text
Новый Бизнес.Ру

Почему ваши сотрудники срывают сроки и как с этим бороться: 5 важных советов

  • 28 сентября 2018
  • 2096

Если работа компании связана с человеческой деятельностью, рано или поздно она столкнется с нарушением сроков выполнения проекта. Хорошая новость: с этим можно бороться. О причинах и путях решения рассказывает Алексей Галицкий, основатель компании «UP business coaching».

Почему ваши сотрудники срывают сроки и как с этим бороться: 5 важных советов

Автор: Алексей Галицкий, владелец и основатель компании «UP Business Coaching»

Почему сроки срывают

Чаще всего сроки нарушают при росте самой компании, когда количество заказов увеличивается. Если компания успешно справлялась с объемом X, то при том же бизнес-процессе, с объемом 3-Х справиться в срок будет проблематично.

Второй момент — слишком большие запасы времени, заложенные на проект. При определении сроков каждый ответственный сотрудник выставляет себе запас времени, который доходит до 80% от необходимой работы. Работу, которую можно сделать за день, переносят на неделю вперед, и так поступает каждый.

При этом раньше срока ее сдают крайне редко. А при срыве сроков каждого из проектов окончательная дата завершения проекта отодвигается все дальше. Страховые запасы времени – это одна из причин того, что компания не укладывается в заранее отведенные на проект сроки.

Следующая причина — синдром студента: всю работу откладывают на последний день. Мало кто обладает такой высокой степенью осознанности, чтобы выполнять работу заблаговременно.

Также работа с большим количеством новых проектов сказывается на выполнении задач вовремя. Например, если вы сделаете заказ изысканного блюда в ресторане, который имеет очень разнообразное меню, то, скорее всего, ждать его вы будете долго, а вкусовые ощущения оставят желать лучшего. Или компания, которая постоянно необдуманно расширяет ассортимент, в итоге столкнется с той же самой историей. Как правило, зарабатывает такая компания на старых, проверенных услугах, а расширение ассортимента происходит для того, чтобы продавать клиентам новые услуги. В связи с этим происходит срыв сроков.

Теперь дам 5 советов, как с этим работать.

Совет № 1. Выявите узкие звенья

В каждом бизнесе существуют узкие звенья. Что это такое? По сути, узкое звено — это сотрудник, отдел, станок или какой-либо отдельный процесс, на котором завязана производительность всей системы в целом.

Например, если у вас в компании есть человек, который согласует выдачу займов и это единственный человек, который может это согласовать, то от его производительности зависит эффективность всей системы. Вы, как собственник, обязаны обнаружить это узкое звено и найти способ решения проблемы.

В компании есть служба «Департамент розничных рисков», при выходе в отпуск главы департамента работа останавливается даже несмотря на то, что у главы департамента есть свой заместитель. Глава департамента — узкое звено. В данном случае на время отпуска главы департамента его полномочия можно целиком передать заместителю, или дать возможность самому руководителю департамента розничных рисков согласовывать работу удаленно. Это станет решением проблемы узких звеньев.

При этом вы должны учитывать, что при решении проблемы одного узкого звена всегда появляется следующее. Поэтому вам предстоит долгая и методичная работа по увеличению производительности всей системы.

После того, как объем проектов, которые ведутся единовременно, в нашей компании увеличился и превысил число 10, стало увеличиваться количество ошибок. Это происходило из-за недостатка времени и колоссального увеличения нагрузки. Руководители и сотрудники просто не успевали справляться с таким объемом. Выполнение задач стало происходить по остаточному принципу: успели выполнить - отлично, не успели – и так сойдет.

Очевидно, что в данном случае узким звеном явился отдел реализации. Мы решили эту проблему частичной автоматизацией, также увеличили штат ответственных сотрудников, которые при необходимости смогут заменить даже ключевых, например HR-директора.

Совет № 2. Заранее планируйте загрузку и мощность узких звеньев

Когда вы знаете свои «узкие звенья» и понимаете, что на данном этапе не можете изменить ситуацию, оптимальный вариант – планирование их загруженности.

