Новый Бизнес.Ру

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

  • 13 августа 2018
  • 4891

Сэкономить на аренде и привлечь редких специалистов из других городов и даже стран. Все больше компаний понимают выгоды работы на удаленке. По прогнозу аналитиков (исследование J’son & Partners Consulting и «Битрикс 24»), каждый 5-й сотрудник в России уже к 2020 году будет трудиться вне офиса. Представители малого бизнеса и известных компаний рассказывают, как им удалось освоить новый формат и почему на удаленку можно перевести не всех и не всегда.

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

Автор: Татьяна Кутузова, главный редактор Бизнес.ру

170 тысяч руб. в год экономит для компании один сотрудник на удаленке

Часть первая: РАБОТНИКИ

Кого на удаленку перевести можно, кого – сложно, кого – невозможно

Традиционно самой подходящей для удаленки профессией считается программист. На долю таких специалистов приходится 51% от всех удаленных сотрудников в России. Далее следуют представители службы поддержки. За ними – дизайнеры и аналитики. Замыкают пятерку лидеров финансисты. Главный критерий оценки эффективности удаленного сотрудника – итоговый результат. Это значит, что появляется возможность выплачивать оклад или гонорар исключительно за выполненную работу.

В каких отраслях работает больше всего удаленщиков (исследование J’son & Partners Consulting и «Битрикс 24»)

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

В 2016 году Вымпелком запустил проект BeeFree. Концепция программы — 100% ответственности и 100% свободы, цель – привлечь молодежь со свежим нестандартным мышлением и переключить работников с режима «отсидеть с 9:00 до 18:00» на результат. В первый же год проект охватил почти 9 тысяч сотрудников, 72 офиса и 36 городов.

Концепция BeeFree

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

Если сотрудник подключается к проекту, он может работать вне офиса 1 – 5 дней в неделю. Предварительно каждый из таких работников должен пройти курс обучения. Специалисты – один, руководители – другой. По итогам обучения все сдают тест, успешный результат позволяет участвовать в BeeFree. Одновременно с переводом сотрудников на новый формат работы Вымпелком стал искать людей, которые сразу готовы работать в таком режиме.

Стадии включения сотрудников Вымпелком в BeeFree

Текущие работники.

Привычка к традиционным схемам, сопротивление переменам

Новые работники.

Изначальная установка на удаленный формат работы

Вовлечение
  • Открытый диалог
  • Очные встречи «Введение в BeeEREE»
  • Электронные опросы
  • Оценка кандидатов соответствию BeeFree на этапе подбора
  • Вводный курс новым сотрудникам
Адаптация
  • Электронное обучение сотрудников
  • Электронное обучение руководителей
  • Очное обучение для руководителей
  • Тестовые недели на удаленке с последующим обсуждением
  • Наставник BeeFree, закрепленный за новичком
  • Электронное обучение: концепция и инструменты
Мотивация
  • Истории успеха BeeFree
  • Международный опыт
  • Специальная литература об удаленной работе
  • Встречи с экспертами BeeFree
  • Внимательное отношение со стороны руководителя
  • Перспектива работы вне офиса

Насколько важен для работника удаленный формат работы, можно выяснить на собеседовании, предложив ему вакансию в офисе с более высокой зарплатой. Если человек согласится, удаленка для него не ценность – ему более важен размер заработка. Есть риск, что этот работник уйдет в организацию, где ему предложат больше.

Станислав Злобин, руководитель практики по подбору персонала кадровой компании Юнити

Узнать, способен ли сотрудник работать в удаленном формате и показывать нужный результат, можно только во время испытательного срока. Именно в этот промежуток можно оценить насколько кандидат справляется с возложенными на него обязанностями. Если кандидат в течение этого срока дает нулевую результативность, удаленная работа не для него.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

Посмотреть цены

Cамые большие сложности на удаленке связаны с коммуникациями между сотрудниками. Проблемы возникают и при управлении задачами. Это касается как руководителей, так и обычных работников. Задача управленцев – научиться четко планировать работу, так как удаленно разобраться с авралом гораздо сложнее. Поэтому нужно грамотно и четко ставить задачи, подробно информировать сотрудника и обязательно давать обратную связь. Задача сотрудников – научиться самостоятельно организовывать рабочий день, не переключаясь на личные дела, соблюдать дедлайны, и собирать всю необходимую информацию для выполнения каждой задачи. Самостоятельность, самодисциплина и готовность учиться — вот качества, которые у сотрудника должны или уже быть, или появиться в процессе удаленной работы.

