Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

График отпусков в 2016 году: правила оформления

552
График отпусков в 2016 году: правила оформления
Ежегодный оплачиваемый отпуск – это то, что гарантировано каждому трудящемуся гражданину нашей страны в соответствии с Конституцией Российской Федерации. Составляется и утверждается график отпусков в любой организации согласно определенным правилам, о которых мы подробнее поговорим в нашем следующем материале.

Содержание:

1. Для чего фирме график отпусков?
2. Согласование отпусков в организации
3. Составление графика отпусков
4. Внесение изменений в график отпусков

Для чего фирме график отпусков?

Статья 37 Конституции РФ говорит о том, что каждому гражданину нашей страны, работающему по трудовому договору, гарантировано должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск. Но уйти в отпуск тогда, когда ему заблагорассудится, работник не имеет права. В каждой фирме существует документ, в соответствии с которым все работники уходят отдыхать – это график отпусков.

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса страны, график отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации, а утверждается график работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, представляющей интересы большинства работников. Утверждаться график отпусков должен не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Данный документ является обязательным для исполнения как для работника, так и для работодателя.

Многие работодатели игнорируют требование законодательства по составлению графика отпусков и «отправляют» своих работников отдыхать просто по устной обоюдной договоренности. Делать это категорически запрещено. Стоит помнить о том, что одним из документов, которые в первую очередь попросят показать инспекторы труда при проверке вашей организации – это график отпусков, и, если он будет отсутствовать, то за несоблюдение трудового законодательства руководителя фирмы могут ждать значительные штрафы, в соответствии с Кодексом РФ об административных нарушениях.

Читайте также: Увольнение за прогул в 2016 году: пошаговая инструкция

Не стоит относиться к графику отпусков как к формальности. На самом деле, наличие этого документа значительно упрощает процесс определения последовательности отпусков и, кроме того, наличие этого документа имеет для работодателя ряд положительных моментов. Например, точно зная, в каком месяце и на какой период времени определенный работник уйдет в отпуск, работодатель может своевременно позаботиться о его замене, спланировать работу фирмы в этот период, распределить обязанности работника среди других подчиненных. Также график отпусков помогает работодателю «не запутаться» в череде дней отдыха сотрудников фирмы.

Также документ необходим для того, чтобы не получилось так, что у одного работника накопилось дней отпуска на несколько месяцев, а другие сотрудники, которые выполняют идентичные функции, вдруг решат уйти в отпуск одновременно, тем самым «оголяя» отдел и т.д. Кроме того, зная заранее об отпуске своих сотрудников, работодатель может заранее оформить все необходимые документы, подготовить к выдаче отпускные, деньги и т.д. Также согласованный с каждый работником и утвержденный графи отпусков поможет работодателю избежать конфликтов и споров с подчиненными на тему времени предоставления отпусков. Все это только улучшает механизм работы фирмы и упрощает учет отпусков и отпускных.

Согласование отпусков в организации

Прежде чем начать составление графика отпусков, каждый работодатель должен ознакомиться с положениями законодательства, в частности, со статьями 114 – 128 Трудового кодекса нашей страны. Также можно ознакомиться с рядом материалов по данной тематике, которые публиковались на страницах нашего Интернет-журнала «Бизнес.ру»:

Все они будут полезны работодателям, а также как опытным, так и начинающим предпринимателям.

Также перед составлением графика отпусков работодателю необходимо учесть специфику деятельности предприятия. К примеру, если работники фирмы трудятся в опасных или вредных условиях труда, если у них ненормированный рабочий график, то им полагаются дополнительные дни отпуска, также существуют определенные категории работников, которым оплачиваемый отпуск может предоставляться по их желанию и в удобное для них время и т.д. Все эти аспекты также нужно учитывать перед тем, как начать составление графика отпусков. Также необходимо помнить о том, что продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, а использовать свой полный отпуск каждый работник имеет право уже спустя полгода непрерывной работы у одного работодателя.

