Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Изменения в порядке выдачи и расходования подотчетных сумм в 2016

23067
Изменения в порядке выдачи и расходования  подотчетных сумм в 2016
В 2015 году начали действие новые правила, касающиеся выдачи денег подотчет. Ранее выдавать деньги под отчет можно было только штатным сотрудникам, но в 2014 году появилось исключение. Теперь выдавать подотчет стало также возможно лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. В этом материале мы подробно рассмотрим, как выдавать наличные под отчет внештатным и штатным сотрудникам в 2015 году.

Содержание:

1. Деньги под отчет можно выдать подрядчикам, работающим по гражданско-правовому договору
2. Выдача подотчетных сумм происходит только на основании заявления на подотчет
3. Для выдачи подотчетных сумм необходима проверка старых
4. Разрешается перечисление подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника с расчетного счета
5. Учет подотчетных сумм выдача в подотчет наличных должна отражаться в налоговом и бухгалтерском учете
6. Следите за сроками предоставления авансового отчета
7. Возьмите у работника авансовый отчет
Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Какие изменения были введены  в расчетах с подотчетным лицами в 2015 году. 

1. Деньги под отчет можно выдать подрядчикам, работающим по гражданско-правовому договору

Новые правила коснулись определения «работник» — оно стало более широким. «Работник» — лицо, с  которым заключается гражданско-правовой договор и трудовой договор. Это означает, что теперь деньги подотчет могут быть выданы не только сотруднику, работающему по трудовому договору, но и по гражданско-правовому договору.

Пример: Вы можете выдать наличные подотчет подрядчику на покупку материалов, необходимых для выполнения работ по гражданско-правовому договору. 

2. Выдача подотчетных сумм происходит только на основании заявления на подотчет

При выдаче наличных подотчет, требуйте с сотрудника написать заявление. Это касается всех, кто работает в организации, без исключения. Связано это с тем, что на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходим кассовый ордер, который выдается на основании этого заявления. 

В заявлении необходимо указать следующие данные: 

  • Необходимая сумма.
  • Срок выдачи.
  • Дата заявления. 
  • Подпись руководителя.

Ранее, до 1 июня 2014 года, руководитель должен был от руки писать в каждом заявлении сумму наличных и срок выдачи. Сейчас эти данные можно просто напечатать в форме заявления на компьютере, а директору достаточно поставить свою подпись. 

Образец заявления на выдачу денег под отчет 2015

Директору ООО «Луч» В.П Морозову
от водителя Г.К. Булычева

ЗАЯВЛЕНИЕ


Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 5 000 (Пять тысяч) руб. на срок девять календарных дней для приобретения бензинового топлива для рабочего автомобиля «Камаз».

03.05.2015                                                      Булычев                                Г.К. Булычев

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер                                                   А.С.Мирохина                                                  

Директор                                                     В.П. Морозов                    

03.05.2015

3. Для выдачи подотчетных сумм необходима проверка старых

Выдача подотчетных сумм возможна лишь в том случае, если сотрудник отчитался по ранее выданным суммам. Если сотрудник не отчитался и не погасил задолженность по старому отчету, выдача новой суммы запрещена. 

Каждый работник обязан отчитаться. Использованные подотчетные суммы отражаются в авансовом расчете, который обрабатывается бухгалтером и утверждается руководителем. 

Итоги обработки авансового расчета показывают кто, сколько и кому должен. Полностью ли использованы подотчетные суммы, какова разница между выданным авансом и суммой расхода. Если есть неравенство сумм, это означает наличие задолженность одной из сторон (работодатель, работник). 

4.  Разрешается перечисление подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника с расчетного счета

Выдача денег подотчет может происходить не только наличными, но и на зарплатную карту с расчетного счета. Такое положение отражено в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Чтобы перечислить подотчетные средства на карту, нужно проделать следующее:

  • Отметить в бухгалтерской отчетности, а также в локальных нормативных актах (к примеру, положение о расчетах с подотчетным лицами), что наличные подотчет выданы из кассы или перечислены с р/с на карту сотрудника. 
  • Работник должен написать заявление на выдачу денег под отчет и указать в нем, что он просит перечислить сумму на его зарплатную карту. Также в заявлении указываются реквизиты счета, куда необходимо сделать перечисление. 
  • В платежном поручении в поле  «Назначение платежа» нужно указать, что перечиленные средства подотчетные. 
  • В бухгалтерской учетной политике разработайте и закрепите собственный бланк авансового отчета, где будет предусмотрена строка выдачи подотчетных средств на карту.
  • Попросите подотчетное лицо сохранять слипы после каждой оплаты банковской картой и прилагайте их к авансовому отчету вместе с подтверждающими документами и чеками.

