Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Управление закупками и прогнозирование продаж в магазине

548
Управление закупками и прогнозирование продаж в магазине
С внедрением информационных технологий в продажи процесс управления закупками упростился в сотни раз. Современные предприниматели уже оценили удобство и простоту различных сервисов для управления торговлей и складом. Программы для автоматизации позволяют анализировать данные продаж за разные периоды, на основе них планировать закупки, контролировать объемы товаров на складе, легко и быстро выгружать все документы и формировать заказы поставщикам в сжатые сроки. Обо всех возможностях управления закупками и поставками с помощью систем автоматизации читайте в нашей статье.

Содержание:

1. Автоматизация бизнеса: управление закупками на новом уровне
2. Выбор программы для управления закупками
3. Управление закупками с программой «Бизнес.ру»
4. Работа с заказами поставщикам с программой «Бизнес.ру»

Автоматизация бизнеса: управление закупками на новом уровне

Каждый владелец розничного бизнеса сталкивается с проблемой управления закупками. Сложности в данной сфере вызваны в первую очередь тем, что от владельцев бизнеса требуется соблюдение «золотой середины». Закупку товаров и создание ассортимента необходимо грамотно выстроить таким образом, чтобы одновременно полностью удовлетворять все запросы потребителей, не допускать «залеживания» товаров на складе, но, в то же время, иметь необходимый товарный запас и выстраивать правильные отношения с поставщиками. Именно управление закупками в рознице помогает ритейлерам эффективно использовать свои торговые площади, всегда «идти в ногу» со спросом потребителей, создавая оптимальный ассортимент товаров в магазине, и тем самым добиваться высокой рентабельности.

Прошли те времена, когда владельцы магазинов или товароведы, сталкиваясь с необходимостью заказа товаров, использовали «интуицию», создавали многоуровневые алгоритмы, составляли планы на основе недельных, месячных, квартальных отчетов, сравнивали объем продаж за разные периоды, используя разные документы бухгалтерского учета – и все этот необъятный круг задач решался только с одной целью: заказать такое количество товаров для продажи, чтобы удовлетворить все запросы потребителей и не допустить затоваривания складов, пересортицы и просрочки продукции.

Сегодня необходимость в такой действительно важной, кропотливой и ответственной работе отпала: на смену «ручному» управлению заказами пришли современные функции программ автоматизации бизнес-процессов, основными среди которых являются управление закупками и прогнозирование объема розничных продаж.

Читайте также: А зачем вам система CRM?

Особенно необходимость автоматизации бизнес-процессов возрастает в сегодняшних условиях экономического кризиса. Эксперты уверены, что именно благодаря автоматизации небольшие розничные магазины смогут решить сразу ряд важных задач. Во-первых, это оптимизация товарных запасов и улучшение ассортимента. Это становится возможным благодаря тому, что программы автоматизации позволяют определить категории товаров в магазине, которые продаются лучше всего. Владелец предприятия торговли всегда знает, в каком объеме товары той или иной категории у него остались на витрине и на складе, и всегда может осуществлять оптимальное поддержание остатков.  Во-вторых, автоматизирвоанное управление закупками помогает предпринимателям заказывать товары, руководствуясь информацией об их реальной оборачиваемости. А вот от товаров, которые залеживаются месяцами, а также от непродаваемых позиций можно будет легко избавиться – все данные о товарах будут у предпринимателя или товароведа на руках. Третья немаловажная задача, которую помогают решать программы автоматизации бизнеса в части управления закупками – это экономия времени. Если при «ручном» управлении заказами сотрудник компании, ответственный за товарный ассортимент, тратил драгоценные рабочие часы практически ежедневно, то автоматизация данных процессов не то, что в разы сокращает и экономит время работника, но и вовсе исключает такую функцию. Проще говоря, персонал магазина или сети магазинов, ответственный за ассортимент товаров, можно будет попросту сократить, тем самым значительно сэкономив.

