text
Новый Бизнес.Ру

Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

  • 11 октября 2018
  • 1672

С 1 июля 2018 года более 1 миллиона предпринимателей подключили онлайн-кассы, как того требуют поправки в 54-ФЗ. Некоторые категории бизнеса все еще наслаждаются отсрочкой – например, участники рынка услуг, а также индивидуальные предприниматели без наемных работников на ЕНВД или патенте, – но уже в 2019 году кассы понадобятся практически всем. Как же выбрать и настроить онлайн-кассу, чтобы соблюсти закон и использовать его предписания себе на пользу?

Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

Виды онлайн-касс

Чтобы соответствовать закону в самом первом приближении, без изысков, касса должна иметь фискальный накопитель и модуль интернет-связи для передачи данных в налоговую. Но раз уж вы устанавливаете контрольно-кассовую технику (ККТ), нужно выбрать наиболее удобное решение, которое поможет вам увеличить прибыль.

Онлайн-кассы делятся на два типа: автономные (кнопочные) и смарт-кассы. Также для печати чеков можно использовать фискальные регистраторы, но они требуют подключения к компьютеру или другому управляющему устройству, поэтому обходятся дороже и чаще используются в крупных сетях.

Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

Чем отличаются «автономки» и смарт-кассы?

1. Автономные кассы. «Старая гвардия» кассовой техники: железная коробка с кнопками, интернет-модулем и функцией печати чеков. Это дешевый вариант - в среднем на 2000-3000 рублей дешевле смарт-касс, но на этом плюсы «автономок» заканчиваются.

Устаревшая техника не позволяет автоматизировать кассовые операции, не подходит для продажи алкоголя и маркируемых товаров (за исключением отдельных дорогостоящих моделей). Более того, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно приложить немало усилий (на этапе приемки - подключить кассу к компьютеру и вручную внести товары в номенклатуру, на этапе продажи - вручную вводить код каждого товара, который сначала нужно вспомнить). По оценкам специалистов, «автономки» через пару-тройку лет окончательно уйдут в прошлое. Поэтому при оснащении новых торговых точек практичнее остановить выбор на современной технике - «умных» кассах.

2. Смарт-терминалы. Имеют удобный сенсорный экран, а также встроенный принтер чеков. К смарт-кассе легко подключить дополнительное оборудование (весы, сканер штрихкода, терминал для приема безналичной оплаты) или приобрести модель со встроенным сканером, эквайрингом. В базу кассы можно загрузить неограниченное количество товаров. «Продвинутые» смарт-кассы позволяют легко добавить товар в чек (через сканирование кода, поиск по первым буквам наименования или панель избранного), автоматически рассчитывают сдачу и скидки, поддерживают работу с ЕГАИС, ФГИС «Меркурий». А мобильные смарт-кассы, которые могут работать от аккумулятора до 24 часов (например, LiteBox 5 (Лайтбокс 5), МТС Касса 5), незаменимы в курьерских службах, выездной торговле, общепите (для расчета у столиков), а также в обычных торговых точках в случае перебоев с электричеством.

Лайфхак: Исходя из вышесказанного, при выборе кассы важно учитывать не только ее стоимость, но и функциональность. В конечном итоге, смарт-кассы предоставляют предприятию больше полезных возможностей, а значит, позволяют извлечь больше выгоды при автоматизации бизнеса по требованиям 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Риски: Если ваша касса не соответствует 54-ФЗ, вы рискуете заплатить штраф: от 5000 до 10 000 рублей для юрлица и от 1500 до 3000 рублей для ИП.

Как зарегистрировать кассу в ФНС

Просто купить кассу мало – все же речь не о картошке. Даже для мобильного телефона нужна зарегистрированная у провайдера сим-карта, а тут – целая касса, которая будет поставлять данные в Федеральную налоговую службу!

