Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

1035
Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации
Эффективность торгового бизнеса определяется, прежде всего, объемами продаж. Этот показатель, в свою очередь, находится в прямой зависимости от эффективности работы каждого отдельного специалиста по продажам. Поэтому контроль продаж, осуществляемых менеджерами является одной из важных функций бизнеса. Отчет менеджера по продажам является первым и главным документом, на основании которого проводится анализ эффективности его работы. Также есть эффективные метод и способ автоматизации контроля работы менеджеров.

Содержание:

1. Контроль менеджеров по продажам
2. Виды контроля менеджеров по продажам
3. Чек-лист для контроля продавцов и менеджеров по продажам
4. Автоматизация контроля работы менеджеров по продажам в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Контроль менеджеров по продажам

Каждый бизнес, в том числе, ритейл, преследует определенные цели: максимизация прибыли (прежде всего, это глобальная, главная цель), увеличение объемов продаж, расширение рынков сбыта, увеличение конкурентноспособности по сравнению с другими игроками рынка, увеличение лояльности покупателей к своему бизнесу и другие.

Для достижения этих целей перед бизнесом в целом и перед его структурными подразделениями и направлениями ставятся конкретные задачи. Это же касается менеджеров по продажам: максимизируя эффективность выполнения своих задач, своей работы, каждый вносит свою лепту в достижение целей своей фирмы.

Так как продавец работает не на себя и не для себя, так как его работа связана с достижением целей фирмы, то, как он выполняет свою работу, требует постоянного контроля. На всех этапах продаж менеджера по продажам ставится конкретная задача, которая выражается, в том числе, в каких-то стоимостных, количественных показателях, достижение которых необходимо контролировать.

В случаях, когда плановые или ожидаемые показатели результатов работы не удовлетворяют ни работника, ни руководство, необходимо провести аналитическую работу, разобраться в причинах этого и исправить ситуацию.

Оценивать работу менеджеров по продажам (собственно, всех других работников фирмы тоже) необходимо периодически, постоянно. Делать это нужно по следующим причинам:

1. На рынке и в той конкурентной среде, в которой делает бизнес фирма или предприниматель, происходят постоянные изменения. Иногда они незаметные, иногда существенные, например конъюнктурные изменения в цене и спросе.

Ко всем этим изменениям необходимо вовремя и адекватно адаптироваться, приспосабливая их (или приспосабливаясь к ним) таким образом, чтобы они сыграли на руку предпринимателю и сказались в конечном итоге на повышении эффективности бизнеса.

Иногда и сам бизнес, и работники фирмы приспосабливаются к изменениям автоматически и не заметно. Иногда необходимо проводить для этого какой-то специальный комплекс мероприятий, например, провести дополнительные тренинги для сотрудников, нанять дополнительного специалиста, коуча, отправить людей на стажировку и т. п. В любом случае, в связи с изменчивостью рынка, контроль за работой персонала должен быть постоянным. 

2. Контроль отдела продаж необходим в связи с тем также, что постоянно меняются технологии продаж, появляются новые методики и т. д. Недопустимо, чтобы ваш работник работал по-старому, а персонал конкурента применял передовые разработки и методики работы. Соответственно, нужно постоянно следить за тем, чтобы ваши люди всегда были в курсе последних изменений, применяли их и действовали всегда в актуальном русле. 

3. Кроме того, что постоянно изменяется рынок, постоянно появляются новые, современные и более эффективные способы работы, меняется и сам человек.

Продавец – это, прежде всего, человек, у которого, кроме работы, есть другая жизнь, которая оказывает влияние на работу и ее результативность. Привычки, увлечения, усталость – все это может сказаться и сказывается на результативности работы человека.  

Читайте также: Сверхурочная работа в 2016 году: порядок привлечения к работе и оплата

При контроле продаж учитываются обычно следующие моменты:

  1. Достаточно ли продавец загружен работой, то есть, достаточно ли у него заказов.
  2. Насколько хорошо этот продавец поддерживает уровень сервиса при обслуживании и общении с клиентом для того, чтобы этот клиент был удовлетворен покупкой (оказанной услугой), чтобы он был лоялен к этой фирме.
  3. Есть ли и если есть, то какие именно недостатки в работе специалиста. Если они есть, необходимо определить, кто или что является причиной этих недостатков: сам продавец, его непосредственный руководитель, руководитель фирмы, другие сотрудники, недостаточно проработанные методы работы и т. д.
  4. Оценив эти моменты необходимо определить, что можно и нужно сделать, чтобы отдача от работы продавца отдела продаж была еще больше.

Главным источником информации для анализа работы человека и выработки последующих рекомендаций и корректировок является отчет менеджера по продажам, в котором, собственно, представлена вся необходимая информация.