Автоматизация процесса купли-продажи в любом розничном магазине – это, в первую очередь, «порядок» в бизнесе. Положительный эффект достигается уже в первые месяцы работы: инвентаризация и учет товаров осуществляется более эффективно и в сжатые сроки, возможность ошибок исключается, а предприниматель может отследить финансовый результат фирмы за каждый период – какой товар является самым ходовым, какие позиции наиболее востребованы среди населения. Грамотно управляя закупками при помощи программ автоматизации, предприниматели смогут не только правильно выстроить продажи и ассортиментную политику, но и найти новые точки роста бизнеса и получить, даже не смотря на кризисные явления, значительный экономический эффект.

Выбор программы для управления закупками

После того, как владелец бизнеса решит внедрить в работу организации автоматизированную систему управления запасами, ему предстоит непростой выбор, так как сегодня на рынке существует большое количество сервисов и программ для автоматизации работы розничных и Интернет-магазинов, предприятий оптовой торговли и сферы услуг. Все они обладают набором различных функций и возможностей, среди которых предприниматели могут выбрать самые необходимые своему бизнесу.

Существует ряд ключевых моментов, на которые необходимо обратить внимание предпринимателям при выборе программ автоматизации бизнес-процессов, в особенности, если самая острая необходимость существует в управлении закупками и прогнозировании объема розничных продаж.

1. Выбирая программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов своего предприятия торговли, обратите внимание на то, существуют ли в программе возможности проведения анализа товародвижения. Это важно потому, что именно благодаря совершенствованию системы товародвижения в фирме, можно улучшить обслуживание клиентов, свести до минимума издержки, а, следовательно, и снизить цены на товары. Как известно, при осуществлении товародвижения на предприятии – то есть, физического перемещения товаров от места их производства до места продажи – основные издержки (затраты) складываются из расходов по транспортировке, хранению товаров, отгрузки товаров, расходов по их упаковке и административных затрат по многоступенчатой обработке заказов.

Согласно данным статистики, более 20% затрат для рядового ритейлера занимают именно издержки на организацию товародвижения, а если данный процесс является еще и плохо и неграмотно выстроенным, то затраты возрастают в разы. Выстраивать систему товародвижения необходимо для того, чтобы поддерживать нужный уровень товарно-материальных запасов фирмы, иметь возможности отслеживать процесс транспортировки и отгрузки товаров, правильно координировать работу с заказчиками.

Читайте также: Простые способы вести взаиморасчеты с контрагентами

2. Вторая важная функция, которая необходима для управления закупками с помощью программ автоматизации – это формирование аналитических отчетов по товарным запасам. Товарные запасы – это важнейший элемент торгового процесса любого магазина. Каждый владелец бизнеса в сфере торговли знает о том, что необходимость формирования товарных запасов на предприятии вызвана тем, что процесс обращения товаров не должен прерываться между поставками. То есть, допускать такой ситуации, что товары в магазине закончились, спрос у покупателей на них есть, а новую их партию еще не завезли и завезут не скоро – ни в коем случае нельзя. Для осуществления обращения средств в каждой фирме необходим определенный товарный запас, но товарные запасы сверх нормативов, которые месяцами «залеживаются» на складах и занимают торговую и складскую площадь фирмы, в конечном итоге ведут не только к потерям и убыткам, но и мешают высвобождению оборотных средств.

С другой стороны, нередко возникает и недостаточность товарных запасов, когда с поставкой товаров от оптовиков случаются перебои по той или иной причине. Это не только вызывает негативную реакцию у потребителей и может повлечь за собой потерю их доверия к организации, но и влияет на доходность бизнеса, так как из-за постоянных перебоев в поставке товаров, доходы в любом случае снижаются. Именно поэтому важнейшей задачей является расчет оптимального размера товарных запасов, анализ их уровня, объема, динамики, изменения объема товарных запасов в зависимости от различных факторов: снижения, повышения спроса, сезонности и т.д.

