Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Принимаем на работу сотрудника: порядок оформления приема на работу

404
Принимаем на работу сотрудника: порядок оформления приема на работу
Принимая на работу в магазин любого сотрудника, необходимо соблюсти определенную процедуру, предусмотренную действующим трудовым законодательством – Трудовым кодексом. Эта процедура предусматривает предъявлением сотрудником работодателю определенных документов, издание приказа по предприятию, заключение трудового договора и другие.

Содержание:

1. Оформление сотрудника на работу
2. Документы при приеме на работу
3. Порядок приема на работу: пошаговая инструкция 

Оформление сотрудника на работу

Оформление приёма на работу по факту означает заключение договора между работодателем и работником.

Договор (трудовой договор, трудовое соглашение) – это соглашение между работодателем и работником о том, что работодатель (фирма, магазин, организация, предприятие и т. д.) предоставляет человеку какую-то работу, платит за эту работу определенную сумму денег, а человек, то есть, работник организации после заключения соглашения, обязуется выполнять эту работу и следовать правилам, которые приняты в этой организации.

Работодателем при этом может быть как юридическое лицо – ООО, АО, государственная какая-то структура, так и физическое лицо. Условия приема на работу в обоих случаях идентичны.

Читайте также: Порядок заполнения приказа о приеме на работу

Документы при приеме на работу

Оформляя сотрудника на работу, прежде всего необходимо ознакомиться с документами, которые новый работник предъявляет работодателю:

1. Паспорт. Его может заменить, например, заграничный паспорт, а также водительское удостоверение. В подавляющем большинстве случаев, то есть, почти всегда, все-таки речь идет об обычном паспорте гражданина РФ.

2. Трудовая книжка. Ее можно не предъявлять в двух случаях. Во-первых, когда для работника это место работы первое, соответственно, трудовой книжки у него нет, ее негде было начать заполнять. Поэтому в этом случае работнику на его первом предприятии заводят новую трудовую книжку. Ее он уже потом, при смене работодателя (при смене работы) будет предъявлять далее.

Вам будет интересно!     Все о подборе и оформлении персонала на работу

  • Как составить объявление о вакансии
  • Проведение собеседования
  • Грамотный подбор персонала
  • Порядок приема на работу
  • Оформление трудового договора
  • Все об испытательном сроке
  • Обучение и развитие сотрудников
  • Контроль работы персонала
  • Система мотивации
  • Документы при приеме на работу

Подробнее>>

Во-вторых, трудовую книжку не нужно предъявлять тогда, когда работник устраивается в ваш магазин по совместительству. Это означает, что он уже работает где-то, в какой-то организации на постоянной основе, там в отделе кадров лежит его трудовая книжка. А в вашем магазине он оказывает какие-то услуги или выполняет какие-то работы по совместительству. В данном случае не нужно ни требовать трудовую книжку, ни заводить вторую. 

Читайте также: Должностная инструкция менеджера по продажам

Запись в трудовую книжку не обязательно вносить сразу, как вы приняли в свой магазин нового работника. Так как есть хоть какая-то, даже небольшая, вероятность того, что в течение нескольких дней вы прекратите трудовые отношения с только что назначенным сотрудником, чтобы не вносит в трудовую книжку данные о нескольких днях работы (не «пачкать» трудовую книжку), по закону запись можно внести на пятый день после начала работы нового сотрудника.

Вообще вопрос о необходимости трудовых книжек до сих пор остается открытым. С одной стороны, трудовая книжка является очевидным рудиментом экономических отношений, особенно в свете развития информационных технологий. Но с другой стороны, полностью свой функционал трудовые книжки еще до конца не растратили: они необходимы при оформлении пенсии, а также в некоторых других случаях. Трудовые книжки, скорее всего, отменят, но произойдет это со временем и постепенно.

3. Следующий документ при приеме на работу – страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. На нем указан страховой номер каждого человека, свой индивидуальный (СНИЛС), который застрахован (состоит на учете) в пенсионном фонде. 

Дело в том, что любая организация или ИП производят платежи в пенсионный фонд в виде процентов с общей суммы фонда заработной платы по своему магазину или предприятию. А также передает в пенсионный фонд информацию о том, какую зарплату платит каждому своему работнику.

Все эти данные учитываются в ПФ РФ, в том числе, на индивидуальном лицевом счете работника. И от этих данных зависит размер его пенсии по достижении старости или по другим основаниям, например, по выслуге лет.

Аналогично с трудовой книжкой: если ваша фирма для работника является первой организацией, где он будет работать, страховое свидетельство ему нужно будет оформить вам.

4. Военный билет. Если на работу принимается несовершеннолетний работник (с соблюдением норм закона), то приписное свидетельство. Оформление по ТК РФ предусматривает ведение воинского учета: сотрудник отдела кадров (службы персонала) отчитывается в военкомат о том, кто работает в организации из тех, кто, в случае чего, будет призван в армию.

Читайте также: Какую зарплату платить менеджеру по продажам

5. Документ об образовании – диплом и т. п.  Оформление приема на работу должно сопровождаться предоставлением документа об общем и о специальном образовании, если работа требует каких-то специальных навыков.

Говоря о магазине, это может быть, например, справка об обучении работе с холодильным оборудованием, в большом магазине может быть отдельная специальность программиста, соответственно, можно потребовать предъявить документ о том, что человек имеет возможность осуществлять именно эту работу.

6. Справка о судимости, точнее, о ее отсутствии. Либо справка о том, что в отношении человека не ведется никакого судебного преследования, например, на него не заведено уголовное дело.