5. Учет подотчетных сумм – выдача в подотчет наличных должна отражаться в налоговом и бухгалтерском учете

Рассмотрим, как отражается выдача денег под отчет из кассы на карту работника:

  1. На дату выдачи оформляется расходный кассовый ордер. 
  2. В бухгалтерском учете на момент выдачи денег делается проводка:
    ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50  (51) 
    – выданы сотруднику деньги под отчет.
  3. Если человек расходует не всю сумму, и часть возвращает в кассу, оформляется возврат приходным кассовым ордером.
  4. Затем делается обратная проводка:
    ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
    – возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.

Пример. Выдача денег под отчет из кассы

Офис-менеджеру ООО «Сюрприз» Г.К.Николаевой 25 апреля 2015 года было выдано  2 000 руб. на четыре дня на покупку канцелярских товаров. Бухгалтер выдал Г.К. Николаевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.

Офис-менеджер 27 апреля купила канцелярские товары на сумму 1 000 руб. и предоставила в бухгалтерию чеки и авансовый отчет. Неиспользованные 1 000 руб. офис-менеджер сдала обратно в кассу.

Бухгалтер сделал следующие проводки:

25 апреля:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.

27 апреля:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. – приняты к учету канцтовары.

Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту

Заведите специальную корпоративную карту, куда вы будете перечислять средства и выдавать эту карту подотчетным лицам. Для получения карты сотруднику нужно написать заявления в свободной форме. 

Например: «Прошу выдать мне корпоративную карту для покупки канцелярских товаров».

Перечисление средств на карту производится на основании приказа руководителя. Рекомендуется также утвердить порядок использования корпоративных карт (образец ниже). 

Образец порядка использования корпоративных кредитных карт

ООО «Дэлл»

_______________________________________

(наименование организации, предприятия,
учреждения, его точная организационно-правовая форма)

УТВЕРЖДАЮ 
Директор 

_______________________________________

(наименование должности )

Ю.К. Соколов

______________________________________

(инициалы и фамилия)

_____________________________________

(подпись)

«14» марта  2015 г.

М.П.

Порядок использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о PIN-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разгалашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте нужно предоставить директору организации не позднее трех рабочих дней со дня, когда произошли расчеты по карте (в т.ч. дня снятия наличных денежных средств ) или со дня возвращения сотрудника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой. 

3.  Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его зарплаты. 

4. Список сотрудников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в Приложении №1.

5. Выдача  возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт (Приложение №2).

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту для совершения операций. 

Обратите внимание! Момент передачи работнику корпоративной карты еще не является выдачей денег под отчет. Записи в бухгалтерском учете делают в момент снятия средств с этой карты. Точную дату выдачи денежных средств можно узнать из банковской выписки. 

Учет операций по корпоративной  карте ведется на счете 55 на субсчете. Субсчет можно назвать, например, «Специальный карточный счет».

На дату списания денег с карты делается проводка:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.

Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту

Маркетологу ООО «Презент» З.С. Коромыслову 10 июня 2015 года выдали корпоративную карту для оплаты интернет-рекламы. 15 июня Коромыслов снял со счета 3000 руб. Банковская выписка этот факт подтверждает.

Бухгалтер ООО «Презент» отразил выдачу денег маркетологу  15 июня такой проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– 3000 руб. – выданы Коромыслову деньги под отчет на корпоративную карту.

Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете

Выдача подотчетных сумм рассматривается как выдача аванса. До того момента, как сотрудник не предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, не списывайте расходы по налогу на прибыль, так как согласно п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ, выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу. Также не начисляйте страховые взносы на подотчетные суммы и не удерживайте НДФЛ.

6. Следите за сроками предоставления авансового отчета 

Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.

Внимание!  Отчет по командировочным расходам нужно предоставить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013  № СА-4-7/23263).

7. Возьмите у работника авансовый отчет

Форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно. Вы можете взять за основу форму АО-1, убрав из нее все лишнее. Либо вы можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.

Изменения в порядке выдачи и расходования  подотчетных сумм в 2016

Рис.1. Образец авансового отчета 2015. Собственная форма

Ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть выданы, закон не содержит. 

Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм

Общество с ограниченной ответственностью «Золотник»
Приказ № 16
об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
г. Пермь                                                                                              14 марта 2015 года

         В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила.

         1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки:
– по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег;
– по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки;
         2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
         3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут
выдаваться под отчет в пределах 100 тыс. руб. по распоряжению руководителя.
         4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации.

Генеральный директор                                                   Сахаров

 Г.Л. Сахаров

Смотрите также:

Пенсионные взносы
Отчетность в ПФР по форме РСВ-1
Расчеты с подотчетными лицами

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.