Благодаря системам автоматизации бизнеса, ритейлер получает развернутые отчеты по своим товарным запасам и, исходя из этих данных, может грамотно выстраивать систему управления закупками, устанавливать минимальные нормативы по товарным запасам для каждой из групп товаров. Но самое главное – все эти функции осуществляются в автоматическом режиме, а значит возможность ошибок и неточностей в суммах, цифрах и количестве товаров исключается.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

3. Расчет количества товаров для заказа. Основываясь на данных статистики продаж современные программы для автоматизации бизнес-процессов самостоятельно рассчитывают количество товаров для заказа поставщикам, их вес, объем, количество и сумму денежных средств, которые на заказ будут потрачены. Данные инструменты по-настоящему облегчает процесс управления закупками на предприятии торговли. Все товары, внесенные в программу, делятся на несколько категорий, и как только в каждой из них количество товаров достигает минимальных значений, система выдает рекомендации и критичные сроки – «требуется заказать», «рекомендуется заказать, так как остаток товаров меньше оптимального» и т.д. Также в некоторых программах имеются возможности указывать сроки доставки товаров от различных поставщиков, рекомендуемые объемы для оптимальной закупки товаров. Умная программа знает минимальное количество товаров по каждой позиции и моментально «просигнализирует» владельцу бизнеса о том, какой товар необходимо заказать и в каком количестве.

3. Формирование заказов для поставщиков в автоматическом режиме. Помимо расчета объема товаров для заказа, чтобы на складе фирмы всегда поддерживалось оптимальный объемом остатков, в программах автоматизации существует еще одна удобная функция – автоматическое формирование заказов поставщикам. Получив документ «Анализ складских остатков товаров» и имея информацию о тех товарах, которые необходимо заказать, в системе можно сразу же в автоматическом режиме сформировать заказы для поставщиков в электронном и печатном виде. Для этого откроется специальная форма для создания заказов, в которой будут указаны все товары, разделенные по категориям в зависимости от поставщиков для их дозаказа. По каждому товару будет указано рекомендуемое количество товаров для заказа, а также информация о товарах, которые были заказаны, но еще не поступили в магазин. В данной форме ритейлер может добавить нужное ему количество товаров на заказ, уточнить даты, когда товары должны быть доставлены, а после программа в автоматическом режиме создаст заказ для каждого из поставщиков по определенной категории товаров. Все созданные заказы можно будет посмотреть, исправить, если были допущены ошибки, провести, а затем распечатать в виде документа. Все заказы в программе перейдут в раздел «Ожидание поступления».

Читайте также: Эффективное ведение торгового учета с помощью программ автоматизации

Мы рассмотрели основные и самые необходимые функции, которыми должны обладать программы автоматизации бизнес-процессов в части управления закупками и поставками товаров. Одним из наиболее удобных и популярных сегодня сервисов для автоматизации работы Интернет-магазинов, предприятий розничной и оптовой торговли, сферы услуг является сервис «Бизнес.ру». Рассмотрим возможности данной программы для работы с закупками и прогнозирования объема розничных продаж.

Управление закупками с программой «Бизнес.ру»

Онлайн-программа «Бизнес.ру» подходит для автоматизации любого бизнеса в сфере торговли, начиная от небольших уличных ларьков, заканчивая оптовыми базами. Уже сотни клиентов по всей стране оценили простоту и удобство данного сервиса, его многочисленные возможности, число которых постоянно увеличивается, а функции – модернизируются. В программе «Бизнес.ру» удобно вести учет товаров, выписывать документы, организовывать рабочие места кассиров, управлять неограниченным количеством складов, проводить инвентаризации, отслеживать остатки товаров в онлайн-режиме и осуществлять множество других необходимых бизнес-процессов.

«Как принять решение, какие товары пора заказывать у поставщиков?» – с этим вопросом нередко сталкиваются ритейлеры. Именно для того, чтобы процесс заказа товаров осуществлялся максимально эффективно, а ассортимент в магазине всегда был полным, владельцам бизнеса необходимо иметь статистику на основании продаж товаров, чтобы знать, какие товары приносят фирме наибольшую прибыль, а какие являются плохо продаваемыми. В этом ключе все пользователи уже оценили удобство и функциональность Онлайн-сервиса «Бизнес.ру», одной из возможностей которого является расчет количества товара, требуемого к заказу на основании активности продаж за прошлый период. «Бизнес.ру» помогает предпринимателям принимать решение об объемах закупки товаров, исходя из динамики продаж. Так как заказ товаров будет по-настоящему оптимальным, то и появится возможность «высвобождения» оборотных средств, которые вполне можно будет направить на другие цели для развития или расширения бизнеса.