Например, у вас есть определенный процесс, за который отвечает группа сотрудников, они не возьмутся за новый проект, пока не завершат предыдущий. Ваша задача — выстроить очередь проектов, чтобы они всегда были загружены. Узкое звено должно работать на 100%, а производительность других звеньев не так важна.

В отделе реализации у нас сейчас работает больше 10 человек, которые занимаются обзвоном. Но так было далеко не всегда. Пять лет назад их было двое, в лучшем случае три-пять. И в моменты, когда проектов становилось больше, не хватало людей, которые могли бы совершить необходимый объем звонков, чтобы вытянуть проект. Когда людей для прозвона не хватало, мы стали привлекать большое количество cтажеров.

Далеко не всегда мы брали их именно для прозвона соискателей (наша профильная деятельность – подбор менеджеров по продажам для компаний-заказчиков). Когда подобных задач не было, мы брали стажеров на смежные, казалось бы, не целевые задачи. Например, для проведения маркетингового исследования – давали им холодную базу предпринимателей, юридических лиц и ставили задачу собрать по скрипту необходимую информацию в виде анкеты. Мы понимали, какой показатель хотим увидеть для того, чтобы в дальнейшем сотрудник мог считаться эффективным под наши непосредственные задачи. Да, это стоило нам денег, так как мы оплачивали испытательный период. Но в итоге мы получали запас сотрудников под узкое звено. Эти сотрудники могли включится в работу в любой момент времени и помочь закрыть задачу.

Совет Бизнес.ру. Есть и еще один способ решить проблему узких звеньев – передать часть работы стороннему исполнителю. Примеры: бухгалтерские функции в период отчетности, юридическое сопровождение во время активного роста компании и большого количества новых контрагентов и клиентов, кадровые вопросы во время активного расширения и сезона отпусков. В этих случаях смело передавайте узкие звенья на аутсорсинг.

Совет № 3. Не давайте сотрудникам при проектной работе большого запаса времени на выполнение задач

Сразу запускайте проекты как срочные. Поначалу это вызывает ощущение аврала, но на самом деле при выполнении и соблюдении работы по своему списку задач аврала не будет. Это даст толчок сотруднику не закладывать на работу неоправданно большой запас времени, а научит сразу запускать проект в работу после завершения предыдущих задач.

Мы в наших проектах не ставим срока исполнения задач для сотрудников. Есть финальная дата мероприятия, к которой нужно успеть выполнить задачу на все 100% и ее нельзя сдвигать ни при каких обстоятельствах, за исключением невероятного форс-мажора. Когда сотрудник получает новую задачу, это априори означает, что он должен ее взять в работу и выполнить, причем желательно до конца рабочего дня, если она не слишком масштабная. При текущем объеме бизнеса именно такой формат позволяет нам ускориться, в отличие от тех задач, которые раньше мы ставили с датой исполнения. Раньше менеджеры сортировали задачи по срокам и делали конкретную задачу в тот день, когда подходил срок. Зачастую это приводило к тому, что задача оказывалась объемнее, чем кажется, и выполнение оттягивалось.

При этом каждый менеджер может провести два-три раза в месяц проект срочно. Это позволяет не перегружать списки срочных задач, так как у них есть лимит, и помогает нам заработать дополнительные деньги или предоставить клиенту актуальный сервис.

Совет № 4. Ведите собственный список дел и регулярно с ним сверяйтесь

Следующий шаг вытекает из предыдущего. Сотрудники должны вести собственные списки задач и постоянно сверяться с ними. За время своей деятельности я перепробовал порядка пяти таск-менеджеров (менеджеров задач), а заработало все в тот момент, когда в нашей компании появился специалист, сильной стороной которого был регулярный тайм-менеджмент.

После его появления мы стали на регулярной основе проверять выполнение поставленных задач, приоритезировать их, удалять ненужные. С этого момента пошла динамика.

