Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Как вносить в трудовую книжку записи о приеме на работу и увольнении

12 августа 2019
76
Средний балл: 0 из 5
Как правильно внести запись в трудовую книжку

Внесение записи в трудовую книжку требует соблюдения норм и правил. Ошибки могут обернуться неприятными последствиями как для сотрудника, так и для руководителя: первому не начислят страховой стаж, второму грозит административное наказание. Разбираемся в правилах внесения записей о приеме на работу, увольнении, награждении на конкретных примерах.

Общие нормы

Пока не вступил в силу закон по введению электронных трудовых книжек, этот кадровый документ ведется, как и раньше, в бумажном виде. Сегодня процедура регулируется:

  • Трудовым Кодексом, статьей 66;
  • Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках;
  • Постановлением Минтруда России №69 «Об утверждении Инструкции…».

Требования этих документов обязаны соблюдать как юрлица, так и для ИП. Игнорирование правил грозит санкциями по ст. 5.27 КоАП. Если в компании нет кадровика или бухгалтера, которому можно поручить внесение записей в трудовую книжку, вести трудовые должен руководитель компании — но при большой нагрузке и отсутствии специальных знаний это бывает непросто. Оптимальное решение в таком случае — передать задачи по трудоустройству и увольнению сотрудников на аутсорс, например, специалистам сервиса Главбух Ассистент.

Как правильно заполнять документ:

  • Титульный лист заполняется как при первом трудоустройстве, так и при оформлении дубликата книжки. Запись нужно делать в присутствии кандидата на должность не позднее, чем через неделю после трудоустройства;
  • Записи в трудовых книжках делаются от руки любой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
  • Текст должен быть разборчивым. Нельзя сокращать слова и зачеркивать ошибки. Для устранения неточностей после неверной строки напишите следующий номер, дата записи и следующий текст «Запись за номером …. недействительна», далее впишите правильную информацию.
  • Дата прописывается в формате дд-мм-гггг;
  • Данные вносятся в книжку на основе распорядительного документа (приказа).
  • Срок для внесения в трудовую книжку записи об увольнении – день увольнения, для других сведений – неделя.
  • При окончании страниц вшейте вкладыш. Его нужно заполнить также, как основную книжку. Книжка проштамповывается с указанием серии и номера вкладываемого документа. Без основного кадрового документа вкладыш силы не имеет.

Читайте также: Как сделать трудовую книжку

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Записи в трудовой о трудоустройстве или увольнении вносятся в «Сведения о работе». Этот блок представляет собой таблицу из 4-х столбцов. В 3-й графе нужно вписать ИП или компании, полное и сокращенное

Далее в столбцах записываются:

  1. Порядковый номер записи – документ заполняется по сквозной нумерации;
  2. Дата с двузначным форматом числа и месяца и четырехзначным для года;
  3. Причина (прием/перевод/изменение квалификации/увольнение) и обоснование (статья, пункт закона), название внутреннего подразделения, должности, специальности с указанием квалификации;
  4. Приказ (дата, номер).

Если сотрудник работает по совместительству в другой компании, по его просьбе факт трудоустройства записывается в бланк на основании соответствующей документации. Ситуация имеет свою специфику – запись в трудовую о приеме на работу совместителем может отражаться не хронологически, но нумеруется как обычно.

Оформление приема, перевода, увольнения сопровождаются подписью сотрудника в его персональной учетной карточке, где записываемые сведения совпадают с текстом в книжке.

Кадровые вопросы требуют юридической проработки, а собственных знаний может быть недостаточно. Сегодня аутсорсинг кадров рассматривается многими предпринимателями как удобная форма сотрудничества, которая решает сразу ряд задач.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Процесс трудоустройства сопровождается немалой бумажной работой. Что должен представить принимаемый специалист и какая внутренняя документация заполняется и издается при этом, разъясняет отдельная статья.