Инструмент «Управление закупками» Онлайн-сервиса «Бизнес.ру» помогает на основании анализа продаж за период спрогнозировать необходимый объем товаров на складе. Также автоматически можно сформировать объем заказа поставщику на нужный объем товаров, существует функция «неснижаемого остатка». Рассмотрим каждую из перечисленных возможностей сервиса подробнее.

Читайте также: Построение воронки продаж для розничного магазина

  • Анализ продаж на прошлый период. В разделе «Закупки – Управление закупками» Онлайн-сервиса «Бизнес.ру» пользователь может получить полный анализ продаж каждого наименования товаров за предыдущий период. После этого можно выбрать срок, на который требуется обеспечить наличие товаров на складе в будущем, к примеру, на ближайший месяц. Используя настройки и фильтры, пользователь сможет получить анализ по товарам, по которым были продажи, или только по тем, которые требуют дозаказа у поставщиков. В общей большой таблице пользователь видит, что это за товар, каков его общий остаток и остаток с учетом резерва. Также представлена информация о, так называемом, «неснижаемом остатке» – то есть минимальном количестве товара, которое всегда должно быть на складе в наличии. Также в таблице будет представлен анализ продаж за учетный период – сколько штук товара было продано за месяц, а помимо общего количество проданного товара, система выведет средние показатели продаж в день, и сумму выручки за весь период.
  • Рекомендации по заказу товаров. На основании анализа продаж товара за предыдущий период, система самостоятельно вычислит среднее количество продаж товара в день и количество товара, необходимое для того, чтобы обеспечить наличие товара в магазине или на складе на ближайший месяц. Сюда же система включит значение неснижаемого остатка, то есть количество товаров, которые в любом случае должны остаться на складе по истечении месяца. Система предложит к заказу оптимальное количество товара на основании проанализированных данных для того, чтобы обеспечить объем продаж на будущее.
  • Заказ у поставщика. После того, как система «Бизнес.ру» выдаст свои рекомендации по количеству товара для заказа, пользователь может скорректировать полученные цифры в большую или меньшую сторону. В инструменте «Заказ у поставщика» пользователь увидит всю информацию о дате последнего поступления товаров от контрагента, закупочную цену товара, увидит общую сумму заказа. Таким образом, пользователь за короткое время может создать сразу большое количество заказов разным поставщикам, а в будущем быть уверенным в том, что объем закупки будет полностью соответствовать потребностям фирмы в товарах.

Эксперты уверены: управление закупками в «Бизнес.ру» сэкономит массу времени, благодаря тому, что спланировать объемы закупок на все товары можно на основе анализа продаж в прошлом.

Также пользователи сервиса «Бизнес.ру» активно работают с отчетом по остаткам товаров. Это многогранный отчет имеет множество возможностей в использовании. В разделе «Отчеты» можно отследить все остатки товаров на складах. Фильтр позволяет гибко настроит отчет в зависимости от нужд пользователя. К примеру, остатки товаров по отдельным складам, по группам товаров, по отдельным характеристикам, по розничной точке, скрывать либо показывать серийные номера и модификации товаров. Остатки можно показывать либо все без исключения – и положительные, и нулевые, и отрицательные, либо каждую категорию по отдельности. К примеру, перед проведением процедуры инвентаризации в фирме, можно сформировать отчет по товарам с отрицательным остатком. Это позволит понять, по каким позициям требуется пересчет количества товаров.

Выбрав показ нулевых или отрицательных остатков, пользователь может принять решение о том, какие товары пора заказывать у поставщика. Но также необходимо руководствоваться и отчетом продаж, для того, чтобы узнать, какие товары приносят фирме максимальную прибыль, а какие являются плохо продаваемыми. Фильтр поможет вам показать прибыль только по интересующей вас товарной позиции.