Можно прийти в территориальное отделение ФНС, отстоять очередь и по старинке подать бумажное заявление, но гораздо проще зарегистрировать кассу на сайте налоговиков. Для этого нужно оформить электронную подпись (в любом из аккредитованных удостоверяющих центров), заполнить заявление в личном кабинете, в течение 5 дней получить карточку регистрации ККТ и распечатать на кассе отчет о фискализации. Кроме того, нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), который будет в режиме реального времени передавать чеки и другие фискальные данные с кассы в налоговую.

Лайфхак: при покупке кассы можно оплатить услуги по ее регистрации, активации, настройке и инструктажу ваших сотрудников. Многие предприниматели выбирают этот вариант, чтобы сэкономить время и избежать ошибок при регистрации.

Как выбрать ОФД

Это только звучит просто: мол, касса сама отправляет чеки в налоговую. Как отмечено выше, все сведения о расчетах передаются через еще одну инстанцию – оператора фискальных данных (ОФД). Именно он служит «перемычкой» между вами и государственными структурами. Соответственно, каждый ОФД обслуживает множество предпринимателей, но у каждого предпринимателя может быть договор только с одним ОФД. Выбрать оператора вы можете сами.

Важно! Обязательно убедитесь, что выбранный ОФД:

  • имеет лицензии Федеральной службы безопасности и Федеральной службы технического и экспортного контроля
  • входит в официальный реестр операторов на сайте ФНС.

Обслуживание ОФД обойдется вам в среднем в 3000 рублей в год. В принципе, глобальной разницы между операторами нет, то есть судьба вашего бизнеса от этого выбора не зависит. Все операторы предоставляют примерно одинаковые услуги: получают, хранят и передают в ФНС фискальные данные. Вопрос в дополнительном сервисе.

Лайфхак: Лучше всего выбрать ОФД с собственной службой технической поддержки, в идеале - в режиме 24/7 (если что-то выйдет из строя в пятницу, вам не придется приостанавливать торговлю на выходные). Если чеки не поступают ОФД, техподдержка поможет оперативно выяснить причину проблемы.

Фискальный накопитель: что, зачем, почем

Фискальный накопитель (ФН) – встраиваемый в кассу модуль для шифрования и хранения фискальных данных. Без этого элемента ни одна касса не может соответствовать требованиям 54-ФЗ.

Фискальный накопитель – сменный элемент. На рынке представлены накопители с максимальным сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Компании, которые работают по общей системе налогообложения, могут выбрать любой фискальный накопитель. А вот предприятия на упрощенной системе налогообложения, патенте или ЕНВД, в большинстве случаев обязаны установить накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев (список исключений представлен в ст.4.1 54-ФЗ).

Фактический срок действия фискального накопителя может быть менее 13, 15 или 36 месяцев. В среднем, память ФН позволяет хранить не более 250 тысяч чеков. Когда память будет заполнена, устройство придется менять - предварительно закрыв архив фискальных данных и отправив его ОФД. Старый модуль нельзя выкидывать, предприятие обязано хранить его в надежном месте минимум пять лет. Средняя стоимость фискального накопителя: на 13 месяцев - от 6000 рублей, на 15 месяцев - от 7000 рублей, на 36 месяцев - от 11 000 рублей.

Лайфхак: Запомните, когда истекает срок действия вашего фискального накопителя! Это позволит своевременно заменить устройство, не дожидаясь блокировки кассы.

Риски: Если вы не успеете поменять фискальный накопитель вовремя, по истечении его срока действия касса будет заблокирована. Здесь вы можете узнать, в каких еще случаях возможна блокировка ФН и что при этом делать.

Как передавать чеки в налоговую

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна передать чеки и другие фискальные документы оператору в течение одного дня. Для этого кассе требуется интернет-подключение. Если чеки не будут переданы в течение 30 дней, фискальный накопитель автоматически заблокируется, а касса не будет печатать новые чеки.

