объемную задачу на составляющие дела, которые можно сделать за день.

Например, вы хотите расширить бизнес, но сложно одним махом в 2 раза увеличить продажи. Запланируйте ежемесячное повышение прибыли на 8–10% и через год вы достигните поставленной цели.

Инструменты для планирования:

  1. Бумажные – ежедневник, блокнот, тетрадь.
  2. Онлайн-программы – Wunderlist, AnyDo, Миниплан, Trello, TickTick. Веб-планировщики имеют мобильные версии и синхронизируют задачи на всех устройствах.
  3. Мобильные приложения – Хаос-Контроль, Calendars от Readdle, Tappsk, Ежедневник iPlan-органайзер.

Тайм-менеджмент: 4 правила управления временем

Онлайн-планировщик напомнит о необходимости выполнить задачу

Правило 2 – распределение дел по важности и срочности

Ваш ежедневный список задач растянулся на три страницы. Если не успеете выполнить все дела за день, их нужно распределить на 4 группы по важности и срочности. Такой инструмент в тайм-менеджменте называется «Матрица Эйзенхауэра», рассказываем, что это такое.

Срочные и важные

Несрочные и важные

Задачи, которые необходимо выполнить самостоятельно и в первую очередь. Например, подготовить бизнес-план для инвестора.

Задачи важны для долгосрочного развития. Вы сами устанавливаете удобный дедлайн и выполняете лично в комфортном режиме. Например, подобрать место для нового магазина.

Срочные и неважные

Несрочные и неважные

Задачи срочные, но их исполнение не оказывает существенного влияния на будущее. Например, заказать машину для доставки. Это надо сделать срочно, но с работой справится один из сотрудников.

Задачи, которые можно отложить на неопределенный срок. Например, разложить входящие письмо по разным папкам. Если они по-прежнему будут лежать в общей папке, на работе компании это не отразится.

Дела из красного квадрата выполняете в первую очередь, затем переходите к делам из зеленого квадрата. К делам из желтого квадрата приступаете, если осталось время или делегируете, например, бухгалтерию можно передать на аутсорс. Дела из голубого квадрата можно проигнорировать.

Вторая система распределения дел в тайм-менеджменте называется АВС-анализ. Ежедневный список дел делят на три группы:

  1. Группа А – важные дела, которые приносят ощутимый результат и необходимы для достижения долгосрочной цели.
  2. Группа В – рутинные дела. Без них не обойтись, но они не играют роли на ваше развитие. Рутинные дела можно делегировать или отвести для них менее продуктивную часть дня.
  3. Группа С – суета и поглотители времени. Если вы перестанете их выполнять, ваша жизнь не ухудшиться.

Инструменты для распределения дел – мобильное приложение Focus Matrix, Excel-таблица, онлайн-органайзер «Личные цели».

Читайте также Как контролировать работу персонала

Правило 3 – оставить временной резерв

Планировщик показывает, пора перейти к новой задаче, а вы еще не доделали предыдущую. Сроки срываются, и вечером список дел опять не выполнен. Такая ситуация случается, если дела без пауз следуют одно за другим. Чтобы не допускать авралов, нужен резерв свободного времени.

Для чего в тайм-менеджменте нужно оставлять временной резерв? Например, встречу с партнером вы запланировали сразу после часовой планерки. Но на планерке один из сотрудников поднял спорный вопрос, разгорелись дебаты и планерка затянулась. На встречу с партнером вы выехали на полчаса позже и попали в пробку. Начиная с этой задачи, дальнейший график сбился.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют добавлять в план 20–40% резервного времени. Если вы оставляли на планерку 1 час, то добавьте в план 25–30 резервных минут. Если для работы над сложным проектом запланировали 2 часа, добавьте еще 45–50 минут. Допустим, выполнили задачу в срок и не израсходовали резервное время. В дополнительное время можете выполнить задачу из желтого квадрата матрицы Эйзенхауэра.

Читайте также Как научить подчиненных приносить решение, а не проблему

Правило 4 – выявить поглотителей времени

Бывает, что не можете сосредоточиться на работе: то отвлекают телефонные звонки, то решите проверить электронную почту и «зависните» на полтора часа, сортируя и удаляя письма. Один из принципов тайм-менеджмента – найти и избавиться от поглотителей времени.

Хронометраж. В течение 1–2 недель нужно фиксировать, куда расходуете свое время. Существует две техники хронометража:

  1. Фиксируете в блокноте начало и окончание работы продолжительностью более 10–15 минут. В отдельной графе записываете продолжительность, помечаете важность и срочность работы по матрице Эйзенхауэра.
  2. Составляете таблицу с 10-минутным интервалом и тремя графами задач по АВС-анализу. Например, с 8:00 до 8:30 вы просматривали документы на подпись – отмечаете 4 ячейки в графе «Рутина». С 8:40 до 11:00 готовили презентацию – отмечаете соответствующие ячейки в графе «Важное».

В конце дня анализируете, сколько времени вы занимались важными делами, а сколько – потратили впустую.

Метод помидора. Для концентрации внимания на работе специалисты time management рекомендуют «Метод помидора», рассказываем, что это такое.

В помидоре рабочее время разделено на интервалы: 25 минут – работа, 5 минут – отдых. Это один помидор. После 4 помидоров идет получасовой перерыв. Суть метода в том, что в течение 25 минут вы работаете не отвлекаясь. Пятиминутного перерыва достаточно, чтобы налить кофе, проверить электронную почту или позвонить сотруднику.

Первые дни тяжело не отвлекаться на посторонние дела или прекращать работу по сигналу таймера. Попросите кого-то из окружения проконтролировать ваши действия. Навык тайм-менеджмента вырабатывается в течение 1–3 недель.

Тайм-менеджмент: 4 правила управления временем

Мобильное приложение Flat Tomato – удобный таймер для метода помидора

Список литературы: все о тайм-менеджменте

  1. Сергей Потапов «Как управлять временем»
  2. Ольга Азарова «Тайм-менеджмент за 30 минут»
  3. Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
  4. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент»
  5. Иван Абрамовский «Практический курс по тайм-менеджменту»
  6. Ицхак Пинтосевич «Полный контроль! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней»
  7. Пэт Никерсон, Алек Маккензи «Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту»
  8. Ли Кокерелл «Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие»
  9. Кэтрин Грейс «Жизнь по помидору»
  10. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение

Сегодня все зарегистрированные пользователи получают бонусы:

— дополнительные 4.500 рублей на рекламу в Яндекс.Директ
— книгу по бизнесу в книжном магазине litres.ru на выбор
— возможность скачивать любые файлы

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить 4.500 руб. и книгу
Получить бонус и читать дальше
×
Авторизуйтесь, чтобы получить промокод на «ЛитРес» и скачать бесплатную книгу

Всем, кто регистрируется на сайте сегодня, дарим электронную книгу про бизнес и дополнительные 4500 руб. на контекстную рекламу. Примеры книг:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.