Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как правильно заполнять трудовую книжку работника?

991
Как правильно заполнять трудовую книжку работника?
Трудовая книжка – это важный документ, в котором отражается весь трудовой стаж человека. Информация обо всех изменениях, касающихся трудовой деятельности работника, обязательно должна вноситься в трудовую книжку, также существуют основные требования и правила, согласно которым трудовую книжку нужно заполнять. Рассмотрим их подробнее в нашей статье.

Содержание:

1. Трудовая книжка: требования законодательства
2. Оформление трудовой книжки
3. Заполнение сведений о работе в трудовой книжке
4. Внесение исправлений в трудовую книжку
5. Оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка: требования законодательства

Существует сразу несколько законодательных актов, которые регулируют оформление и ведение трудовых книжек в нашей стране.

В первую очередь, это Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 66 которого дает подробное разъяснение, что такое трудовая книжка, кто занимается ее ведением и какие сведения в нее должны быть внесены.

 Второй важный документ – это Постановление Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», которое утверждает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, правила ведения и хранения трудовых книжек.

Еще одно Постановление Минтруда Российской Федерации №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентирует порядок заполнения документа, приводит правила исправления неточностей в нем, порядок заполнения сведений о работнике, работе, награждении, увольнении, выдаче дубликата и т.д.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в статье 5.27 приводит информацию о наказании для работодателей за несоблюдение правил оформления трудовой книжки.

Согласно, статье 66 ТК РФ, трудовая книжка – это документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, работодатель, за исключением работодателей – физических лиц, не являющимися ИП. В трудовую книжку в обязательном порядке вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу, увольнении (основания для прекращения трудового договора), данные о награждениях за успехи в работе. О дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку сведения не вносятся, за исключением тех случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника, в его трудовую книжку могут вноситься сведения о его работе по совместительству по месту основного места работы. Но для этого требуется документ, подтверждающий работу по совместительству.

Читайте также: Как изменить условия трудового договора в 2016 году

Как известно, существует утвержденная государством унифицированная форма трудовой книжки. Все записи в трудовую книжку работника должен вносить специалист организации, отвечающий за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо назначается приказом или распоряжением работодателя, а если такое лицо на предприятии отсутствует, отсутствует кадровая служба и система ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек в организации не выстроена, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности, согласно статье 6.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Повторимся, обязанность ведения трудовых книжек на каждого из работников возложена на работодателя, все записи в данный документ вносит или специалист кадровой службы, или если такой специалист в фирме отсутствует, это могут быть работники бухгалтерии, секретари, менеджеры – сотрудники, совмещающие данную деятельность с основной работой, или сам руководитель организации.

Оформление трудовой книжки

Как известно, оформляется трудовая книжка при первом устройстве гражданина на официальное место работы и хранится весь период работы в организации в отделе кадров. На руки трудовую книжку человек получает только после увольнения из фирмы, а при оформлении трудовых отношений с новой фирмой – передается теперь уже в ее отдел кадров. У каждого работодателя должно быть в наличии определенное количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее – они необходимы для оформления сотрудников, впервые поступающих на работу. Такое требование закреплено в п.44 «Правил ведения и хранения трудовых книжек». За выдачу новой трудовой книжки для оформления, с работника может взиматься дополнительная плата, также не исключены случаи, когда бланк документа работник приносит в отдел кадров сам, но такой порядок не является законным. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, которые были приобретены гражданином.

Согласно п.8 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», в случаях, когда работник впервые принимается на работу, ему должна быть оформлена трудовая книжка не позднее семи дней со дня приема на работу. Оформляется она в присутствии работника. Первым делом заполняется титульный лист трудовой книжки – сюда необходимо внести сведения о работнике-владельце трудовой книжки и только при предъявлении им документа, удостоверяющего личность – паспорта. Необходимо внести данные в следующие графы:

  1. Фамилия, имя, отчество работника полностью;
  2. Дата рождения (цифрами);
  3. Образование (для того, чтобы подтвердить наличие образования и внести в данную графу трудовой книжки нужную информацию, работник должен предоставить в отдел кадров диплом, аттестат, либо справку с места учебы, если образование незаконченное);
  4. Профессия, специальность (здесь необходимо указать специальность, указанную в дипломе специалиста, если же образование незаконченное либо если работник не имеет образования и какой-либо специальности, необходимо вписать наименование должности, которую он будет занимать в данной организации);
  5. Дата заполнения (указывается полностью дата оформления трудовой книжки);
  6. Далее идут подписи владельца книжки и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать организации, которая оформила трудовую книжку.

