text
Новый Бизнес.Ру

Три проверенных способа сократить на 70 процентов расходы на бухгалтерию

  • 5 сентября 2018
  • 2228

Бизнес.Ру нашел для вас три работающих способа сократить расходы на бухгалтерию. Подойти к вопросу можно оптимально, стратегически или рационально. В статье – подробные инструкции: как выбрать надежный аутсорсинг бухгалтерии, как нанять бухгалтера, который не разорит компанию, и на чем можно сэкономить в уже действующей бухгалтерии.

Способ № 1: оптимальный. Передайте часть функций бухгалтерии или всю бухгалтерию на аутсорсинг

Аутсорсинг поможет сократить расходы на бухгалтерию в 2 – 3 раза по сравнению со штатным бухгалтером. Вы экономите на зарплате штатного сотрудника, обязательных отчислениях, оборудовании рабочего места, дополнительном обучении, справочных системах, вплоть до канцтоваров. Аутсорсеры берут оплату за конкретно оказанные услуги. Передать бухгалтерию на аутсорсинг можно или полностью, или конкретные функции – расчет зарплат, отчисление взносов. В некоторых случаях с помощью аутсорсинга можно полностью окупить затраты на бухгалтерию при помощи схем налоговой оптимизации, которые вам предложат аутсорсеры.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Наталья Мищанин, руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент

К нам часто приходят клиенты, у которых был свой бухгалтер, с просьбой разобраться с учетом компании, так как там ничего не понятно. При этом компания уже получила требования из контролирующих органов о погашении задолженности по налогам, которой по мнению клиента, быть не должно, или заблокировали расчетный счет организации. Во время аудита чаще всего мы обнаруживали неправильно сформированные проводки, что приводило к неверному расчету налогов и некорректному заполнению деклараций и как следствие – к санкциям со стороны контролирующих органов, которые не позволяли компании эффективно вести свою деятельность. 

В США 92% бухгалтерских услуг оказывают на аутсорсинге.

«Что, если…?» Три страха, которые мешают перейти на аутсорсинг

Аутсорсинг - для повышения эффективности бухгалтерии

Читайте также: Сколько стоит аутсорсинг

5 вопросов, которые нужно задать аутсорсеру перед тем, как заключить с ним договор

Тема Вопрос Варианты ответов аутсорсера Пояснение
Риски и возмещение Что будет, если из-за вашей ошибки у меня возникнут проблемы с надзорными органами?

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииМы напрямую возместим ваши убытки.

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииНаша ответственность застрахована в пользу клиента.
Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииОшибки исключены, не переживайте.
Если в договоре не прописана финансовая ответственность аутсорсера, иметь дело с такой компанией рискованно.
Взаимодействие Каким образом и с кем из сотрудников аутсорсинга я буду общаться?

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииС персональным менеджером, который будет распределять задачи между специалистами аутсорсинга.

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииНапрямую с бухгалтером, за которым закреплена ваша компания
Персональный менеджер сможет распределять ваши задачи по наиболее подходящим специалистам, не отвлекая от работы остальных экспертов. Если взаимодействовать напрямую с бухгалтером, повысится риск ошибки – он будет отвлекаться на звонки и сообщения вместо того, чтобы концентрироваться на задаче
Документооборот Как я буду отправлять документы?

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииВ электронном виде. Достаточно отсканировать или сфотографировать документы.

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииНа бумаге – вы можете привозить их самостоятельно, отправлять по почте или передавать с курьером
В электронном виде вести документооборот удобнее: это экономит время и деньги на доставку. В этом случае документы поступают аутсорсерам регулярно, по мере необходимости – это исключает авралы и нарушение сроков. Кроме того, бумажный документооборот существенно повышает стоимость аутсорсинговых услуг 
Цена За что я буду платить?

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииТариф «все включено». Стоимость услуги зависит от вида деятельности, режима налогообложения и количества сотрудников. 