Дмитрий Венгеров, старший исследователь технологий искусственного интеллекта, Oracle, Калифорния

Полностью удаленно я работаю уже 14 лет - с 2004 года. С сотрудниками компании, как и со стажерами, которых дают мне в подчинение, мы общаемся по телефону или электронной почте, иногда я приезжаю в ближайший офис на совещания. Когда проект подразумевает коммуникации с европейцами, приходится устраивать видеосовещания не позже 10 утра из-за разницы во времени. Сотрудники компании сосредоточены в разных штатах, но у нас есть система видеоконференций, и каждую неделю с ее помощью мой руководитель устраивает совещания. Конечно, если бы мы все работали рядом, обменивались бы идеями больше. Но так как мы обрабатываем огромные объемы формации, в новых идеях у нас большой потребности нет. На удаленку можно переводить сотрудников на тех проектах, где не нужно часто общаться друг с другом. Никаких подводных камней в достижении тех целей, которые я ставил себе на работе, я не обнаружил. Начальство тоже довольно моей работой. Но я занимаюсь разработкой новых алгоритмов и решаю нестандартные задачи, поэтому мне такой формат очень подходит. Многие из моих друзей-программистов работают из дома один день в неделю. Они говорят, что в эти дни успевают сделать больше, чем в офисе, потому что их не отвлекают ненужные разговоры и совещания на работе.

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

Некоторых сотрудников можно и вовсе вывести из штата. Например, если у вас в компании меньше 50 человек, по закону вы имеете право передать на аутсорсинг охрану труда. Если в компании не больше 100 человек, попробуйте вывести бухгалтерию на сторону – это дешевле услуг штатного бухгалтера.

Ольга Данилова, старший бухгалтер-эксперт сервиса Главбух Ассистент

Услуги по ведению бухгалтерии на аутсорсинге в среднем обойдутся вам в 7 000 рублей в месяц. Как это работает на примере Главбух Ассистент. Вы пишете нашему ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы.

Пример чата в Главбух Ассистент

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

Часть вторая: ГРАФИК РАБОТЫ

Кому можно разрешить один день, а кого не страшно отпустить на всю неделю

Если отпустить весь коллектив на удаленку в одночасье сложно, начните с одного-двух дней в неделю. Такой формат подойдет практически всем работникам, чья должность не требует постоянно находиться в офисе. Это удобно, когда специалист может получить задание на день и спокойно его выполнить дома, не тратя время на дорогу. В Вымпелком поступили смелее и предложили сотрудникам самим определить удобный для них график – они могут дистанционно работать один, несколько дней в неделю или же все время.

Кто и как работает в Вымпелком

Работают в офисе (50%) Работают удаленно и в офисе (25%) Работают полностью удаленно (25%)
Что делают Взаимодействуют с печатными документами Выполняют Digital-функционал, есть необходимость живого общения Выполнят Digital-функционал
Примеры специальностей Кадровики, кассиры, специалисты по поддержке операций Менеджеры, руководители Аналитики, технологи, поддержка продаж на рынке B2C, центр поддержки клиентов
Где работают На закрепленных местах Дома и в офисе на рабочих местах, которые ни за кем не закреплены Дома, при необходимости в офисе

Юлия Анисимова, ведущий специалист по работе с персоналом компании 3М

Компания 3М ввела в практику гибкий рабочий график, а также возможность работать из дома уже несколько лет назад. Сотрудники могут пользоваться данными опциями по согласованию с руководителями и с учетом характера работы. Например, проектный менеджер может появляться в офисе только по мере необходимости и иметь очень гибкий график рабочего времени, а операторы производства должны быть на рабочем месте строго к началу своей смены. Важно помнить, что если некоторые члены команды часто работают удаленно, то нужно обязательно проводить периодические регулярные встречи и собрания, чтобы сохранить общность целей и легкость взаимодействия.

