Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как правильно провести инвентаризацию расчетов с контрагентами

2714
Как правильно провести инвентаризацию расчетов с контрагентами
Инвентаризация расчетов – частная форма инвентаризации, позволяющая проконтролировать финансы. Инвентаризация задолженности включает инвентаризацию расчетов с дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами. Провести сверку правильно поможет этот материал.

Содержание:

1. Общие правила проведения инвентаризации расчетов
2. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
3. Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда
4. Инвентаризация расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами

Общие правила проведения инвентаризации расчетов

Инвентаризация расчетов проводится по тем же правилам, что и инвентаризация склада, но с некоторыми уточнениями. Для проведения инвентаризации расчетов вы собираете инвентаризационную комиссию, издаете приказ об инвентаризации и контролируете проведение необходимых процедур. Порядок проведения инвентаризации расчетов описывается в учетной политике компании. По итогам оформляется акт инвентаризации расчетов. Проверять придется:

  • расчеты с контрагентами (читайте также: Как проверить контрагента);
  • расчеты с другими дебиторами и кредиторами (например, по претензиям или по договорам аренды);
  • расчеты по оплате труда (зарплата, премии, бонусы, компенсации);
  • расчеты с подотчетными лицами;
  • другие расчеты с работниками (от материальной ответственности за недостачу до выданной сотруднику ссуды);
  • внутрикорпоративные расчеты (например, между несколькими вашими торговыми точками);
  • расчеты с банками по займам и кредитам;
  • расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами (налоги, сборы, страховые взносы).

Основные отличия инвентаризации расчетов, например, от проверки склада состоят в том, что в инвентаризационную комиссию не входят материально ответственные лица. Инвентаризовать расчеты нужно по итогам работы за год при подготовке годовой отчетности. Вы также можете проводить более частые инвентаризации расчетов, чтобы точнее представлять положение дел. Результаты инвентаризации расчетов отражаются в учете и отчетности за тот период, когда она закончена (соответственно, год или месяц).

Инвентаризация расчетов нужна, в первую очередь, вам для понимания действительного положения дел в компании. По сути, результаты такой инвентаризации показывают, где в какой момент находятся ваши деньги. Частых проверок расчетов можно избежать, если правильно использовать программу автоматизации. При своевременном занесении в программу данных о каждой финансовой операции любую информацию можно легко сгруппировать в отчет нужной вам формы. Таким образом, вы получите необходимые сведения для принятия финансовых решений без дополнительных затрат на инвентаризацию.

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчетов с дебиторами проводится в рамках управления дебиторской задолженностью и дает информацию для анализа дебиторской задолженности. Соответственно, инвентаризация расчетов с кредиторами – это элемент управления кредиторской задолженностью и источник данных для анализа кредиторки. Инвентаризация задолженности помогает вовремя понять:

  • какие суммы нужно как можно скорее истребовать (в случае инвентаризации расчетов с покупателями);
  • кому и какие суммы придется срочно выплатить (в отношении инвентаризации расчетов с поставщиками и банками).

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками анализируйте в первую очередь неотфактурованные поставки (когда товар уже у вас, а оплатить его еще не просили) и оплаченные, но еще не поставленные товары (обратная ситуация – когда вы уже отдали деньги, но пока ничего за них не получили). Комиссия будет изучать акты сверки взаиморасчетов.

Проверка расчетов с банками по кредитам выявит, не образовалось ли у вас не погашенной вовремя задолженности, которая обернется штрафными санкциями. Кроме того, убедитесь, что правильно учитываете эту задолженность. Она подразделяется на:

  • краткосрочную (срок выплаты меньше 12 месяцев);
  • долгосрочную (срок выплаты больше года);
  • просроченную (учитывается отдельно).

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

При инвентаризации расчетов с банками в первую очередь проверяются соответствующие кредитные договоры. Также при проверке расчетов с дебиторами и кредиторами инвентаризуются, при их наличии, договоры:

  • аренды;
  • комиссии;
  • цессии (уступки прав требования);
  • поручения.

Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда

При инвентаризации расчетов по заработной плате и другим вознаграждениям проверяются данные лицевых счетов работников, расчетные и расчетно-платежные ведомости. Инвентаризационная комиссия сличает данные о фактических выплатах работникам с корпоративными правилами начисления таких выплат (зарплаты, премий и бонусов, компенсаций) и сведениями о фактических результатах работы сотрудника (отработанном времени в случае повременной оплаты труда или объемах работы – в случае сдельной). То есть нужно проверить документы, в которых указаны условия оплаты труда (трудовые и коллективные договоры, приказы, положения и так далее), а также табели учета рабочего времени, наряды или другие формы, в которых учитывается выработка сотрудника.

Расчеты с сотрудниками по вознаграждениям и возмещениям расходов классифицируются как дебиторская или кредиторская задолженность. Проще говоря, нужно проверить, вы должны сотруднику денег или он вам (например, не было ли переплат по зарплате). И если кто-то из вас кому-то должен – не просрочена ли эта задолженность. Если работник сам не забрал вовремя свои деньги в кассе, это не так страшно, нужно только своевременно депонировать невостребованную сумму, чтобы выдать ее по первому требованию. Если же вы забыли начислить зарплату вовремя, трудовое законодательство грозит вам за это штрафом. Кстати, если вы выдавали депонированную зарплату, при инвентаризации расчетов с персоналом проверьте также расходные кассовые ордера.

Не забудьте проверить и документы, подтверждающие оплату:

  • отпусков;
  • больничных, в том числе по беременности и родам;
  • пособий по уходу за ребенком.

Важный элемент проверки расчетов с работниками – инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Она касается сотрудников, получавших от вас деньги на приобретение чего-то, а также командированных. Здесь в первую очередь проверяются авансовые отчеты и кассовые документы, подтверждающие выдачу денег.

Если вы выдавали кому-то из сотрудников заем или ссуду, при инвентаризации расчетов оцените и этот вид дебиторской задолженности. Основные данные для сверки содержатся в договоре займа. Не обойдите вниманием и расчеты по возмещению ущерба виновными лицами, если такие у вас есть – например, в результате выявления недостачи при инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами

Другие формы инвентаризации включают проверку расчетов с государством, ваших внутрихозяйственных (внутрифирменных) расчетов.

Инвентаризация расчетов с бюджетом по налогам и сборам, а также с внебюджетными фондами по страховым взносам может выявить как задолженность перед государством, так и переплату по налогам или взносам. Переплату можно зачесть при последующих перечислениях подобных сумм в бюджет или фонды. Такие операции оформляются соответствующими документами, формы которых можно получить в налоговой или фонде (скачать с сайта нужного ведомства). Недоплату придется перечислить с учетом пени или штрафа. Однако в определенных обстоятельствах компания имеет право на отсрочку (рассрочку), в частности, по страховым взносам. Налоговики с июля 2015 года обновили электронную систему учета налоговых поступлений, поэтому теперь у них есть данные только с 2012 года. Имейте это в виду при сверке расчетов с бюджетом.

При анализе внутрикорпоративных расчетов вы сверяете информацию о взаиморасчетах всех ваших обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс. Инвентаризация расчетов производится по той же схеме, что и для расчетов с контрагентами. Комиссия на основе соответствующих документов проверяет взаиморасчеты:

  • по имуществу, материальным ценностям;
  • по товарам, услугам, работам;
  • по оплате труда;
  • по распределению общих управленческих расходов компании.

Смотрите также:

Зачет взаимных требований
Проведение инвентаризации склада
Управление дебиторской задолженностью

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Опрос

Вы платите торговый сбор?

  • да 11.11%
  • нет, пользуемся льготами 22.22%
  • нет, ведем торговлю не в Москве 22.22%
  • нет, не ведем торговлю 44.44%
Другие опросы

Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.