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииОплата за каждую операцию
Тариф «все включено» в большинстве случаев экономичнее за счет оптимизации. Если же платить за каждую операцию, существует риск скрытых платежей. Например, подготовка отчетности не включает в себя ее отправку, за это нужно платить отдельно
Компетенция Какие услуги вы готовы взять на себя и кто их будет вести?

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииЛюбые бухгалтерские услуги. При необходимости займемся кадровым учетом и юридическим сопровождением. Вести каждое направление будут профильные специалисты.

Как выбрать аутсорсинг бухгалтерииБухгалтерские услуги, за исключением оптимизации налогов и еще ряда операций.
Удобнее, когда один аутсорсер предоставляет вам весь комплекс услуг: от бухгалтерии до кадрового учета. Проверьте квалификацию специалистов: запросите дипломы, сертификаты
Как повысить эффективность бухгалтерии

Евгений Полубояров, соучредитель двух аутсорсинговых компаний

Как избежать ошибок при выборе аутсорсинга?

1. Обратите внимание на стоимость услуг: если цена сильно отличается от средней по рынку, велик риск, что вами будет заниматься новичок-стажер под периодическим присмотром старшего товарища.

2. Узнайте, есть ли доступ к бухгалтерской базе и системе сдачи отчетности. Так вы сможете в любой момент попросить знакомого бухгалтера проверить вашу базу и отчеты и высказать свое мнение, хорошо ли вас ведут аутсорсеры.

3. Уточните, будет ли у вас закрепленный сотрудник. Удобно, когда вы можете контактировать с одним ассистентом или менеджером, который будет оперативно отвечать вам и решать все вопросы.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Анна Шереметьева, эксперт по бухгалтерии и налогам, заместитель Генерального директора консалтинговой компании Wagner & Experts

На что обратить внимание при выборе аутсорсинга:

1. Квалификация бухгалтеров. Узнайте, обладают ли они экономическим образованием, глубокими знаниями бухгалтерского и налогового учета? Некоторые аутсорсинговые компании для экономии набирают бухгалтеров без специального образования.

2. Ценообразование. Узнайте, из чего складывается стоимость, когда она может измениться, какие конкретно услуги включены, за что придется платить отдельно. Многие аутсорсинговые компании демонстрируют низкие цены, но в результате получается наоборот: клиент рассчитывает на минимальную стоимость за минимальный набор услуг, а потом получает счет на большую сумму за дополнительные услуги. Например, за выгрузку оборотно-сальдовой ведомости из 1С или подготовку справки 2-НДФЛ.

Три истории ваших коллег, которые уже перешли на аутсорсинг

Индивидуальный предприниматель

Юлия Чебуркова, основатель проекта Business Metrica

Для ИП без сотрудников совсем все просто. Я подключила сервис электронного ведения бухгалтерии, добавила туда свой расчетный счет. При этом использую самый минимальный тариф — этого достаточно для того, чтобы отчитываться перед налоговой и оплачивать страховые взносы. Документы для контрагентов сама формирую в бесплатном сервисе той же программы.

Малое предприятие

Федор Федотов, директор ООО «Оптомед»

У нас компания небольшая, не хватало времени самим заниматься бухгалтерией, отдельного специалиста тоже не хотели брать в штат. Сначала пробовали вести учет в специальной программе, но там много опций, настроек, вкладок, это хорошо, но занимает время. В итоге решили найти бухгалтера на удаленке. Хотелось взять не человека с улицы, а найти компанию, которая давно занимается этим направлением. В итоге кто-то из знакомых посоветовал Главбух Ассистент. Проще, когда работает опытный знающий персонал, а не просто бухгалтер, который прошел собеседование и все. В чем плюс аутсорсинга – совсем не ломали голову, когда нужно было сдавать отчеты. Сама форма взаимодействия тоже удобная: сканируем документы и отправляем – не нужно никуда нести кипу бумаг.

Крупная компания

Александр Осипов, финансовый директор Alaska Originale

Когда я работал в розничной сети по продаже автомобильных запчастей, каждый магазин обслуживал отдельный сервер со своей бухгалтерской программой. Объяснение было простое: большая номенклатура товаров. За четыре года число магазинов выросло с 6 до 25. Усложнился учет. Требовалось нанять больше бухгалтеров. Вместо этого мы решили передать учет на аутсорсинг. Процесс проходил в пять этапов.