В 3М есть интересная тенденция среди женщин, которые недавно стали мамами. Очень многие уходят в декрет на непродолжительное время и после рождения ребенка выходят на частичную занятость с возможностью работать из дома. Так они быстрее возвращаются к работе и при этом могут находиться рядом с ребенком.

Максим Гликин, заместитель главного редактора телеканала «Дождь»

На телеканале «Дождь» есть работы, которые сотрудники выполняют дистанционно. Например, выкладывают на сайт материалы. Особенно это актуально в выходные, поздно вечером или рано утром. При этом основной коллектив – те, кто добывают информацию, все равно приходят в офис, когда не находятся в командировках. Минус удаленной работы в том, что человек в нужный момент может оказаться не на связи, а без него вопрос не решить. Кроме того, в коллективе многие вещи делать проще. Например, мозговой штурм провести легче, когда мы собираемся в одном помещении. В коллективе сотрудник заряжается общей энергией, он видит, как другие стараются и сам начинает стараться. Когда нет коллектива, подражать нечему. Особенно это касается молодых, начинающих – им легче учиться в коллективе.

Часть третья: МОТИВАЦИЯ

Как, чем и зачем мотивировать удаленщиков

Одна из главных проблем, которая возникает при переводе сотрудников на удаленку – они перестают чувствовать себя частью команды, обосабливаются и теряют мотивацию. Затем начинает падать производительность. Если не принять мер, в результате можно потерять сотрудника.

Маргарита Удовенко, руководитель Департамента рекрутинга кадровой компании Юнити

При подборе сотрудников на удаленку важно помимо компетенций по профилю оценивать мотивацию кандидатов. В России большинство привыкло получать зарплату за процесс, а не за результат. Очень важно нацелить удаленного работника именно на результат. У удаленщиков должны быть прозрачные KPI - понятные и измеримые.

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

В малом и среднем бизнесе хорошо работают более гибкие схемы – работников можно мотивировать собственным примером. Вдохновлять, вести за собой.

Иван Солдатенко, генеральный директор ООО Вефун (медиафасады, рекламные кампании)

Кнут не действует на удаленке – вообще никак. Поначалу я пытался жестко контролировать работников. Типичный результат – невнятное мычание в трубку. На удаленке по первому времени это больше даже не труд работников, а мой труд – сотрудники как мои руки, самостоятельность приходит потом. Двое бывших удаленщиков сейчас стали моими партнерами – они выросли, и я отдал им партнерство.

Работников нужно воодушевлять, ставить личный пример, показывать, как зарабатывают другие, устраивать среди них гонки. Один из моих удаленных работников заключил сделку на 8,5 миллионов, и я купил ему машину. Человек нарадоваться не мог. Но я знаю, что он еще 4 контракта заключит, которые эти деньги окупят. А потом я рассказал всем об успешном опыте этого работника и тем самым мотивировал весь коллектив: за два месяца они увеличили прибыль в два раза.

Направляйте, вдохновляйте своим примером и внушайте, что это общее дело. Главный посыл – все возможно, и ничего не нужно откладывать на завтра. Единственные рамки, которые должны быть – законодательные. Важен свой пример – я показываю, как сам делаю звонки потенциальным клиентам, как выхожу на человека, который принимает решения.

Рассказывайте работникам о золотых горах. Но сначала поверьте в легенду сами. Вот так: мы заработаем миллиард. Почему? Потому что у нас есть секрет. С его помощью мы заработаем миллиард. У нас есть человек, который нам поможет. Но надо сделать 60 звонков в день. И если человек реально в это поверит, он будет это делать. Но главное – самому верить. Важно замотивировать сначала себя, остальные это почувствуют.

Часть четвертая: РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО

Нужен ли офис тем, кто работает вне офиса

Самая большая экономия при переводе коллектива на удаленку – на аренде и коммунальных платежах. При этом полностью освобождаться от помещений не нужно – у сотрудников должно быть место, которое они могут посещать при необходимости. Это сближает, создает ощущение команды. Например, в рамках BeeFree Вымпелком часть офисов закрыл, а часть реорганизовал в коворкинги. Появились новые переговорные комнаты, релакс-зоны с ярким оформлением.