Читайте также: Ненормированный рабочий день в 2016 году

Виды контроля менеджеров по продажам

Контроль за работой продавцов (отдела продаж ) бывает следующих видов (основой служит отчет менеджера по продажам, отчет по продажам):

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

1. Предварительный контроль. Это еще не анализ эффективности  работ человека, это, прежде всего, выявление его потенциала. На этот момент выявляются такие вещи, как:

  • Навыки и знания продавца (персонала отдела продаж ) – о том, что он продает, о законах, которые ему необходимо соблюдать в процессе своей работы. 
  • Его коммуникативные способности, насколько хорошо он общается с людьми.
  • Анализируются плановые показатели для конкретного продавца.

2. Текущий контроль. Имеется в виду обычно ежедневный контроль, для этого можно сотрудникам вменить в обязанность составлять о проделанной работе ежедневный отчет. В зависимости от специфики бизнеса, он может осуществляться чаще или реже. Отчет менеджера по продажам (отчет по продажам) является документом, на основе которого контролируется текущая деятельность.

Ежедневный отчет менеджера по продажам образец может быть обычным и даже самым простым в виде перечисления тех действий и работ, которые человек совершил и выполнил в течение рабочего дня.

3. Заключительный контроль. В этом процессе анализируется то, как выполнен план, каковы перспективы на дальнейшую работу, с какими трудностями пришлось столкнуться и что сделать, чтобы их предотвратить в будущем. Заключительный контроль необходим для того, чтобы запланировать дальнейшую деятельность, составить следующий план – такой же примерно или же более амбициозный.

Отчет менеджера по продажам, необходимый на всех этапах контроля, составляется либо самим продавцом (сотрудником отдела продаж), либо его непосредственным руководителем, либо это делается совместно.

Кроме того, важным источником информации для вышеуказанных целей являются различные учетные документы, которые есть в фирме: регистры и журналы (договоров, накладных, выписанных счетов и т. д.), таблицы, ведомости и другие, это, прежде всего, бухгалтерские документы.

Читайте также: Книга отзывов и предложений: как правильно реагировать на жалобы клиентов

Чек-лист для контроля продавцов и менеджеров по продажам

Для эффективного контроля можно и будет не лишним составить чек-лист, в котором расписать четкий алгоритм того, как это т контроль будет производиться. В чек-листе могут быть включены следующие пункты:

  1. Бизнес-процессы и система продаж. Это значит, оценить те процессы и правила, которые существуют сегодня и сейчас в магазине, внутреннюю логистику: насколько все хорошо работает на результат и что можно и нужно улучшить.
  2. Клиенты. Проверить, насколько клиент и покупатели довольны обслуживанием, насколько фирма в целом ориентирована на клиента и насколько сотрудник отдела продаж вежлив, учтив, грамотен, осведомлен о продаваемом продукте и т. д.
  3. Знание товара и продукта. Обязательно проконтролировать, как хорошо и профессионально продавец знаком с тем товаров и продуктом, который продает. В случае необходимости поработать над упущениями и недостаточными знаниями и навыками.
  4. Тайминг и тайм-менеджмент. Вообще правильное и эффективное распоряжение собственным временем – большая проблема не только для работников фирмы, но и для любого человека. Работника надо обязательно научить правильно планировать свое время.
  5. Результативность работы. Она должна оцениваться ежедневно, чтоб в случае необходимости вносить корректировки в работу и план. Отчет менеджера по продажам (отчет по продажам) для этого является важным документом. 
  6. Атмосфера в коллективе. То, что отношения внутри коллектива, отношения между руководством и сотрудниками, отношение директора к подчиненным и обратно, являются важным фактором успешного бизнеса, очевидно. Эти процесс также необходимо постоянно отслеживать и поддерживать внутреннюю атмосферу на должном уровне.
  7. Обучение. Необходимость постоянного обучения персонала, связанного с торговлей, как и любых других специалистов фирмы, является необходимостью, обусловленной не только недостаточностью знаний и навыков, но и постоянной изменчивостью среды, в которой делается бизнес. Чтобы не отстать от конкурентов, учиться новому нужно всегда и постоянно.

Отчет менеджера по продажам необходим, как источник информации для оценки его работы.

Читайте также: Как выбрать систему подсчета посетителей магазина

Автоматизация контроля работы менеджеров по продажам в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Все бизнес-процессы в магазине могут быть автоматизированы, что приведет к повышению их эффективности в частности и в целом бизнеса. Процессы контроля, в том числе, за продавцами (контроль продаж), также могут быть и должны быть автоматизированы. Для этого есть ряд инструментов.

Одним из них и наиболее оптимальным решением является онлайн-сервис «Бизнес.Ру», который предоставляет удобные возможности предпринимателю для всестороннего контроля за всеми бизнес-процессами в своем магазине, в том числе, контроль за работой всех сотрудников, включая теми, кто занят торговлей.

Многопользовательская система, установление прав пользователей

Прежде всего, необходимо сказать, что онлайн-сервис «Бизнес.Ру» является многопользовательской системой, которая позволяет работать неограниченному числу лиц.