На первом — создали дата-центр, который обрабатывал поток информации. Для этого купили мощный сервер, проложили в каждом магазине основной и резервный каналы связи, подключили в центральном офисе два канала от двух провайдеров, сделали автоматическое переключение между каналами в случае перебоя связи.

На втором — внедрили единую учетную программу, доработав ее под свои условия. Это позволило удаленной бухгалтерии вести учет в режиме реального времени.

На третьем — наладили сбор первичных документов, оборот приказов в программе и их электронную рассылку. При издании приказа внешняя бухгалтерия сразу получала его копию.

На четвертом — выбрали бухгалтерскую компанию из трех претендентов. В расчет принимали опыт, численность и квалификацию сотрудников, текущие проекты и их отраслевую специфику, а также стоимость услуг.

На последнем этапе передали на сторону все функции, за исключением учета товародвижения. В частности, аутсорсер исполнял обязанности главбуха, вел кадровый учет, учет административных затрат, отвечал за приемку, ревизию и хранение документов.

В итоге внешняя бухгалтерия позволила сократить затраты на учет на 15 процентов. Отпала необходимость в найме новых бухгалтеров при открытии магазинов. Налоговые риски на случай ошибок покрывались страховкой бухгалтерской компании.

Бесплатно попробовать бухгалтерский аутсорсинг в течение месяца можно здесь.

Способ 2: стратегический. Нанимайте на работу эффективных бухгалтеров, которые не разорят вашу компанию

Нанять на работу хорошего бухгалтера, если сам не разбираешься в бухучете, – сложно. Мы подготовили пошаговый алгоритм, который поможет найти подходящих кандидатов и правильно их протестировать.

Шаг 1. Правильно составьте описание вакансии

Кратко опишите деятельность компании, укажите, нужно ли будет организовывать учет с нуля, или бухгалтер продолжит его после предшественника. Укажите, ведете ли вы деятельность или сдаете «нулевую» отчетность. Обозначьте размер организации, количество операций в месяц, сколько юридических лиц нужно будет вести бухгалтеру. Укажите, будет ли он заниматься оптимизацией налогов. Отметьте, готовы ли вы потратиться на софт: 1С, справочные системы.

Шаг 2. Оцените резюме

Посмотрите предыдущее место работы бухгалтера: знаком ли он с вашей сферой, нет ли в списке компаний ваших партнеров или конкурентов. Оцените стаж работы: в идеале кандидат должен проработать на одном месте работы не менее двух-трех лет и пройти все стадии профессионального роста.

Шаг 3. Проведите собеседование

Не доверяйте слепо информации, которая указана в резюме. Попросите соискателя рассказать о своей профессиональной деятельности, о достижениях. Задайте кандидату вопросы по изменениям действующего законодательства – по учету, налогообложению. Легко ли он ориентируется в них? Предложите бухгалтеру сделать тестовое задание, с помощью которого сможете проверить его знания.

Чек-лист. Что проверить у кандидата

Критерий Что проверить
1. Общий стаж Определите для себя, бухгалтеру с каким опытом вы готовы доверять. В среднем работодатели ищут бухгалтера с опытом от 5 лет
2. Срок работы на последних местах работы Хороший бухгалтер работает на одном месте 2-3 года
3. Должностные обязанности В небольшую организацию не берите работника, у которого ранее в подчинении было несколько бухгалтеров. Вам нужен универсальный сотрудник, который справится со всем, начиная от первичных документов и кадрового документооборота и заканчивая налоговыми проверками
4. Сфера деятельности Предпочтительно, чтобы сфера деятельности вашей компании совпала со сферой, где раньше работал бухгалтер. Он будет лучше понимать специфику вашей компании
5. Отзывы с прошлой работы Запросите отзывы у самого бухгалтера, и обязательно проверьте их, позвонив предыдущему работодателю.
6. Знание бухгалтерских программ. Бухгалтер должен уметь работать в программах для ведения учета и отчетности, в справочно-правовых системах.
7. Навыки. Протестируйте его на реальных кейсах – вспомните, сложности при сдаче отчетности в вашей компании. Попросите бухгалтера составить отчет в налоговую, используя ваши первичные документы. Можете усложнить задачу, намеренно сделав в первичке несколько ошибок.
8. Знания Для проверки знаний можете использовать наш тест. Добавьте к нему вопросы по специфике вашей компании.
Как повысить эффективность бухгалтерии