  1. Запись в трудовой книжке о приеме делается в течение недели после подписания приказа о трудоустройстве;.
  2. В графе 3 необходимо прописать в качестве заглавия наименование ИП или компании, полное и сокращенное (если имеется).
  3. Для заполнения графы 1 следует уточнить номер по предыдущей записи и написать следующий порядковый номер на строке под заголовком.
  4. В графе 2 по данным приказа записывается дата приема;
  5. В графе 3 также по данным приказа записывается текст о принятии во внутреннее подразделение с указанием должности (специальности). Пример записи в трудовой книжке: образец «Принят в обувной отдел на должность продавца»;
  6. В последнюю 5-ю графу без сокращений заносятся сведения о приказе. Пример: «Приказ от 21.05.2019 г. № 12-к.

Заполненный образец записи в трудовую книжку о приеме на работу:

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

Индивидуальный предприниматель Котов Олег

Олегович

45

21

05

2019

Принят в обувной отдел на должность продавца

Приказ от 21.05.2019 № 12-к

При совместительстве соответствующая информация вносится в 3-й графе. Пример, «Принят в общество с ограниченной ответственностью «Гвоздь» (ООО «Гвоздь») на должность грузчика по совместительству». Сквозная нумерация записей при этом сохраняется.

Образец записи об увольнении в трудовой книжке

Схема похожа на процедуру записи в трудовой о приеме, но есть существенные особенности:

  1. Сделать запись в трудовой книжке необходимо в день увольнения;
  2. Обоснования прекращения трудовых отношений записываются точно по определениям ТК РФ (ст.71, 77 - 81, 83) или иного закона;
  3. Дата увольнения – это последний рабочий день. Пример, 19 апреля 2019 г. сотрудник трудился последний день и уволился по соглашению сторон. Образец трудовой книжки при увольнении выглядит так:
  • гр. 1 – очередной номер записи;
  • гр. 2 – дата «19.04.2019»;
  • гр.3 – «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации»;
  • гр. 4 – Приказ от 19.04.2019 № 11-к.
  1. При увольнении записи, которые заносил в книжку настоящий работодатель, заверяются им подписью и печатью.

Заполненный бланк:

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

26

19

04

2019

Уволен по соглашению сторон,

Приказ от 19.04.2019

пункт 1 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации

№ 11-к

Индивидуальный предприниматель Котов О.О.

При прекращении трудовых отношений по совместительству сведения записываются по месту основной работы при представлении документа, подтверждающего увольнение.

Запись в трудовой: образец при награждении

Если предприниматель решает отметить отличившихся специалистов, например, грамотой, факт награждения записывается в блок «Сведения о награждении». Оформление бланка — как при приеме на работу, а в графе 3 текст будет такого содержания «Награжден почетной грамотой за добросовестное выполнение служебных обязанностей». Подробнее о составлении приказа о поощрении читайте в нашей статье.

Исправления. Выдача дубликата

Изменения информации по ФИО, дате рождения, полученном образовании производит настоящий работодатель. Данные на титульнике о ФИО и дате рождения исправляются зачеркиванием прежних сведений и написанием новых, а обосновывающие документы пишутся на внутренней стороне обложки бланка и подписываются работодателем с проставлением печати. Изменение сведений об образовании, специальности производится дополнением текущих записей без их зачеркивания.

В блоках «Сведения о работе», «Сведения о награждении» ошибки зачеркивать нельзя. Запись признается недействительной и вносится новая, корректная. Некорректность исправляется там, где ее допустили, или это можно сделать на текущей работе при представлении официальной документации с того места трудоустройства. Если допустившая неточность фирма ликвидирована (ИП прекратило работу) исправления вносит уже новый работодатель.

При утрате книжки по заявлению сотрудника компания выдает ее дубликат. Срок выдачи – 15 дней после приема заявления. В банк-дубликат заносятся данные об общем трудовом стаже лица до трудоустройства в организацию или к ИП, где оформляется дубликат, при представлении доказательных документов. Стаж записывается суммарно, итогом без конкретизации мест и периодов работы.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

При регистрации на этой неделе вы получите эксклюзивную книгу в подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.