Иван Солдатенко, генеральный директор ООО Вефун (медиафасады, рекламные кампании)

У меня на удаленке вся команда. Но у нас есть офис – это такое место силы, он у нас в Москва-Сити, в башне Империя. Окружение сподвигает на великие дела – там чувствуешь себя по-другому. Есть маленькое техническое помещение рядом с метро Молодежная. Но там нет этого чувства. Офис нам нужен не для того, чтобы там сидеть, он – для статусности. Сотрудники могут приезжать туда, когда им удобно – общаться, приводить клиентов. Каждую неделю я провожу встречи с коллективом. Это повод собраться всем вместе, посидеть, пообщаться, обсудить новые идеи, посмотреть сверху на Москву, поиграть в Мафию – можем засиживаться до 6 утра. Это очень сплачивает команду. Раз в месяц на встречи приезжают те, кто работает на удаленке не из России.

Часть пятая: IT-ИНФРАСТРУКТУРА

Как создать удобную среду и защитить компанию от информационных угроз

Популярность удаленной работы растет благодаря развитию IT-технологий. Они позволяют создавать единую среду и выстраивать коммуникации с сотрудниками, которые находятся даже на разных континентах. 76 % руководителей отмечают, что софт влияет на экономическую эффективность работы на удаленке. Вымпелком при переходе на дистанционный формат работы пересмотрел действующую IT-инфраструктуру. В результате выбрали технологию удаленного рабочего места VDI, которая позволяет зайти внутрь корпоративной сети, но при этом не позволяет скачать информацию. У сотрудников есть полноценный доступ в корпоративную сеть и весь необходимый софт, при этом они могут работать с любого оборудования: ноутбука, смартфона, стационарного компьютера. Между собой сотрудники взаимодействуют с помощью корпоративной почты, внутренней соцсети и внутрикорпоративного мессенджера.

IT-решения для удаленной работы

  • Технологии для удаленного подключения к рабочему месту. Виртуальные рабочие столы, облачны сервисы, терминальное подключение.
  • Приложения с веб-интерфейсом. Базы данных, CRM и ERP-системы. У распространенных бизнес-приложений есть веб-версии, которыми удобно пользоваться независимо от того, где находится сотрудник.
  • Приложения для взаимодействия между сотрудниками. Мессенджеры, конференцсвязь, IP-телефония, корпоративные порталы.
  • Средства, которые обеспечивают информационную безопасность. Программно-аппаратные комплексы, которые обезопасят от утечки информации.

Какой софт используют удаленные работники (исследование J’son & Partners Consulting и «Битрикс 24»)

Как бизнес переводит сотрудников на удаленку. Опыт Вымпелком, 3М и Oracle

Дмитрий Слободенюк, коммерческий директор компании Arinteg (системный интегратор по информационной безопасности)

Тенденция перевода сотрудников на удаленную работу набирает обороты. Это позволяет всегда иметь необходимых специалистов в условиях территориально распределенных работ. Решение, которое позволяет экономить деньги не только на аренде и текущих расходах компании, но и на оборудовании.

Существует целый ряд типовых угроз информационной безопасности для удаленных работников. Противостоять им можно с помощью функциональных программно-аппаратных комплексов. Все угрозы можно разделить на 4 сценария.

Сценарий 1. Сотрудник организации утерял или забыл ноутбук с данными, затем ноутбук попал в руки злоумышленника.

Как защитить заранее. Злоумышленник не сможет получить доступ к конфиденциальной информации, если ее помещают в защищенные файловые контейнеры с ограниченным доступом на жестком диске устройства.

Сценарий 2. Сотрудник оставил ноутбук без присмотра в рабочем состоянии. Злоумышленник может воспользоваться ситуацией и совершить попытку несанкционированного копирования конфиденциальной информации.

Как защитить заранее. Защитить информацию от несанкционированного доступа можно с помощью политики работы со сменными физическими носителями информации. Она обнаруживает и допускает к работе только доверенные носители.

Сценарий 3. В процессе передачи данных от пользовательского удаленного рабочего места (ноутбука) до головного офиса организации злоумышленник может перехватить сетевые пакеты, содержащие конфиденциальную информацию.

Как защититься заранее. Установить на пользовательский ноутбук программный комплекс, который выполняет функции VPN-клиента. Он создаст защищенный канал передачи данных с шлюзом безопасности, который находится в офисе организации.