Прежде чем заполнять график отпусков, работодатель должен рассчитать так называемый «отпускной стаж» работника, то есть, количество дней отпуска, которые положены работнику из расчета времени его фактической работы, с учетом дней прогулов, отстранения от работы, дней отпуска по уходу за ребенком, время отпуска без сохранения заработной платы и т.д. Напомним, что стаж рассчитывается исходя из того, что за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска, то есть 28 дней за 12 календарных месяцев. Также исчисляя количество отпускных дней, нельзя забывать и о днях отпуска, не использованных работником за предыдущий период.

Читайте также: Как правильно заполнять трудовую книжку работника?

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

В большинстве организаций при составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания своих сотрудников, для этого последние пишут заявление на имя руководителя. В основном, работники хотят отдыхать в летний и осенний период. Идти на уступки здесь, безусловно, нужно, но в то же время необходимо четко следить за тем, чтобы распределение отпусков было равномерным для того, чтобы работа организации была непрерывной и постоянной.

Также следует направлять работников одного отдела в строгой очередности, а не одновременно. Помните и о том, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, а о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала – такое требование закреплено в Трудовом кодексе страны.

Составление графика отпусков

Во многих организациях составляется сначала проект графика отпусков, в котором учитываются пожелания работников и работодателя о дате отпусков. Данный «предварительный» документ утверждается руководителями всех подразделений фирмы, сотрудником отдела кадров, согласовываются с выборным органом профсоюза, если такой в компании имеется, а затем утверждается руководителем организации. Помимо ежегодных оплачиваемых отпусков, в графике необходимо отражать и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска, которые не были работником использованы. Составляется график по месяцам, начиная с начала года, а хранится график отпусков один год.

Для того, чтобы оформить окончательный график отпусков в организациях нашей страны используется унифицированный форма №Т-7, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года №1. Скачать бланк данного документа можно по ссылке: График отпусков. Форма Т-7. Как правильно составить. Но не исключены случаи, когда графики отпусков в организации составляются в свободной форме. Все же специалисты советуют использовать унифицированную форму, потому как в ней предусмотрены все необходимые графы для заполнения.

- В «шапке» документа необходимо проставить наименование организации, коды фирмы по ОКУД и ОКПО (Общероссийскому классификатору управленческой деятельности и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Также необходимо указать информацию о согласовании графика с выборным органом профсоюза, если таковой в организации есть.

- После названия документа «График отпусков» в нужные графы необходимо проставить номер документа, дату его составления и год, на который он составляется. Далее идет графа «Утверждаю» за подписью руководителя организации и его инициалами, а также датой утверждения готового графика отпусков.

- Далее идет табличная часть документа, состоящая из десяти основных граф. Первая графа называется «Структурное подразделение». Сюда необходимо вписать все отделы организации – «Администрация», «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Отдел продаж» и т.д.

- Вторая графа в таблице графика отпусков – это «Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию». Вписывать в данную графу необходимо данные только в соответствии со штатным расписанием.

Читайте также: Как составить штатное расписание фирмы в 2016 году

- Третья графа таблицы – «Фамилия, имя, отчество» работника, в четвертой графе проставляются табельные номера работников, если таковые в фирме есть, если же нет, то табельные номера проставлять не нужно.

- В пятой графе необходимо проставить количество календарных дней отпуска, на которые претендует работник. Это могут быть 14 дней, 28 дней, 40 и т.д.

- Шестая и седьмая графа таблицы – это «Запланированная дата отпуска» и «Фактическая дата отпуска» соответственно. В шестой графе вносятся предположительные даты ухода в отпуск каждого из работников, фамилии которых перечислены в третьей графе. Седьмая графа заполняется только после фактического окончания отпуска.