Это не обязательный документ. Дело в том, что, когда речь идет об обычных гражданских должностях, например, любых сотрудников магазинов, наличие судимости (погашенной или непогашенной) не может являться причиной, по которой человека не примут на работу. Точно также, если на человека когда-то было заведено уголовное дело и даже, если уголовное дело ведется в настоящее время, законом установлена презумпция невиновности.

Читайте также: Материальная ответственность работника: как составить договор с материально ответственным лицом

Но есть ряд видов работ, где не смогут работать люди, даже если проблемы с законом у них были когда-то давно, и даже если проблемы эти закончились для человека благополучно. Это, например, работа в правоохранительных органах, в структурах, работа в которых связан с секретной информацией и т. д. Или, например, учителями не смогут никогда работать те люди, которые когда-либо, даже очень давно, совершили преступление против детей.

Во всех других случаях, требовать такую справку нет необходимости, это даже незаконно.

7. Некоторые другие документы при приеме на работу, которые связаны со спецификой той или иной конкретной деятельности.

Порядок приема на работу таков, что любые другие документы, которые не указаны в этом списке, предъявлять не надо.

Читайте также: Контроль работы персонала в магазине. Методы и критерии оценки работы сотрудников

Порядок приема на работу: пошаговая инструкция

Порядок приема на работу, алгоритм в общем универсален, за исключением случаев приема на работу на некоторые специфические должности (госслужба, правоохранительные органы, службы безопасности, некоторые другие). Порядок приема на работу, условия приема на работу следующие, поэтапно:

1. Человек, претендующий на занятие в вашем магазине той или иной должности, пишет на имя руководителя заявление о том, что просит принять его на работу на такую-то должность с такого-то числа. Заявление пишется на имя директора ООО, либо на имя ИП, если работодателем является ИП.

На самом деле, заявление – это формальность, по сути, в настоящее время не играющая никакой практической роли. Решение о сотрудничестве между работодателем и работником, решение о принятии конкретного человека на ту или иную должность принимается обычно во время личной встречи руководителя (ИП) и претендента на должность, например, во время собеседования. И принимается это решение без всяких заявлений. Поэтому наличие или отсутствие заявления о приеме на работу – непринципиальная формальность.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Для крупных государственных компаний, различных государственных структур наличие такого заявления обязательно. Для малого и микро-бизнеса не обязательно, на усмотрение предпринимателя.

Читайте также: Как снизить зарплату сотрудникам законно и без потерь

2. Далее происходит, собственно, оформление на работу. На заявлении о приеме на работу директор ООО (директор магазина) или ИП ставит свою визу о том, что этого человека необходимо принять на работу с такого-то числа. Это тоже формальность, как и само заявление. 

3. Далее оформление на работу происходит в отделе кадров (кадровой службе, службе персонала фирмы), куда новый работник приносит заявление о приеме на работу с визой руководителя фирмы, а также все необходимые документ, список которых указан выше. 

4. После того, как сотрудники отдела кадров убедятся, что документы все в порядке и соответствуют требованиям и условиям приема на работу, они готовят приказ о приеме на работу такого-то человека на такую-то должность с такого-то числа с такой-то заработной платой. Вся эта информация должна быть в приказе, информация о заработной плате не обязательна, хотя обычно ее пишут. Приказ о приеме на работу подписывает директор фирмы, магазина или ИП.

5. Если на предприятии, в вашем магазине установлен для этой должности испытательный срок, то в приказе о приеме на работу необходимо указать, что данный сотрудник принимается на работу на должность с такого-то числа с испытательным сроком в течение такого-то времени, например, в течение одного, двух или трех месяцев, или нескольких недель.

Читайте также: Как бороться с негативными отзывами сотрудников

Трудовым законодательством установлен максимальный срок для испытания – три месяца. Необходимо иметь в виду, что для некоторых категорий граждан испытательный срок устанавливать нельзя, например, для тех, кто избирается на должность по конкурсу, для беременных женщин, для несовершеннолетних, для тех, кто устраивается на работу временно на срок до двух месяцев, для некоторых других.

Если работник прошел испытание успешно, новый приказ готовить и подписывать не нужно: человек просто продолжает работать. Если человек испытание не прошел, он увольняется либо по статье, как не прошедший испытание, либо по собственному желанию. Второй вариант больше распространен: работодатели обычно идут на встречу работнику, чтобы не «пачкать» его трудовую книжку.

6. Сотрудник отдела кадров (службы персонала) обычно заводит на работника его личное дело, в котором собирается вся информация о нем, которая касается его работы в фирме: общая биографическая информация, данные о продвижениях по карьерной лестнице, приказы, касающиеся этого лица, поощрения и наказания и т. д.

Читайте также: Аттестация рабочих мест по условиям труда в 2016 году

7. Заключается трудовой договор или трудовое соглашение между фирмой и работником. Это не следующий этап: все указанные выше этапы оформления на работу производятся одновременно, в течение одного дня.

Предпринимателю необходимо помнить, что, если он фактически допустил человека до работы, то есть новый работник приступил к работе и выполнению своих обязанностей, но трудовой договор при этом с ним не заключен, это означает, что договор считается заключенным. Со всеми вытекающими из этого факта обязательствами обеих сторон и последствиями.

Читайте также: Как уволить сотрудника по инициативе работодателя. Основные причины увольнения «неугодного» сотрудника

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией

Программа для автоматизации
торгового и складского учета
в малом бизнесе
Для всех видов торговли,
удобный и понятный интерфейс,
не требует установки на ПК


Опрос

Вы платите торговый сбор?

  • да 11.11%
  • нет, пользуемся льготами 22.22%
  • нет, ведем торговлю не в Москве 22.22%
  • нет, не ведем торговлю 44.44%
Другие опросы

Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.