Читайте также: Ведение трудовых книжек для небольших компаний отменят

При оформлении и внесении записей в трудовую книжку, необходимо помнить следующие основные правила:

  • Все записи в трудовую книжку необходимо вносить без каких бы то ни было сокращений,
  • Отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки делает ее недействительной;
  • Изменения в записи на титульном листе могут вноситься только на основании подтверждающих данные факты соответствующих документов: к примеру, изменение фамилии – на основании свидетельства о браке и т.д.;
  •  Все записи должны быть аккуратны и читабельны;
  • Заполнять трудовую книжку можно только чернилами, гелем или пастой в ручке, которые являются световодостойкими, и исключительно черного, фиолетового или синего цвета;
  • Пользоваться красной пастой при исправлении неточностей в трудовой книжке запрещается;
  • Работник, на чье имя впервые оформляется трудовая книжка, обязан внимательно проверить все внесённые данные на титульном листе документа;
  • Все цифры в трудовой книжке должны быть только арабскими;
  • Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свой порядковый номер, который проставляется в первой графе;
  • На страницах трудовой книжки не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей.

Заполнение сведений о работе в трудовой книжке

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» работодатель должен вносить всю информацию о выполняемой работе, переводе на другую должность, увольнении сотрудника. Первая обязательная для заполнения графа раздела – это «Номер записи», затем идет дата, когда данная запись вносится в трудовую книжку. Третья графа – «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)». Четвертый обязательный для заполнения пункт раздела – «Постановление, дата и номер документа, на основании которого внесена запись». Таким образом, в третьей, основной графе, вносятся записи о принятии на работу, с указанием наименования организации, ее структурного подразделения, в котором предстоит трудиться новому сотруднику, а также его специальности, профессии, квалификации. В четвертую графу вносится дата и номер приказа или распоряжения руководителя организации, на основании которого человек принимается на работу.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Читайте также: Принимаем на работу сотрудника: порядок оформления приема на работу

Если в период работы в организации сотруднику присваивается новый разряд, класс, категория, то соответствующая запись об этом также делается в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Также, запись делается в случае, когда работнику устанавливается вторая и последующая профессия, специальность или квалификация. К примеру, если на предприятии слесарю устанавливается вторая профессия «Сварщик» с присвоением второго разряда, то в трудовой книжке необходимо внести порядковый номер записи в первой графе, во второй графе вписать дату установления второй профессии, а в третьей графе сделать запись со следующей формулировкой: «Установлена вторая профессия «Сварщик» с присвоением 2 разряда». В графе №4 необходимо будет также указать номер удостоверения, подтверждающего профессию и квалификацию, а также дату его выдачи. 

Не исключены случаи, когда в период работы сотрудника организация сменит название или форму собственности. Тогда в третьей графе раздела «Сведения о работе» необходимо внести соответствующую запись. К примеру, «ООО «Солнечный круг» с 24.07.2015 переименована в ЗАО «Солнце», а в графе №4 необходимо проставить номер приказа о смене наименования и формы собственности, его дату.

Также в раздел «Сведения о работе» в обязательном порядке необходимо вносить информацию об увольнении сотрудника. Также проставляется порядковый номер записи, в графе №1 указывается дата увольнения или прекращения трудового договора, а в графе №3 необходимо внести запись о причине увольнения и информацию о статье ТК РФ, в соответствии с которой это решение было принято, а в графе №4 – указать наименование приказа по фирме об увольнении сотрудника, его дату и номер. Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. К примеру, запись об увольнении будет выглядеть так: «12.  24.05.2015 «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 24.05.2015 №56» После записи в третьей графе обязательно должны идти подпись и инициалы работодателя, печать фирмы, а также подпись работника.

Когда же расторжение трудового договора с сотрудником организации происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку необходимо внести соответствующую запись и ссылку на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ, либо иные причины увольнения.

Внесение исправлений в трудовую книжку

Различные виды исправлений, помарки в трудовой книжке нежелательны, но существуют случаи, когда исправлений никак не избежать, а значит в таком случае их нужно также оформить надлежащим образом.

