Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как составить штатное расписание фирмы в 2016 году

741
Как составить штатное расписание фирмы в 2016 году
Многие руководители и работники кадровых служб организаций сталкиваются с проблемой заполнения такого документа, как штатное расписание. В нашей статье мы расскажем о том, как правильно составить штатное расписание в 2016 году, какие существуют основные правила и нюансы при формировании данного документа, как внести изменения в штатное расписание организации.

Сожержание:

1. Для чего нужно штатное расписание?
2. Составление штатного расписания
3. Утверждение штатного расписания фирмы
4. Внесение изменений в штатное расписание

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание – это локальный нормативный акт, кадровый документ, который содержит информацию о численности штатных единиц фирмы, размер окладов и перечень всех должностей работников организации, размер всех надбавок, причитающихся сотрудникам компании, системе поощрений и другие важные сведения. Безусловно, на законодательном уровне, в трудовом кодексе не закреплена обязанность работодателя вести штатное расписание фирмы, однако это не значит, что составление документа нет необходимости.

Штатное расписание, должно быть создано в каждой организации, так как именно наличие и правильность ведения штатного расписания проверяют на предприятиях представители надзорных ведомств, налоговой инспекции, инспекции труда, сотрудники Пенсионного фонда России, суды и т.д. По сути, отсутствие штатного расписания в фирме является нарушением законодательства о труде и охране труда, а, значит, работодателя могут оштрафовать, в соответствии со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Поэтому, составлять штатное расписание нужно правильно и грамотно, для того, чтобы избежать нареканий у представителей власти. Кроме того, этот документ действительно необходим в работе фирмы, а значит его составление и внесение в него изменений – не просто формальность, а по-настоящему важный аспект.

Читайте также: Как получить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП в 2016 году

Как правило, составляется штатное расписание работником отдела кадров или самим руководителем предприятия, если сотрудника, занимающегося кадровой работой, в фирме нет. В любом случае, штатное расписание в обязательном порядке должно быть утверждено и подписано руководителем фирмы, и оформляется оно обязательно в соответствии с Уставом предприятия.

Почему же фирме так необходимо штатное расписание? В первую очередь, потому, что принимать нового работника на должность, которая не присутствует в штатном расписании фирмы, запрещено – об этом заявляют специалисты Федеральной службы по труду и занятости России. Кроме того, название должности, которая упоминается при составлении трудового договора с работником, должно полностью совпадать с названием его должности в штатном расписании. То есть, принимать сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании, работодатель не имеет права. После выявления таких расхождений на работодателя может быть наложен административный штраф.

Штатное расписание составляется одно на всю организацию, но может быть составлено и штатное расписание в отдельных ее структурных подразделениях, при этом, во внутренних документах фирмы должно быть прописано такое обязательство и полномочие.

Составление штатного расписания

Прежде чем начать формирование штатного расписания, сначала необходимо проработать структуру предприятия. Штатное расписание составляется по всем структурным подразделениям организации, с учетом должностей всех сотрудников каждого отдела.

Существует унифицированная форма штатного расписания №Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. С правилами заполнения документа можно ознакомиться в материале Интернет-журнала «Бизнес.ру»: Штатное асписание. Форма Т-3. Но, как известно, с начала 2013 года унифицированные формы документов не являются обязательными для применения во всех фирмах. То есть, работодатель может составлять штатное расписание своей фирмы в произвольной форме или основываясь на унифицированную форму документа – это руководитель решает сам.

Мы возьмем за основу бланк штатного расписания по унифицированной форме Т-3.

- Для начала необходимо заполнить поле «наименование организации», вписав ее полное название фирмы в соответствии с учредительными документами.

- Далее необходимо вписать коды фирмы по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой деятельности) и ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Две данных графы располагаются, как правило, в верхнем правом углу штатного расписания.

