Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

  • 16 мая 2019
  • 110
  • Средний балл: 0 из 5

С 1 января 2021 года начнет действовать законопроект по введению электронных трудовых книжек. Минтруд обяжет работодателей передавать данные в ПФР в режиме онлайн. При этом переход на электронные ТК даже в самом ведомстве вызывает вопросы: для руководителей это станет дополнительной нагрузкой. Почему привычная бумажная трудовая так важна и как ее правильно оформить, рассказываем в статье.

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Трудовая книжка — документ, который содержит всю историю трудовой деятельности человека. На основании записей в трудовой книжке можно узнать:

  • трудовой стаж и опыт человека — для оформления пенсии;
  • уровень образования сотрудника;
  • наличие благодарностей и поощрений у работника;
  • причины увольнения с прошлой работы;
  • как часто человек переходит с одного места работы на другой;

Многие работодатели и кадровики скептически относятся к идее отказа от бумажной трудовой книжки. Несмотря на то, что по закону работодатель может не запрашивать у сотрудника трудовую, фактически даже устраивая работника дистанционно, руководство чаще всего отказывается вписывать в трудовой договор условие о том, что сотрудник может не предоставлять ТК.

С точки зрения работодателя, трудовая книжка работника дисциплинирует и документально связывает с местом работы: при увольнении сотрудник обязан отработать 2 недели, чтобы получить ТК на руки. Когда книжек не будет, это условие из обязательного превратится в условное.

Читайте также: Как официально оформить сотрудника у ИП

Когда вносится запись в трудовую книжку

Работодатель вносит запись на пятый день работы человека. Если новый сотрудник принят как совместитель, запись в трудовую книжку вносит бухгалтерия по основному месту работы. По желанию человека, можно внести данные о совместительстве.

Например, девушка принята на работу младшим бухгалтером и совмещает обязанности офис-менеджера. Тогда при заполнении трудовой книжки сначала указывается основная должность — младший бухгалтер, а ниже — вносят о совместительстве. При оформлении гражданско-правового договора запись в книжке не делается. За ведение, учет и сохранность трудовой книжки несет ответственность работодатель или главный бухгалтер. Если в вашей компании нет специалистов, которым можно поручить оформление и хранение трудовых книжек, передайте эту работу специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут решить все вопросы, связанные с учетом, отчетностью и кадровым документооборотом.

Общие правила заполнения трудовой книжки

  • Записи в трудовую книжку делаются без сокращений ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
  • С записью о приеме на работу сотрудник знакомится под роспись в личной карточке;
  • Если трудовая книжка заводится впервые, работник должен возместить ее стоимость — оплатить наличкой через кассу предприятия. Работодатель имеет право подарить книжку работнику и не взыскивать с него денег;
  • Если организация, которая впервые завела сотруднику трудовую книжку, ошиблась на титульном листе, эта книжка считается испорченной. За счет работодателя заводится новая книжка;
  • При оформлении в трудовой книжке даются ссылки только на Трудовой Кодекс и федеральные законы;
  • Если листы в книжке закончились, ее дополняют вкладышем;
  • Вносить сведения о благодарностях, поощрениях и выговорах сотрудника;
  • При утере книжки, по месту текущей работы сотруднику выдается дубликат;

Читайте также:

Правила увольнения: как расстаться с сотрудником и не нарушить закон

Как грамотно уволить работника-диверсанта

Изменения в трудовом законодательстве в 2019 году

Трудовая книжка состоит из разделов:

  • Титульный лист;
  • Раздел «Сведения о работе»;
  • Раздел «Сведения о награждениях»

Титульный лист

Титульный лист заполняется на основании документов, представленных соискателем и имеет обязательные поля:

  • Фамилия, имя, отчество и дата рождения берутся из паспорта. При переносе данных надо быть внимательно: некоторые имени и фамилии могут звучать одинаково, но написаны по-другому. Например, НаталЬя и НаталИя, АртЕм и АртЁм. Запись в трудовой книжке должна полностью совпадать с записями в паспорте.
  • Образование — среднее, средне специальное, высшее;
  • Профессию или специальность нужно переписать так, как указано в дипломе. Вписывается именно специальность, а не квалификация сотрудника;
  • Дата заполнения трудовой книжки — вносится на шестой день работы. После заполнения основных данных трудовая книжка отдается на проверку работнику. Он сверяет внесенные данные и если все верно, ставит личную подпись.
  • Подпись человека, заполнившего титульный лист. Подпись должна быть разборчивой, поэтому вместо подписи вписывается от руки фамилия ответственного лица.
  • Ставится печать организации, если она имеется. Если печати в организации нет, достаточно поставить подпись ответственного лица.