Вам будет интересно!     Все о подборе и оформлении персонала на работу

  • Как составить объявление о вакансии
  • Проведение собеседования
  • Грамотный подбор персонала
  • Порядок приема на работу
  • Оформление трудового договора
  • Все об испытательном сроке
  • Обучение и развитие сотрудников
  • Контроль работы персонала
  • Система мотивации
  • Документы при приеме на работу

Подробнее>>

- Если же работник ушел в отпуск не в тот день, который был изначально запланирован, то в графе восьмой «Перенесение отпуска, основание (документ)» нужно отразить название и номер документа, на основании которого отпуск был перенесен. К примеру, приказ руководителя организации о переносе отпуска. То есть, если дата фактического отпуска претерпела изменения, то всю информацию об этом необходимо отразить в графах 8 и 9 табличной части документа (девятая графа «Дата предполагаемого отпуска» в соответствии с изменениями). Записи в данных графах делаются от руки.

Читайте также: Как оформить больничный лист в 2016 году

- Десятый раздел таблицы – «Примечание» заполняется в тех случаях, когда необходимо внести некие пояснения. К примеру, когда отпуск не был использован или по каким-то причинам перенесен.

- После заполнения обязательных граф – с первой по шестую – документ подписывается руководителем кадровой службы либо сотрудником фирмы, который был ответственен за составление данного графика, с указанием его должности инициалами, личной подписью. Графы с седьмой по девятую будут заполняться ответственным лицом в течение года, в процессе того, как сотрудники компании будут фактически уходить в отпуск.

После того, как окончательный график отпусков будет полностью заполнен и утвержден, его содержание необходимо довести до сведения всех сотрудников фирмы. Это должно быть сделано не позднее, чем за две недели до начала первого отпуска работника. Сотрудники организации должны быть уведомлены о предполагаемых датах отпуска и подтвердить своей росписью согласие с датами ухода на отдых в специальном листе ознакомления. Составить такое уведомление можно в произвольной форме, а после заполнения приложить его к готовому графику отпусков.

 Также можно дополнить график отпусков еще одной графой в таблице, в которой сотрудники фирмы проставят свои подписи и сделают соответствующую пометку, которая будет подтверждением того, что с графиком отпусков они ознакомлены и дата начала отпуска им известна. Но, при внесении изменений в унифицированную форму графика отпусков №Т-7, руководитель организации должен будет создать соответствующий приказ.

Внесение изменений в график отпусков

Не всегда получается так, что все сотрудники фирмы уходят в отпуск в соответствии с утвержденным еще до начала года графиком, а значит изменения в документ неизбежны. Все правки в график должны делаться по соглашению обеих сторон – и работника, и работодателя и вноситься в соответствующую (восьмую и девятую) графу таблицы.

К примеру, если у сотрудника фирмы изменились планы, и он хочет перенести дату отпуска, то, в первую очередь, он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя в произвольной форме. Если руководитель согласен перенести отпуск работника на новую дату, он ставит визу на его заявлении. Затем, на основании заявления сотрудника, руководитель фирмы издает соответствующий приказ о внесении изменений в график отпусков. Обязательно в данном распоряжении указываются причины и основания по переносу отпуска (к примеру, семейные или непредвиденные обстоятельства) и срок, на который отпуск переносится.

Читайте также: Как изменить условия трудового договора в 2016 году

Только после издания приказа соответствующие изменения даты отпуска вносятся в утвержденный график отпусков организации. В графу №8 графика вносим основания для переноса отпуска, то есть, реквизиты приказа руководителя.

В том случае, если изменение даты отпуска того или иного сотрудника фирмы является инициативой работодателя, то схема внесения правок в график будет другой. Так, в первую очередь, работодатель должен получить письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на перенос отпуска, затем на основании данного заявления должен быть издан приказ по организации о переносе отпуска с формулировкой: «В связи с производственной необходимостью».  Только после этого изменения могут быть внесены в график отпусков.

В целом же, специалисты советуют максимально ответственно подходить к составлению и утверждению графика отпусков работников фирмы. Это необходимо для того, чтобы избежать нареканий со стороны надзорных органов, а также для упрощения процесса определения последовательности отпусков сотрудников организации.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Опрос

Вы платите торговый сбор?

  • да 11.11%
  • нет, пользуемся льготами 22.22%
  • нет, ведем торговлю не в Москве 22.22%
  • нет, не ведем торговлю 44.44%
Другие опросы

Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.