При необходимости внесения исправлений в фамилию, имя или отчество на титульном листе трудовой книжки, прежняя информация зачеркивается сплошной чертой, а новая информация пишется рядом на той же строке, а также выше или ниже нее. Все изменения должны подтверждаться ссылками на соответствующие документы, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, с указанием их серии, номера, даты выдачи. Ссылки на эти документы необходимо вписывать на внутренней стороне обложки трудовой книжки, после чего записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в фирме и печатью организации.

К примеру, запись на внутренней стороне обложки после внесения изменения фамилии владельца трудовой книжки будет выглядеть так: «Фамилия изменена на фамилию «Петрова» на основании свидетельства о браке серия 1234 №567, выданного 14.05.2015 года. Инспектор отдела кадров (подпись, печать)».

Читайте также: Как уволить сотрудника по инициативе работодателя

Также сегодня существует требование в части внесения изменения в сведения об образовании и специальности на титульном листе трудовой книжки. Зачеркивать записи в случае изменения данной информации не нужно. Необходимо дополнять уже существующие записи о квалификации и образовании новой информацией через запятую. То есть, если в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки стояло «среднее профессиональное», то после предъявления работником в отдел кадров диплома о высшем образовании необходимо рядом внести надпись: «высшее профессиональное» через запятую.

Также на внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо будет внести пояснение: «Сведения об образовании дополнены на основании диплома о высшем образовании серия 234 №234, выданного….» Далее должны идти должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек в фирме, заверенные печатью организации.

Также, согласно пункту 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в разделах документа «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещается производить зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных данных. В том случае, если в разделе «Сведения о работе» будет допущена ошибка, то исправление нужно вносить в следующем порядке. Следом за неточной записью в первой графе раздела ставим следующий порядковый номер записи, во второй графе – дата ее внесения, а в графе №3 необходимо вписать: «Запись за №… недействительна». После этого необходимо внести правильную запись с исправлением, а в графе №4 – повторно записать дату и номер приказа или распоряжения, на основании которого в трудовую книжку вносится правильная запись. В таком же порядке следует исправлять неточные записи в данном разделе, касающиеся увольнения работника, его перевода на другую постоянную работу и т.д.

Оформление дубликата трудовой книжки

Не исключены случаи утери или порчи трудовой книжки работника: тогда ему должен быть оформлен дубликат трудовой книжки. Об утере трудовой книжки работник должен сообщить по месту последней работы, а выдать новый экземпляр документа ему должны не позднее 15 дней после заявления об утере. Существуют общие правила заполнения дубликата трудовой книжки. Записи о работе, награждениях, поощрениях вносятся в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» по месту последней работы. Основываться при этом нужно на ранее изданные приказы и распоряжения руководства фирмы.

В первую очередь, после заполнения титульного листа, в дубликат трудовой книжки необходимо внести информацию об общем непрерывном трудовом стаже работника – эти данные до поступления в последнюю организацию следует внести в графу № раздела «Сведения о работе». Вся вносимая в дубликат информация о стаже должна подтверждаться соответствующими документами. Общий стаж работы – это общее количество лет, месяцев, дней работы, но без уточнения у каких именно работодателей, в какие периоды времени и на каких должностях.

Читайте также: Как снизить зарплату сотрудникам законно и без потерь

После данной записи должно идти пояснение о стаже работы в различных организациях, с указанием даты приема на работы, наименованием фирмы, должности работника, специальности. Все записи должны иметь документальное подтверждение с предыдущих мест работы. Каждая запись регистрирует факт приема, а затем увольнения сотрудника, дату увольнения и причину. Подобным образом в дубликате трудовой книжки должны быть перечислены все места работы сотрудника, но указывать разрешается только те сведения, которые имеются в документах, подтверждающих трудовой стаж. Вес документы должны быть подписаны руководителем предприятий и кадровых служб, заверены печатью фирм. Если документы, подтверждающие трудовой стаж человека, не сохранились, то период работы устанавливается по свидетельским показаниям.

На дубликате трудовой книжки в обязательном порядке в правом верхнем углу первой странице должна быть сделана надпись «Дубликат», а на титульном листе прежней трудовой книжки должна быть сделана запись: «Взамен выдан дубликат», с указанием серии и номера новой трудовой книжки. Старая трудовая книжка передается на руки владельцу.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.