Работа с заказами поставщикам с программой «Бизнес.ру»

Особенно высоко оценивают пользователи возможности сервиса «Бизнес.ру» в части управления закупками и работы с поставщиками. В данной системе существует раздел «Заказы поставщикам», этот функционал позволяет контролировать поступление заказанного у поставщиков товара, а также отслеживать оплату по заказу. Рассмотрим основные возможности данного инструмента.

  • Составление нового заказа. Когда пользователю необходимо составить новый заказ товаров одному из своих поставщиков в сервисе «Бизнес.ру», он использует раздел «Закупки». Там он выбирает из перечня контрагентов нужного поставщика, определяется с датой, когда товары должны быть ему отгружены и добавляет необходимые товары. После сохранения пользователь увидит «Индикатор оплаты и поступления товаров».
    Читайте также: Автоматизация управления товарными запасами в магазине
  • Составление учетных документов на основании нового заказа. После того, как заказ на товары для поставщиков будет составлен, в сервисе «Бизнес.ру» пользователь имеет возможность создавать сразу несколько необходимых документов простым и удобным способом. К примеру, можно оформить доверенность на подотчетное лицо, оформить счет поставщика или документ для оформления поступления товаров. Подобное составление документов в автоматическом режиме позволяет не только значительно сэкономить время, так как необходимость самостоятельно с нуля создавать отчетные документы отпадает. Также сервис автоматически связывает документы друг с другом.
  • Оплата заказов. В сервисе «Бизнес.ру» пользователь имеет возможность непосредственной оплаты товаров любым удобным способом – наличными или безналичным расчетом. Для этого в автоматическом режиме в разделе «Оплатить заказ» открывается вкладка «Расходный кассовый ордер», в котором уже оформлены все необходимые данные (реквизиты поставщика, сумма заказа, вид операции). Сумму вносимых денежных средств пользователь может корректировать по своему желанию, вносить не всю сумму денег, а только часть. Здесь будут видны все документы оплаты и суммы, которые необходимо будет доплатить. Удобный «Индикатор оплаты» покажет пользователю, оплачен ли заказ и насколько.
  • Сортировка по датам поступления товаров. На основании данных в общей таблице заказов, система «Бизнес.ру» может отсортировать все заказы от разных поставщиков по тем или иным дням месяца и узнать, какие товары поставщики должны отгружать в текущем месяце или в течение недели. Это действительно удобно: пользователи владеют информацией о том, от каких поставщиков и отгрузку каких именно товаров ожидать в конкретные даты.
  • Статус заказа. В онлайн-режиме пользователь сервиса «Бизнес.ру» может менять статус заказа, а индикатор поступления показывает, поступил ли заказанный товар в магазин или нет, полностью ли была осуществлена отгрузка или «остатки» будут довезены и т.д.
  • Отправка формы заказа контрагенту. В каждом новом заказе в сервисе есть раздел «Действие». Благодаря ему, пользователь может сохранить закупочные цены товаров, отправить контрагенту смс-сообщение прямо из заказа, а также отправить ему письмо на e-mail, в котором в автоматическом режиме будет прикреплен бланк заказа поставщику. В электронном письме будет прописана вся информация о контрагенте, его электронный адрес, необходимые данные о заказе и реквизиты. Еще одна удобная возможность – функция печати заказа непосредственно напрямую из программы.

Благодаря этому целому набору различных инструментов функционал «Заказы поставщику» онлайн-сервиса «Бизнес.ру» позволяет контролировать поступление товаров от всех поставщиков, отслеживать проведение оплаты по заказам, создавать и печатать все необходимые отчетные документы в самые короткие сроки.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Опрос

Вы платите торговый сбор?

  • да 11.11%
  • нет, пользуемся льготами 22.22%
  • нет, ведем торговлю не в Москве 22.22%
  • нет, не ведем торговлю 44.44%
Другие опросы

Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.