Алена Беспалова, главный бухгалтер маркетингового агентства Serenity

Самое важное в бухгалтере – ответственность, опыт работы в вашей сфере, длительный срок работы на предыдущих местах, знание бухгалтерских программ, опыт налоговых проверок, регулярное повышение квалификации. Обязательно запросите рекомендации с предыдущего места работы.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Лиана Акопян, старший рекрутер Kelly Services:

Обязательно смотрите, чтобы предыдущие места работы специалиста были «белыми компаниями» с прозрачным учетом. В диалоге пытайтесь вывести кандидата на ответы, которые помогут понять, чист ли он на руку, как относится к серым схемам, как он с этим работает.

Шаг 4. Проверьте рекомендации кандидата

Лучше всего нанимать бухгалтера по рекомендации. Если принимаете кандидата по отклику на вакансию, свяжитесь с его предыдущим работодателем, узнайте, почему он ушел из компании, смогут ли его порекомендовать.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Елена Ульянова, ведущий консультант Kelly Services

Мы обращаем внимание на личные качества и мотивацию кандидата, с чем связан был переход в ту или иную компанию. Плохо, если нет возможности собрать или проверить рекомендации.

Шаг 5. Обязательно установите испытательный срок

Посмотрите, справляется ли кандидат со своими обязанностями, нет ли к нему нареканий со стороны коллег.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Алена Беспалова, главный бухгалтер маркетингового агентства Serenity

Как вычислить недобросовестного бухгалтера?

Признаки недобросовестного бухгалтера: бухгалтер молчит, не беспокоит, ничего не спрашивает, не интересуется, не требует документы, перекладывает ответственность на других, первичные документы не в порядке. Он часто отсутствует на рабочем месте, занимается личными проблемами в рабочее время. Если заметите эти признаки, проконтролируйте движение денежных средств и товаров. Проверьте, своевременно ли он сдает отчетность. Можете организовать аудиторскую проверку.

Как повысить эффективность бухгалтерии

Лиана Акопян, старший рекрутер Kelly Services:

Зарплатные ожидания бухгалтеров

Обычному бухгалтеру, с опытом порядка 3 лет в Москве предлагают от 70 000 – 90 000 рублей, в Санкт-Петербурге – до 70 000 руб. Все зависит от компаний и условий. Безусловно, есть исключения. Есть сферы, где, платят больше, например, фармацевтическая индустрия.

Способ 3: рациональный. Оптимизируйте работу действующей бухгалтерии

Если кардинальных мер не хочется, а к персоналу привыкли – оптимизируйте действующую схему работы. Определите расходы на бухгалтерию на 1 рубль выручки. Для этого затраты на содержание отдела: зарплату, страховые взносы, стоимость консультирования, обучения и т.д. разделите на сумму выручки за соответствующий период. Рассчитайте этот показатель за последние 3-5 лет. Если он вырос, поставьте главбуху задачу снизить уровень до минимального, который был за эти годы.

Чтобы повысить эффективность бухгалтерии, определите роль каждого сотрудника в работе отдела. Составьте перечень обязанностей, которые он действительно выполняет. Определите, какой объем работы выполняет сотрудник по каждому ключевому процессу, в котором он задействован. Оцените положительные и отрицательные моменты его работы, нужно ли его контролировать и выполняет ли он нормативы. Оцените таким образом работу каждого сотрудника и пропишите конкретные рекомендации, как его эффективность можно повысить. Для этого воспользуйтесь образцом.