Раздел «Сведения о работе»

Страница выглядит как таблица из 4 строк:

  1. Номер записи;
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Основное поле, куда вносятся сведения об организации, наименование должности и факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Ссылка на документ — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

До первой записи о приеме на работу можно внести информацию о военной и правоохранительной службе и о курсах повышения квалификации.

Название организации записывается полностью и в скобках — сокращенно. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Скафандр» (ООО «Скафандр»). Дата вносится в формате «23.10.2019».

Важно! В разделе «сведения о работе» дата ставится с первого дня работы, в отличии от титульного листа, на котором стоит дата 6-го дня

Если сотрудник принят на руководящую позицию или должность специалиста, пишется «на должность». Если рабочая специальность, «на должность» не указывается. Например, «Принята на должность главного бухгалтера» и «Принят электросварщиком».

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Раздел «Сведения о награждениях»

В трудовую книжку работника вносятся сведения о поощрении и награждении работника:

  • государственными, и ведомственными наградами;
  • почетными грамотами, дипломами, званиями и нагрудными знаками;
  • другие виды поощрений, предусмотренных законодательством РФ;

Премии, которые входят в систему оплаты труды и регулярно выплачиваются, в трудовую книжку не вносятся.

Запись в разделе вносится по общим правилам: название организации пишется в виде заголовка — полное и сокращенное, в первой графе ставим номер записи, далее идет дата арабскими цифрами, в третьей графе — расшифровываем за что и чем был награжден сотрудник и указываем номер и дату приказа.

Образец заполнения раздела сведения о награждениях:

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Дубликат: правила заполнения в 2019 году

Если трудовая книжка была утеряна, испорчена или пришла в негодность, сотрудник подает заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Работодатель в течение 15 рабочих дней должен оформить дубликат и внести записи об общем стаже, сведения о награждениях и поощрениях. Заполняется дубликат по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Записи в дубликате делаются на основании копии приказа, трудового договора или архивной справки. После внесения записи оригиналы документов возвращаются владельцу трудовой книжки.

Рабочий стаж записывается одной цифрой, без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на какой должности работал владелец трудовой книжки. Во второй графе указывается дата приема на работу, в третьей — записывается наименование организации и работа по должности или специальности с указанием квалификации. Если по представленным документам подтверждается, что работник переводился на другую работу в той же организации, делается запись о переводе.

Если человек уволился, во второй графе указывается дата увольнения, в третьей — причину. В четвертой графе ставится дата и номер приказа.

Аналогично вносятся сведения о награждении, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Как внести исправления в трудовую книжку

Титульный лист. Изменить данные на титульном листе можно только на основании соответствующих документов:

  • фамилия, имя, отчество и дата рождения исправляется на основании паспорта, свидетельства о рождении, справки из ЗАГСа о заключении или расторжении брака;
  • ошибки при написании образования и профессии — диплома или аттестата об окончании учреждения;

Исправления вносятся на прямо на титульном листе. Ошибочные данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые. Ссылки на подтверждающий документ делаются на внутренней стороне документа и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Сведения о работе. Если ошибку заметили сразу после приема сотрудника на работу, следующим порядковым номером вносится текст: «Запись за номером N считается недействительной» и через запятую пишутся правильные сведения. В 4 разделе указывается ссылка на нормативный документ, на основании которого внесены исправления.

Если сотрудник уволился из организации, а новый работодатель заметил ошибку, он вносит изменения со ссылкой на документы. Это может быть приказ, выписка из личной карточки сотрудника или личное дело. В исправлениях указывается порядковый номер, дата и указывается, что именно меняется.

Сведения о награждениях. Любые неточности исправляются подобным образом: сведения зачеркиваются, указывается документ — приказ, распоряжении либо иной документ и ниже пишутся новые данные.

Читайте также: Как избежать конфликтов и судебных разбирательств с сотрудниками

Что будет, если не заполнять трудовую книжку

При нарушениях в ведении, хранении и учете трудовых книжек, организация или ИП-работодатель несет ответственность:

  • на 1000-5000 рублей оштрафуют должностное лицо: руководителя, кадровика или ИП;
  • на 30 000-50 000 рублей оштрафуют организацию.

При повторном нарушении:

  • должностное лицо заплатит штраф до 20 000 рублей;
  • юрлицо - до 70 000 рублей.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

При регистрации на этой неделе вы получите эксклюзивную книгу в подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.