Совет № 5. Работайте по Scrum

Последний совет, который я хотел бы хотел дать — работайте по Scrum-методологии. Она поможет организовать слаженную командную работу.

Scrum-методология

Основа успеха Scrum – персонал, в команду подбирают высокомотивированных самоорганизующихся универсальных профессионалов, готовых проявлять инициативу, вносить изменения как в ход реализации, так и в сам продукт.

В команде нет единого руководства, нет лидера. Возможные роли в команде:

  • Product owner (владелец продукта): специалист, отвечающий за связь всей команды с заинтересованными сторонами, такими как руководство и сотрудники компании, заказчик, потребители, клиенты и др.
  • Scrum-master (скрам-мастер): специалист по технологии Scrum, который следит за правильностью ее реализации, соблюдением всех принципов, защищает команду от отвлекающих факторов, ведет документацию.
  • Scrum-team (скрам-команда) проекта: все остальные участники команды равноправны в команде и работают над задачами, определенными на этапе планирования.

Одним из самых главных этапов является проведение регулярных собраний «на бегу» с ключевыми сотрудниками компании, вашей Scrum-командой. Собрания занимают не более 15 минут, проводятся каждый день. Если вы работаете очно, собрания проводятся стоя, если удаленно, то по любому доступному для вас методу конференц-связи. Мы используем hangouts.

Книги, которые нам помогли:

  • Джефф Сазерленд «SCRUM. Революционный метод управления проектами»
  • Элияху Голдратт «Цель: Процесс непрерывного совершенствования»

Один из наших клиентов – очень крупная российская компания, ее руководитель загорелся идеей работать по методологии Scrum. Он считал, что внутри его компании не найдется ни одного человека, которому будет интересно стать ответственным за решение этой задачи: не найдется Scrum -мастера. В это же время мы проводили аудит его отдела и случайно узнали, что одна из его сотрудниц в данный момент времени проходит обучение на Scrum-мастера. И если бы ей не предоставили возможность реализовать себя в этом деле, рано или поздно она ушла бы из компании. Я не говорю о том, что у вас будет аналогичная ситуация и кто-то из ваших сотрудников уже стал обучаться на Scrum -мастера.

Когда я продвигал внутри своей компании идею работать по методологии Scrum, нашелся человек, на которого я совсем не рассчитывал, и которому это стало действительно интересно. Поэтому, я смею предположить, что внутри вашего бизнеса, особенно если у вас достаточно большое количество людей, обязательно найдется человек, который заинтересуется этой идеей. Достаточно просто спросить.

Справка об авторе

Почему ваши сотрудники срывают сроки и как с этим бороться: 5 важных советов

Алексей Галицкий - владелец и основатель компании «UP Business Coaching»

  • Провел более 500 экспресс диагностик бизнеса.
  • Разработал собственную систему найма персонала.
  • Создал успешный бизнес и вывел на рынок собственную торговую марку.
  • Автор  популярных статей по подбору продающих сотрудников.
  • Наставник команды-победителя «Битвы бизнесов» в Высшей Школе Экономики.

Компания «UP Business Coaching» создана в 2013 году, первые кейсы - с 2012 года. Сейчас в компании работает 20 человек. Средняя стоимость проекта 190 000 рублей.

5 полезных инструментов для вашего бизнеса от Бизнес.Ру:

  1. Бесплатная регистрация ООО или ИП.

    Перейти в сервис

  2. Аутсорсинг бухгалтерии.

    Попробовать бесплатно

  3. Пособие по приобретению готового бизнеса. Читать
  4. Перечень незаконных требований налоговиков при проверках. Посмотреть
  5. Сервис по оптимизации налогов.

    Законно снизить налоги

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Бухгалтерский аутсорсинг

  • Удобный чат с бухгалтером
  • Прием документов по фотографии
  • Напоминания об уплате налогов
  • Гарантия
  • Кадровое делопроизводство
  • Сдача отчетов в налоговую
  • Согласование договоров

Посмотреть цены

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены Оптимизировать налоги

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.