text
Новый Бизнес.Ру

Бухгалтер просит больше денег и ничего не успевает: помочь или признать неэффективным

  • 29 октября 2018
  • 2648

Если ваш бухгалтер задерживается по вечерам и постоянно жалуется, что ничего не успевает - это еще не показатель, что он выполняет слишком много обязанностей. Вполне возможно, он просто неэффективен. Специально для читателей Бизнес.ру Алексей Коршунов, основатель бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент, рассказал, как определить реальную загрузку бухгалтера, оптимизировать его работу и когда лучше отпустить, чем пытаться удержать.

Бухгалтер просит больше денег и ничего не успевает: что делать

Алексей Коршунов, основатель бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент, заместитель генерального директора медиагруппы «Актион-МЦФЭР»

Главбух Ассистент – сервис бухгалтерского обслуживания от медиагруппы «Актион МЦФЭР», которая более 20 лет издает журнал «Главбух», обучает бухгалтеров в «Высшей школе главбуха» и консультирует их в «Бухгалтерской Справочной Системе».

Навигатор по статье. Что делать, если:

Бухгалтер просит еще одного сотрудника

Бухгалтер просит прибавку к зарплате

Ситуация первая. Бухгалтер просит нанять еще одного сотрудника, так как ничего не успевает

Бухгалтеры жалуются на свою загрузку, на количество задач, но при этом они никогда не используют конкретные цифры. В этом и кроется проблема: руководителю очень сложно оценить реальную загрузку бухгалтера.

Как понять, сколько ваш бухгалтер выполняет на самом деле

Попросите бухгалтера составить перечень обязанностей, которые он действительно выполняет, а не которые формально записаны в его должностной инструкции. Пусть он распишет, какой объем работы выполняет по каждому ключевому процессу, в котором задействован. Затем попросите его в течение недели составлять фотографию рабочего времени - поминутно записывать, когда, сколько и какую операцию он выполняет. То же самое сделайте, если у вас несколько бухгалтеров. Это позволит обнаружить недоработки в бухгалтерии. Есть несколько типичных отговорок неэффективных бухгалтеров, которыми пользуются бухгалтеры. Приведу их в таблице.

Отговорки неэффективных бухгалтеров

Что говорит бухгалтер Что происходит на самом деле Что с этим делать Как мы решили это в Главбух Ассистент
Отговорка № 1. Я два дня проверяла отчетность перед сдачей в налоговую
Я ответственный сотрудник. Как можно отправить в налоговую непроверенный отчет, его нужно тщательно проверить. Поэтому я потратила на проверку два дня Это не ответственность, а неуверенность в своих действиях. Ответственно в понимании такого сотрудника – это несколько дней смотреть на готовый отчет, выборочно что-то проверить, затем отправить первоначальный вариант, но уже ответственно Запомните одну контрольную цифру. Бухгалтер не должен тратить на проверку больше 20 % времени, которое он потратил на саму работу Регламентировали все операции . Запустили сервис Аудит – он автоматически проверяет отчетность по контрольным соотношениям. Главный бухгалтер контролирует линейных бухгалтеров
Отговорка № 2. Я ездила в налоговую, это заняло целый день
Я была в налоговой, мне нужно было отвезти документы, потом пришлось заехать в ФСС В налоговую или в ФСС нужно ехать при условии, что есть расхождение по остаткам или требование об уплате налога. Об этом должен быть акт или требование Посмотрите акт или требование, на основании которых бухгалтеру нужно посетить налоговую или ФСС. В остальных случаях документооборот ведется в электронном виде Подаем все документы вовремя, ведем электронный документооборот . Сотрудники всегда в курсе изменений законодательства
Отговорка № 3. Мне контрагент не передает документы - не могу ничего делать
Мне контрагент не передает документы, я уже вся извелась, все подготовила-переподготовила, но дальше не могу ничего делать – жду, пока пришлет Бухгалтер ничего не делает, но виноваты в этом контрагенты. Здесь есть две крайности: ничего не делать, пока документы не пришлют или наоборот, писать длинные письма контрагенту, звонить и тратить на это часы работы Если считаете, что получать документы от контрагентов должен бухгалтер, прямо поставьте ему эту задачу либо закрепите эту обязанность за другими сотрудниками - например, за отделом продаж Документы у контрагентов клиентов нашего аутсорсинга запрашивает оператор колл-центра. У него стоит срок, в течение которого нужно получить документ. Иногда мы создаем документ за контрагента и просим его подписать – это ускоряет процесс

Как оптимизировать работу бухгалтера

Когда соберете информацию о процессах, оцените их полезность и время, которое бухгалтер на них тратит. Тщательно проверьте фотографию какого-либо дня: операции, продолжительность разговоров по телефону, количество писем, объем и существенность их текстов. Скорее всего, обнаружите, что бухгалтер не так уж и загружен. Например, он ввел не 100, а 50 операций. Или на проверку одностраничного договора потратил два часа.

Найдите в Интернете среднее время выполнения операций и сравните с тем, сколько на них тратит ваш бухгалтер. Еще один вариант – проконсультируйтесь с нашими экспертами – мы регламентировали все операции и подскажем, какие процессы можно оптимизировать в вашей компании.

Пример

Получение выписки банка. Ее загружают из банк-клиента примерно 5 минут. Если в клиент-банке много операций, потребуется время на их проверку и разноску. Это все равно укладывается в 15-20 минут, поскольку все достаточно автоматизировано.

Формирование реализации и отгрузки. Это одна из больших задач, и если бухгалтер просит на нее помощника, нужно измерить, сколько бывает таких операций в день. Ориентировочно одна операция по отгрузке в стандартном темпе занимает не более 2-3 минут.