Вам будет интересно!     Все о подборе и оформлении персонала на работу

  • Как составить объявление о вакансии
  • Проведение собеседования
  • Грамотный подбор персонала
  • Порядок приема на работу
  • Оформление трудового договора
  • Все об испытательном сроке
  • Обучение и развитие сотрудников
  • Контроль работы персонала
  • Система мотивации
  • Документы при приеме на работу

Подробнее>>

- После названия документа «Штатное расписание» идет поле «Номер документа» и «Дата постановления». Штатное расписание, как правило, утверждается на период в один календарный год с определённой даты (начала года), но период может быть и более длительным.

Читайте также: Штрафы для ИП в 2016 году

- После данных «Утверждено приказом организации от …» должна идти дата, соответствующая дате утверждения штатного расписания фирмы, согласно приказу, и номер приказа по фирме.

- Пункт «Штат в количестве» можно заполнить в самом конце, когда будет подсчитано точное количество штатных единиц.

- Далее идет таблица, состоящая из десяти основных граф, которые делят семь основных разделов. Каждую графу необходимо правильно заполнять, тщательно проверяя всю вписываемую информацию.

- Первый раздел таблицы «Структурное подразделение» содержит две графы: «Наименование» и «Код». Это, к примеру, может быть администрация фирмы, бухгалтерия, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел технической поддержки и многие другие. Необходимо перечислить все структурные подразделения организации и ее коды. Как правило, это цифры по порядку.

- Второй раздел таблицы и третья графа – «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». К заполнению данной графы нужно подходить особенно тщательно и внимательно следить за правильностью названия каждой должности. К примеру, в одной фирме должность сотрудника, занимающегося уборкой помещений может звучать как «Уборщица», а в другой фирме – «Специалист по клинингу». В этом разделе должны быть перечислены должности абсолютно всех сотрудников фирмы в соответствии с тем, в каких структурных подразделениях они работают. Заполняется данная графа, как правило, в иерархическом порядке, начиная с руководителей фирмы. Также в данную графу необходимо вписывать вакантные должности, так как прием новых сотрудников в фирму возможен только на открытые вакансии, которые обязательно должны быть указаны в штатном расписании.

- В четвертой графе таблицы под названием «Количество штатных единиц» необходимо внести число штатных должностей компании. Это могут быть целые числа для работников на полной ставке и неполные числа (0,25 или 0,5) для работников по совместительству. Тогда суммарное число штатных единиц по конкретной должности будет равняться, к примеру, 2,25. То есть, два бухгалтера на полной ставке и один, совместитель, на 0,25 ставки и т.д. Или, к примеру, если в отделе работает пять менеджеров по продажам на полставки, то есть, на неполном рабочем дне, то в графе «Количество штатных единиц» около должности «Менеджер» в графе «Количество штатных единиц» нужно будет поставить цифру 2,5. В самом низу таблицы в четвертой графе нужно будет указать итог – общее количество штатных единиц фирмы. Это может быть 35 или всего 4 и т.д.

- Пятая графа штатного расписания по унифицированной форме №Т-3 – это раздел «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Сюда необходимо внести размер оклада для каждой представленной в третьей графе должности по тарифной сетке в рублях. Необходимо помнить о том, что работники фирмы, имеющие равную квалификацию, должны иметь равный оклад, так как заработная плата разного размера для них будет являться незаконной. Но в то же время, заработная плата для сотрудников идентичных должностей из различных структурных подразделений фирмы может быть разной. К примеру, менеджер отдела по работе с клиентами может получать зарплату больше, чем менеджер отдела развития.

Читайте также: Как проверить контрагента на благонадежность?

- Пятый раздел штатного расписания под названием «Надбавки» содержит сразу три графы, в которые можно вносить информацию о различных надбавках по заработной плате, премиях, доплатах, компенсационных выплатах для различных категорий сотрудников. К примеру, «За ненормированный рабочий день», «За интенсивность работы», «За знание иностранного языка», «За опыт работы» и т.д. Выбрать нужный параметр и внести его в таблицу в раздел «Надбавки» работодатель может выбрать самостоятельно.

