Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как автоматизировать управленческий учет

666
Как автоматизировать управленческий учет
В любой коммерческой организации на должном уровне должен быть поставлен управленческий учет. Он играет главную роль при принятии решений, от которых зависит развитие компании. Автоматизация управленческого учета – это автоматизация всех процессов, которые задействованы в управлении фирмой. Программа для управленческого учета позволяет осуществлять учет наиболее эффективно для принятия и реализации нужных решений

Содержание:

1. Для чего нужен управленческий учет
2. Автоматизация управленческого учета
3. ERP-система – программа для автоматизации управленческого учета
4. Управленческий учет в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Для чего нужен управленческий учет

Часто предприниматели путают понятия, связанные с разными видами учета в своей коммерческой организации. Эти виды следующие:

  1. Бухгалтерский учет. Это всем известная и понятная запись финансовых и других операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с принятой в фирме учетной политикой.
     
  2. Налоговый. Это фиксирование всех операций с точки зрения правильного исчисления и уплаты налогов, а также с целью оптимизации налоговой нагрузки на конкретную фирму в соответствии с действующими законами.
     
  3. Управленческий. Это фиксирование, обработка, анализ, преобразование, то есть, вся работа с абсолютно всей информацией, с которой менеджменту предприятия приходится работать и на основе которой вырабатываются правильные решения.

Организация ведения управленческого учета включает в себя также налоговый и бухгалтерский виды учета.

Организация управленческого учета обеспечивает руководство фирмы своевременной, полной и достоверной информацией, необходимой для принятия важнейших решений, направленных на реализацию стратегических и тактических планов. Отчетами и выводами, основанными на ее результатах пользуется, главным образом, высшее руководство предприятия – директор, коммерческий и финансовый директоры, совет директоров, учредители и акционеры компаний.  

Читайте также: Как написать скрипты для менеджеров по продажам, которые дадут результат

Управленческий учет подразумевает управление всеми процессами в фирме:

  1. Управление продажами.
  2. Закупками и запасами, движением на складе и внутрифирменным перемещением товаров и продуктов.
  3. Управление производством и себестоимостью.
  4. Управление финансами предприятия – бухгалтерия, налоги, движение денег, бюджетирование.
  5. Управление взаимоотношениями с деловыми партнерами, покупателями, заказчиками и клиентами.
  6. Управление персоналом фирмы, анализ эффективности работы менеджеров.
  7. Другие функции, зависящие от специфики работы фирмы.

Читайте также: CRM-система: как вывести отношения с клиентами на новый уровень

Автоматизация управленческого учета

У многих предпринимателей, бизнес которых относится к малому или микро, система управленческого учета реализуется в Excel. Этот всем известный табличный процессор действительно позволяет достаточно комфортно обрабатывать небольшой массив информации, строить таблицы, графики, взаимосвязи между данными и т. д., то есть решать задачу как вести управленческий учет на предприятии.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

 Однако, чем крупнее организация, тем массив этой информации будет значительно больше, обрабатывать ее будет труднее. Во-первых, предпринимателю необходимо будет обладать углубленными знаниями в работе с Excel либо нанять для этого специального сотрудника. Во-вторых, работа в Excel предполагает, что пользователь сам для себя и под свои нужды строит автоматизированную схему, программирует ее.

Поэтому, не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно где-то сделать ошибку. Например, посчитать неправильно тот или иной показатель (рентабельность сделки, калькуляция себестоимости, финансовый план и т. д.), на основе которого будет выработано и реализовано неверное решение.

С точки зрения бизнеса это недопустимо. Поэтому наиболее оптимальным является использование специальных программных продуктов.    

Автоматизация процессов управленческого учета решает следующие важные задачи.

1. Автоматизация управленческого учета позволяет выстроить систему бюджетов компании. Бюджет, если говорить просто – это план деятельности, выраженных в деньгах, финансовый план. В фирме обычно выделяют следующие виды бюджетов

  • Бюджет продаж. Это план продаж общий по фирме, который также может (и будет) детализироваться по структурным подразделениям фирмы, которые занимаются реализацией, вплоть до каждого менеджера.
  • Бюджет закупок. Плановый документ для тех менеджеров, которые занимаются закупкой товаров, материалов, комплектующих и т. д. 
  • Бюджет расходов. Он может разделять на два вида: бюджет прямых и косвенных затрат. Также бывает общий и детализированный по подразделениям и отделам.
  • Бюджет движения денежных средств – по фирме и по подразделениям.

2. Выстроить полностью управляемую схему контроля над финансовыми потоками. Руководитель фирмы может в любое время увидеть движение финансов в любом направлении в любом разрезе.

3. Автоматизация управленческого учета выстраивает схему финансовых показателей, которые необходимы именно этой фирме, которые будут рассчитываться автоматически. При этом очень удобно и важно то, что в автоматизированной системе руководитель может увидеть, как то или иное решение скажется на финансовом состоянии его компании еще до того, как это решение принято.

То есть, в программу вводятся некие данные (закупки, продажи, кредиты, инвестиции и другие), она сразу рассчитывает, как это закупки, продажи, инвестиции и т. д. повлияют на финансовое состояние компании. Видя эти расчеты, руководитель понимает, стоит принимать то или иное решение или не стоит.