Сценарий 4. Сотрудник совершил попытку копирования конфиденциальной информации из корпоративной программы в текстовый файл для использования в личных целях, совершая, по сути, инсайдерскую атаку.

Как защититься заранее. Сделать процесс работы в корпоративном программном обеспечении изолированным с помощью средств защиты информации от несанкционированного доступа. Сотрудник физически не сможет скопировать информацию.

Для защиты мобильных устройств сотрудников организации, а это и смартфоны, и планшеты, и ноутбуки, рекомендую использовать решения класса Mobile Device Management (MDM). Они обеспечивают контроль и безопасность устройств при работе в корпоративных системах. Такие решения можно гибко настраивать, у них широкие возможности по доставке корпоративных политик и правил на устройство и главное, они позволяют полностью уничтожить корпоративные данные или, при необходимости, полностью очистить устройство. Обязательный элемент – создание защищенного VPN-соединения между устройством сотрудника и центральным офисом организации.

Хочу отметить, что использование технических средств защиты не даст 100%-ной гарантии от утечек информации. Основной источник утечек – сотрудник компании. Поэтому повышайте осведомленность сотрудников в области информационной безопасности с помощью инструктажей, информационных рассылок, курсов повышения квалификации.

Часть шестая: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Жесткий контроль или максимальная свобода

Понятия «удаленная работа» в трудовом законодательстве нет. Это общепринятое выражение, которое означает, что работник выполняет свои обязанности удаленно от места нахождения работодателя. Когда работодатели говорят об удаленке, чаще всего имеют в виду дистанционную работу. Условие о выполнении функционала дистанционно – это обязательное условие трудового договора. Его обязательно нужно внести в договор при переводе сотрудника на удаленку. Это важно и с точки зрения законодательства, и с точки зрения мотивации – сотрудник должен понимать, что все процедуры в компании прописаны и полностью прозрачны. Вы также можете прописать в дополнительном соглашении скорость ответа на запросы руководителя и другие показатели.

В некоторых компаниях удаленные сотрудники каждое утро составляют список задач на день, а вечером отчитываются по нему перед руководителем – это удобная и прозрачная схема.

В отношении дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку оценка условий труда, а следовательно, и указать условия труда на рабочем месте. Это также нужно отметить в дополнительном соглашении при переводе на удаленку.

Юлия Анисимова, ведущий специалист по работе с персоналом компании 3М

И для компании, и для наших сотрудников важно, что все отношения строятся на доверии, поэтому у нас нет ежедневных отчетов по выполнению задач, как нет и жесткого контроля за тем, сколько времени сотрудник проводит на рабочем месте. Сотрудники обсуждают с руководителями и выставляют цели на год вперед, регулярно подводя итоги и оценившая именно достигнутые результаты. В конце года руководители подводят общие итоги с сотрудниками и оценивают их работу за год. Это позволяет уйти от микроменджмента и предоставить сотрудникам свободу действий, которая для многих очень важна. При этом сотрудник всегда может обсудить актуальные вопросы на личных встречах с руководителем, командой, а также проконсультироваться с коллегами из других отделов. Сотрудники знают о том, какие задачи им нужно выполнить, и сами организовывают свою работу.

Введение в организации гибкого графика и возможности работать из дома может оказать очень позитивное воздействие на вовлеченность и мотивацию сотрудников, а также положительно повлиять на результаты деятельности, но это очень зависят от уровня развития корпоративной культуры, в частности, от степени доверия между руководителями и сотрудниками, а также от высокого уровня личной ответственности сотрудников. Перед тем, как запускать такой режим работы, хорошо оговорить с сотрудниками «правила игры»: например, для каждого члена команды четко обозначить объем работ и срок исполнения задач. Также на старте важно оценить готовность организации и всей команды к переходу на такой «доверительный» режим работы.

При описании проекта BeeFree использованы материалы: презентация «Проект внедрения удаленной работы в Билайн», itweek.ru, the-village.ru.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Бухгалтерский аутсорсинг

  • Удобный чат с бухгалтером
  • Прием документов по фотографии
  • Напоминания об уплате налогов
  • Гарантия
  • Кадровое делопроизводство
  • Сдача отчетов в налоговую
  • Согласование договоров

Посмотреть цены

Рекомендации по теме
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.