Лайфхак: Следите, есть ли в памяти онлайн-кассы «зависшие» фискальные данные. Их можно увидеть в отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов. Если обнаружены неотправленные чеки, проверьте интернет-подключение, настройки соединения с ОФД или обратитесь в службу техподдержки.

Некоторым пользователям касс не придется вручную проверять отчеты, так как онлайн-касса сделает все сама. «Продвинутые» онлайн-кассы автоматически передают сведения ОФД, как только восстановится интернет-подключение (например, такая возможность есть в кассах МТС и Лайтбокс). Это позволит вам не беспокоиться и не тратить время - фискальные данные всегда передаются правильно.

Риски: Если касса заблокировалась, то вы не сможете продолжать работу. Помните, что работа без онлайн-кассы повлечет за собой штраф от 10 000 рублей для предпринимателей и от 30 000 рублей для компаний. При повторном таком же нарушении торговцу (и ИП, и ООО) грозит приостановка деятельности на срок до 90 дней.

Касса, софт, подключение: три в одном

Изменения в 54-ФЗ привнесли в жизнь предпринимателя новую щедрую порцию бюрократии - необходимо установить, зарегистрировать, активировать кассу, заключить договор с ОФД и следить за своевременной отправкой чеков! Все это требует времени и усилий.

Однако, на волне спроса на онлайн-кассы вы можете воспользоваться выгодными комплексными предложениями от разработчиков. Так, при покупке любой МТС Кассы вы можете решить все вопросы по автоматизации торговли по «принципу одного окна» — с помощью пакета «Легкий старт». Каждый, кто купит МТС Кассу, получит в комплекте:

  • бесплатное кассовое ПО, плата за которое не взимается по истечении акции;
  • бесплатный годовой доступ к оператору фискальных данных;
  • бесплатную настройку кассы и ее регистрацию в ФНС;
  • инструктаж сотрудников по работе с новой кассой - также бесплатно в рамках акции.

Стоимость МТС Кассы с фискальным накопителем на 15 месяцев — 17900 рублей. В среднем, покупатели могут сэкономить от 6 до 12 тысяч рублей на дополнительных услугах.

Зачем нужен товароучет

Как пользоваться онлайн-кассой, чтобы не нарушать закон

Помимо кассовой программы, вы можете подключить различные сервисы для ведения товароучета. С точки зрения соблюдения 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» товароучет не является обязательным, однако носит рекомендательный характер, особенно если у вас большой ассортимент и несколько торговых точек или интернет-магазинов. Обратите внимание: если вы продаете алкоголь, то вы обязаны использовать товароучетную программу для работы с ЕГАИС. А если вы продаете мясную, молочную, рыбную и прочую продукцию, подлежащую ветеринарному контролю, то вести учет придется еще и в ФГИС «Меркурий».

«Продвинутые» товароучетные программы предлагают следующие удобные возможности:

  • Полная автоматизация учета в ЕГАИС (приемка, списание, запрос нечитаемой марки, формирование алкодекларации, работа с накладными, автоматическое выравнивание остатков и др.).
  • Быстрая работа с ветеринарными документами в ФГИС «Меркурий» (гашение, автоматическое составление актов несоответствия и возврата и др.);

На рынке достаточно много программ для товароучета, различных по цене и функциям. Одно из профессиональных и при этом недорогих решений - это облачная товароучетная программа LiteBox (Лайтбокс). Стоимость ее использования - от 500 рублей в месяц. Модули для работы с ЕГАИС и «Меркурием» входят в базовую версию программы, за них не нужно доплачивать.

По оценкам экспертов, использование облачных товароучетных систем позволяет увеличить прибыль в среднем на 10-15% за счет автоматизации основных торговых операций (складской учет, закупки, маркетинг, аналитика, работа с документами, программами лояльности и т.д.) и удаленного контроля за бизнесом. Благодаря «облачным» технологиям, товароучетная программа обновляется без вашего участия, в том числе при изменении требований законодательства.

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены Оптимизировать налоги

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.