Кроме того, предприниматель может в этом сервисе вести несколько бизнесов, для этого есть все необходимые удобные инструменты. К примеру, предприниматель может быть собственником магазина одежды, продуктового магазина, автосервиса, автосалона одновременно. Контролировать все, что происходит во всех направлениях деятельности, в том числе, осуществлять контроль за работой людей, бизнесмен может делать в режиме реального времени в одной программе «Бизнес.Ру».

Очень важным является то, что сервис позволяет устанавливать разграничение прав пользователей. К примеру, тот или иной сотрудник фирмы, менеджер по продажам имеет право создавать, редактировать и удалять только свои документы, а чужие, он имеет право (или не имеет такого права) только просматривать. Либо менеджер по продажам может просматривать и работать только со своими документами.

Разграничение прав возможно по категориям работников – отдельные права для менеджеров, для кассиров, бухгалтеров и т. д.

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Если у предпринимателя несколько бизнесов, можно настроить  так, что работник одной организации будет видеть и работать с информацией только в раках фирмы, в которой он работает. Можно настроить также больше и меньше прав, включая информацию и данные по другим бизнесам.

Для того, чтобы ввести нового сотрудника в работу с сервисом, не нужна долгая регистрация – достаточно создать ему учетную карточку, ввести имя и фамилию, присвоить логин и пароль.

Читайте также: Установление цен в магазине: программа для ценообразования

Лишить того или сотрудника фирмы прав работы в сервисе можно одним кликом.  

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Фиксация результатов работы каждого продавца

Для оценки эффективности каждого отдельного продавца в «Бизнес.Ру» возможно отнесение продаж по продавцам. Например, в магазине есть кассир и есть несколько продавцов-консультантов в торговом зале.

Все продажи фиксирует один кассир, пробивая чеки, соответственно. Но в систему он может делать разнесение продаж по продавцам: эту вещь продал первый продавец, а тот продукт продал второй и так далее. В чеке также можно указать конкретного продавца, к которому эта продажа относится.

В дальнейшем эта информация используется для анализа эффективности работы, а также при расчете заработной платы (процентов с продаж).

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Контроль в режиме реального времени

Даже находясь далеко от магазина и другого предприятия, например, на отдыхе за границей, предприниматель может в любой момент знать точную информацию:

  • Кто находится сейчас за кассой.
  • Сколько продаж проведено по данной кассе.
  • В какое время кассир начал работать (не опоздал ли) и вообще пришел ли сегодня на работу.
  • Есть ли вообще продажи по этой конкретной кассе или кассир вошел в систему, но по какой-то причине не работает.
  • В какое время вошли в систему (залогинились) сотрудники фирмы – журнал авторизации. Это, кстати, важная функция, относящаяся к безопасности, в том числе, коммерческой. Если предприниматель видит, что кто-то зашел в систему ночью, в нерабочее время или с нестандартного места, у него к этому сотруднику могут появиться вопросы.

Контроль онлайн удобен тем, что для получения информации нет необходимости обзванивать все точки. Достаточно войти в систему и посмотреть на монитор компьютера. Это значительно сокращает время и позволяет в случае необходимости максимально оперативно принимать необходимые управленческие решения. В онлайн режиме контролируется абсолютно вся работа торговой точки.

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Читайте также: Как сделать SWOT-анализ для розничного магазина

Фильтры

Вся необходимая для принятия тех или иных управленческих решений информация для удобства может быть отфильтрована:

  • По дате.
  • По менеджерам и кассирам (по пользователям).
  • По торговым точкам.
  • По товарам и товарным группам.

История

По любому документу можно отследить его историю: создание, редактирование, кем создавался и изменялся документ, когда это было и т. д.

Абсолютно все действия сотрудников в системе фиксируются во все моменты времени и в дальнейшем доступны для анализа и принятия решений.

Можно, к примеру, просмотреть, кто из сотрудников просматривал сведения о каких контрагентах. Эта информация может быть важна  тогда, когда вдруг один менеджер по продажам начинает интересоваться контрагентами другого менеджера.

Читайте также: Анализ рентабельности в магазине. Выявление ходовых и неходовых позиций

Учет продаж

У каждого документа есть два поля: «Автор», кто фактически создал этот документ, и «Ответственный», тот, кто, собственно, ответственен за эту конкретную сделку. Из рассмотренного выше примера в магазине (например, бутик одежды) «Автор» – это кассир, а «Ответственные» – это продавцы-консультанты в торговом зале.  

По факту «Автор» оформляет документ, а «Ответственный» совершает продажу.

У каждого контрагента может быть свой «Ответственный по контрагенту», который ведет этого контрагента.

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Отчеты в системе можно делать абсолютно любые по любым показателям, в любом разрезе.

Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации

Читайте также: Как выбрать программу для учета товаров в магазине

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.