Сократите накладные расходы на содержание бухгалтерии: консультирование, сопровождение программ, обучение и т.д. Для начала определите самые большие накладные расходы. Если это консультирование, то выясните, для каких целей оно нужно. Возможно, дешевле будет нанять нового сотрудника с более высокой квалификацией. Или провести полный аудит, который исправит основные ошибки.

Как сэкономить на справочно-правовых системах

Правильно подобранная справочно-правовая система может закрыть потребность бухгалтера в повышении квалификации, подписке на печатные издания и обезопасить компанию от штрафов. Бухгалтер подскажет вам, с какой справочно-правовой системой ему удобнее работать. При ее покупке обратите внимание:

  • подходит ли система под специфику вашей компании – хорошо, если там есть аналитика, электронные версии печатных изданий, нормативные документы по вашей сфере деятельности;
  • позволяет ли пользоваться правовым консалтингом – чтобы по сложным бухгалтерским вопросам не приходилось обращаться к платному консалтингу или аудиторам;
  • есть ли в ней возможность для обучения бухгалтеров – это позволит сэкономить на курсах повышении квалификации и семинарах.

Ориентировочная стоимость популярных справочно-правовых систем для бухгалтеров в месяц

Система Адрес Средняя стоимость на 1 пользователя (руб.)
БСС «Система Главбух» 1gl.ru 6200 - 8900
КонсультантПлюс consultant.ru 6500 - 9000
Гарант garant.ru 7300 - 10000

Если справочная система установлена на компьютере каждого бухгалтера, проверьте, сколько времени работники действительно ею пользуются. Возможно, лучше установить систему на один свободный компьютер, к которому сможет подойти любой сотрудник. Если нет возможности ежемесячно оплачивать сопровождение справочно-правовой системы, в сложной ситуации воспользуйтесь демо-доступом к справочно-правовым системам. Срок действия доступов от 3 до 10 дней. Другой вариант – покупать справочную систему помесячно, в напряженные для бухгалтера периоды – во время годовой и полугодовой отчетности.

Как сэкономить на консалтинговых услугах

По большинству правовых вопросов можно получить консультацию непосредственно у контролирующих органов. Эксперты бесплатно проконсультируют и предоставят безопасное решение вашего вопроса.

Где можно получить бесплатные консультации

Орган Куда обратиться Тема вопроса
ФНС nalog.ru/rn29/service Вопросы по спорным моментам налогового законодательства, сложные вопросы бухгалтерского и налогового учета
Минфин Направьте запрос по адресу: 109097, город Москва, улица Ильинка, дом 9 Вопросы по спорным моментам налогового законодательства, сложные вопросы бухгалтерского и налогового учета
Онлайнинспекция онлайнинспекция.рф/questions Вопросы, касающиеся кадров и охраны труда
ПФР pfrf.ru/knopki/online_kons Вопросы по пенсионным отчислениям
ФСС fss.ru/ru/fund/feedback/index.shtml Вопросы по страховым взносам

Как сэкономить за счет оптимизации процессов бухгалтерии

Настройте электронный документооборот в бухгалтерии. Вы будете отправлять контрагентам документы, заверенные электронной подписью. Такие документы являются аналогами оригиналов. Электронный документооборот позволит вам сократить расходы на печать, канцтовары, отправку документов по почте, снизить затраты на содержание архивов, уменьшить трудозатраты за счет автоматизации процесса.

Разработайте и утвердите график документооборота, замотивируйте сотрудников на сдачу первичных документов в бухгалтерию вовремя. Бухгалтеру станет проще организовать рабочий день без авралов и переработок.

Полезные сервисы из статьи:

Авторы статьи: Вита Мушкина, бизнес-тренер, редактор Бизнес.ру; Татьяна Кутузова, главный редактор Бизнес.Ру

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Бухгалтерский аутсорсинг

  • Удобный чат с бухгалтером
  • Прием документов по фотографии
  • Напоминания об уплате налогов
  • Гарантия
  • Кадровое делопроизводство
  • Сдача отчетов в налоговую
  • Согласование договоров

Посмотреть цены

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
×
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.