 Обязательно в данных графах должны быть учтены установленные законодательно надбавки, к примеру, за вредность или, так называемый, «уральский коэффициент» и т.д. Надбавки могут быть установлены в рублях (указывается полная сумма надбавки), процентах или коэффициентах, эти данные также нужно упомянуть при заполнении графы. В зависимости от должности, надбавки и их размер будет различаться, а, значит, при заполнении штатного расписания количество граф в разделе «Надбавки» можно увеличивать по мере необходимости. Размер надбавки для каждого сотрудника (кроме надбавок, утвержденных законодательно) определяет руководитель организации.

- В девятой графе штатного расписания необходимо указать общий размер суммы оклада и всех надбавок из граф 6, 7, 8 для каждой из перечисленных должностей. В самом низу графы нужно будет вывести итоговую общую сумму зарплатного фонда по всем штатным единицам фирмы за месяц, включая оклады и все надбавки. Графа десять «Примечание» может содержать комментарии, пояснения к размеру заработной платы работника и другую важную информацию, касающуюся штатного расписания. К примеру, о сдельных работниках.

- После того, как все графы штатного расписания будут заполнены, документ должен подписать работник, ответственный за его составление (сотрудник отдела кадров) и главный бухгалтер фирмы. Далее готовое штатное расписание организации необходимо утвердить.

Утверждение штатного расписания фирмы

Как говорилось выше, штатное расписание обязательно должно быть утверждено руководителем фирмы. Делается это, как правило, в конце года на следующий календарный год. Если изменения в штатном расписании не планируются, то составлять документ можно на более длительный срок. Действительным составленное штатное расписание станет только после того, как будет издан приказ о его утверждении. Для этого необходимо составить соответствующий приказ или распоряжение от имени директора.

Приказу присваивается его порядковый номер, общепринятой формы приказа не существует, он может быть составлен в свободном виде. Разрешена такая формулировка: «Приказываю: утвердить штатное расписание (номер, дата) в количестве … штатных единиц и месячным фондом заработной платы в размере … Ввести штатное расписание (номер, дата) в действие с …» Далее распоряжение подписывается генеральным директором фирмы, а в приложении к приказу по фирме идет сам документ – штатное расписание.

Внесение изменений в штатное расписание

Как уже говорилось выше, штатное расписание утверждается в конце года на следующий календарный год. Но не редки случаи, когда в данный документ необходимо внести изменения, к примеру, размер оклада, надбавок, убрать или добавить штатную единицу и т.д. Просто «откорректировать» штатное расписание фирмы не получится. Для того, чтобы внести какие-либо изменения, необходимо издать соответствующий приказ или распоряжение за подписью руководителя организации.

В тех случаях, когда поправки в штатное расписание незначительны, разрешается издать приказ о внесении изменений в данный документ. Но в тех случаях, когда перемены будут важными, то необходимо будет издать новый приказ и утвердить новое штатное расписание. Стоит помнить о том, что если работодатель решил, к примеру, уменьшить оклад определённого работника на конкретной должности, то он должен сначала издать приказ об изменениях в штатном расписании, поставить в известность работника и только спустя два месяца изменять размер заработной платы и никак не раньше.

Читайте также: Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

Ограничений на внесение изменений в штатное расписание фирмы не существует, а значит «корректировать» его можно сколько потребуется. Главное условие, чтобы все изменения вносились только на основании приказа или распоряжения руководителя фирмы, то есть, на основании, локального нормативного акта.

Сегодня каждый работодатель знает о том, что штатное расписание – по-настоящему важный документ, заполнять который нужно правильно, не допуская ошибок. Данный документ в обязательном порядке истребуют для проверки сотрудники налоговой инспекции, сотрудники пенсионного фонда и фонда социального страхования, инспекторы труда. За намеренное неверное заполнение штатного расписания или внесение в него ложных сведений работодатель может понести административное наказание в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. 

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.