К этим финансовым показателям относятся разные виды рентабельности – продаж, инвестиций и т. д. К ним относятся показатели оборачиваемости – запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и другие. К этим показателям относится формирование прогнозного и отчетного баланса активов и пассивов предприятия на любую дату. Состав нужных показателей предприниматель формирует для себя сам, исходя из целесообразности.

Финансовый анализ является важнейшим элементом менеджмента в любой фирме.

4. Организация управленческого учета выстраивает систему оперативного анализа «План-Факт». Она позволяет в любой момент времени отследить, как выполняются поставленные задачи и, в случае необходимости, внести корректировки.

5. Позволяет максимизировать эффективность управления всеми ресурсами и запасами, минимизировать любые риски.  

6. Позволяет минимизировать затраты на ввод и обработку информации.

7. Позволяет составлять, анализировать, корректировать три важных документа – бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), баланс активов и пассивов.

Эти три документа всегда должны быть доступны руководителю компании, так как именно в них представлено состояние дел в фирме в любой момент времени.

Позволяет правильно определить центры финансовой ответственности (ЦФО)и эффективно с ними работать. Определение ЦФО является элементом системы бюджетирования (в свою очередь, это важная часть управленческого учета).

ЦФО бывают:

  • Доходные или ЦФО по прибыли. Это может быть коммерческий отдел, отдел продаж, то есть, те, кто занимается продажами.
  • Расходные ЦФО. Отдел закупок, отделы, ответственные за производство и т. д.

Читайте также: Как вести учет клиентов

Это общая структура задач. Автоматизация этих процессов подразумевает то, что все эти задачи решаются, анализируются одновременно, потому что выполнение любой из указанных выше функций моментально влияет на эффективность работы предприятия.

В зависимости от сферы бизнеса, вида конкретной деятельности, масштабов фирмы, компания выбирает, решение каких из указанных задач необходимо автоматизировать. Потому что в ритейле, в производстве, в услугах, в транспорте, в строительстве и т. д. перечень задач будет разный. Каждый предприниматель выстраивает и автоматизирует систему под свой бизнес.

ERP-система – программа для автоматизации управленческого учета

Программа для управленческого учета бывает в виде так называемой ERP-системы. ERP -  Enterprise Resource Planning. В переводе с англ. означает Управление Ресурсами Предприятия. Это управление всеми активами фирмы – трудовые ресурсы, материальные, финансовые, интеллектуальные.  Наиболее известные ERP-системы -  Baan, Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards.

Обычно ERP-система включает в себя следующие модули:

  1. Финансы. Это бухгалтерия, налоги, движение денежных средств. Автоматизировано все, что связано с деньгами, их движением, а также эффективностью использования.
     
  2. Операции. Это непосредственно коммерческая деятельность и все, что связано с ее обеспечением: закупки, производство, продажи, логистика, реклама и продвижение, взаимоотношения с партнерами и другие.   
     
  3. Персонал. В этом модуле автоматизирована вся работа с сотрудниками фирмы: оформление на работу, договоры, расчет заработной платы, отпуска, больничные, компенсации, поощрения и т. д.
     
  4. Аналитика. Это расчет показателей финансовой деятельности – рентабельность, прибыльность, оборачиваемость и т. д.
     
  5. Баланс. Главный отчет, отражающий состояние активов фирмы и их источников в любой момент времени, а также динамику.

Читайте также: Какими CRM пользуется малый бизнес: опыт предпринимателей

Для многих публичных компаний – это те фирмы, чаще крупные акционерные фирмы, которые публикуют свою отчетность, акции которых котируются на фондовых биржах – внедрение ERP-системы и ведение управленческого учета является обязательным. На это обращают внимание и принимают к сведению при принятии решений инвесторы, банки и другие партнеры крупных компаний.   

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Многие учетные программы, используемые малыми и микро предприятиями, позволяют предпринимателям автоматизировать многие важные управленческие процессы.

Управленческий учет в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

В облачном сервисе «Бизнес.Ру» реализовано ведение управленческого учета, его некоторых элементов.

1. Автоматизация учета товаров на складе. Автоматизированы все бизнес-процессы, связанные с закупкой и реализацией:

  • Автоматизация учета по партиям и серийным номерам.
  • Ведение учета работы с прайс-листами и ценниками.
  • Ведется отслеживание и контроль всего цикла продаж, начиная с подготовки и отправки коммерческого предложения, заканчивая выставлением счетов-фактур и счетов на оплату.
  • Разработка, внедрение и анализ эффективности различных программ лояльности для покупателей и клиентов.

2. Аналитика:

  • Расчет и анализ рентабельности по товарным группам и отдельно по продуктам.
  • Анализ прибыльности отдельных заказов.
  • Анализ эффективности доходов и расходов фирмы.
  • Прибыльность (или убыточность) фирмы может анализироваться в различных разрезах: по организациям, по складам, по магазинам, по группам товаров, по разным сегментам клиентов.
  • Работа менеджеров также анализируется.

3.  Учет работы с поставщиками, программа для учета договоров и других документов

4. Кассовые операции.

5. CRM-система. Эта программа управленческого учета имеет встроенную CRM-систему.

Среди явных преимуществ онлайн-сервиса «Бизнес.Ру» является то, что это облачная программа: все управленческие функции предприниматель имеет возможность реализовывать дистанционно, находясь в любой точке мира.

Сервис «Бизнес.Ру» оптимально подходит для организации управленческого учета предприятий в сфере малого и среднего бизнеса.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.