Выберите, от чего можно отказаться, перевести на другие подразделения или отдать на аутсорсинг. Передать можно абсолютно любой участок работы.

Как мы оптимизировали работу в Главбух Ассистент

Мы нормировали все бухгалтерские операции – расписали, сколько должен тратить бухгалтер на каждое действие. За счет этого повысили эффективность труда по сравнению со среднерыночной в разы. За время, которое средний бухгалтер выполняет 5 операций в день и долго на них потом ответственно смотрит, наш успевает сделать 50 операций, проконтролировать отчетность, выполнить другие обязанности. За счет этого мы предлагаем привлекательную стоимость.

Когда нагрузка на бухгалтера может объективно возрасти:

  1. Вырос сам бизнес - увеличились хозяйственные операции.
  2. Изменилась модель бизнеса: появились новые виды деятельности, вышли на новые рынки, поглотили компанию и т. п.
  3. Ввели принципиально новое программное обеспечение или внедрили другие технологии работы и взаимодействия внутри компании.

Ситуация вторая. Бухгалтер требует повысить зарплату

Узнайте, почему сотрудник просит доплату именно сейчас. Например, увеличилась нагрузка, компания выросла, стало больше обязанностей. Попросите обосновать, показать достижения – чем он полезен компании. Если действительно возросла нагрузка и бухгалтер обосновал свои достижения – поднимайте. Но можно решить вопрос и иначе – предлагаю три сценария.

Сценарий № 1. Оптимизируйте работу бухгалтера

Определите, на какие функции бухгалтер затрачивает больше всего времени. Попробуйте их автоматизировать. Сейчас распространено сканирование первичных документов, автоматизирование контроля и отчетности.

Проверьте, какая версия программы стоит у вашего бухгалтера. Возможно, она устарела, и из-за этого бухгалтеру приходится многие операции выполнять вручную, например, рассчитывать зарплату, больничные.

Еще одна возможность для оптимизации – информационно-справочные системы. Бухгалтер должен быть в курсе изменений законодательства, и если ему приходится искать методические рекомендации в Интернете, на это уходит немало времени.

Кроме того, вы можете предложить бухгалтеру нематериальную мотивацию, например, более свободный график или дополнительные дни отпуска. Если у вас не один бухгалтер, а целый отдел, попробуйте провести ротацию кадров. Бухгалтеры могут устать от рутинных операций на своем участке. Можно постепенно обучать их смежным областям учета, и в итоге добиться полной взаимозаменяемости.

Сценарий № 2. Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг

Если бухгалтера больше не устраивает его зарплата и он не согласен с тем, что работает неэффективно, отпустите его и используйте эти деньги более рационально: передайте его функции на аутсорсинг. Стоимость таких услуг ниже зарплаты бухгалтера, кроме того вам не нужно будет оплачивать отпуска и больничные, платить обязательные взносы, проводить спецоценку на рабочем месте – это заботы аутсорсера.

Расскажу о преимуществах аутсорсинга на примере Главбух Ассистент.

Ответственность. Когда мы принимаем новую компанию, обязательно проводим аудит и предлагаем исправить ошибки, если они есть. После этого полностью принимаем на себя ответственность за учет. Даже если наши сотрудники допустят ошибку, мы оплатим все штрафы – для этого мы застраховали нашу финансовую ответственность на 100 миллионов рублей.

Качество и надежность. По сути, мы предоставляем целый бухгалтерский отдел по стоимости ниже, чем один штатный специалист. Руководитель команды - главный бухгалтер. Он гарантирует, что учет в компании ведут правильно, своевременно и в полном объеме. Основные операции выполняют старшие бухгалтеры, у каждого есть своя специализация: бухгалтер по основным средствам, бухгалтер на банк, бухгалтер по зарплате и т.д. Все рутинные операции мы типизировали по направлениям, их выполняют бизнес-ассистенты.

Эффективность. Работу каждого бухгалтера мы оцениваем по жестким нормам и регламентам. Бухгалтер на обычном предприятии может выполнять операции долго, допускать погрешности и нарушения. Они могут быть несущественными, но могут накапливаться, приводить к неполному учету.

Стоимость. Весь учет мы регламентировали, за каждый участок отвечает профильный специалист. Так мы смогли повысить эффективность услуги и в то время снизить ее себестоимость. Посмотрите здесь, сколько стоит учет для вашей компании.

Сценарий № 3. Наймите нового сотрудника

Если ваш штатный бухгалтер отказывается работать без прибавки, есть еще один вариант - нанять на его место нового сотрудник аза те же деньги. Главный риск такого решения в том, что новый бухгалтер может согласиться работать за предложенные деньги, а потом, когда станет незаменимым, тоже попросит прибавку к зарплате.

Но учтите: только на первый взгляд кажется, что таким способом вы сохраните затраты на прежнем уровне. Посчитайте, сколько потеряете, пока будете искать замену и вводить нового работника в курс дела. Не забудьте прибавить к этому деньги, которые вложили в обучение уволившегося специалиста.

Продуктивность нового сотрудника

  • первые 2–4 недели — 25 процентов;
  • с 5-й по 13-ю неделю — 50 процентов;
  • с 14-й по 20-ю неделю — 75 процентов.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Бухгалтерский аутсорсинг

  • Удобный чат с бухгалтером
  • Прием документов по фотографии
  • Напоминания об уплате налогов
  • Гарантия
  • Кадровое делопроизводство
  • Сдача отчетов в налоговую
  • Согласование договоров

Посмотреть цены
Рекомендации по теме
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.