Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Управление оптовой торговлей: как выбрать систему автоматизации учета

1089
Управление оптовой торговлей: как выбрать систему автоматизации учета
Для того, чтобы эффективно управлять процессами в оптовой торговле, предпринимателям будет полезно выбрать и внедрить у себя систему автоматизации учета в торговле.

Содержание:

1. Организация оптовой торговли
   1.1. Виды оптовой торговли
   1.2. ИП или ООО – что лучше для оптовой торговли
   1.3. Управление предприятием оптовой торговли
2. Автоматизация учёта в оптовой торговле
   2.1. Что дает автоматизация торговли
   2.2. Автоматизированный учет товаров в оптовой торговле
   2.3. Планирование закупок и управление товарными запасами
3. Программа для автоматизации оптовой торговли
   3.1. Какую программу выбрать для оптового предприятия
   3.2. Программа для автоматизации торговли Бизнес.Ру
   3.3. Особенности программы учета Бизнес.Ру

 

Организация оптовой торговли

Оптовая торговля – это закупка товаров большими партиями у производителя/поставщика для дальнейшего сбыта малым количеством, т.е. продукция покупается не конечным потребителем, а предприятием-посредником - для перепродажи или использования в производстве.

Читайте также: Как организовать оптовый бизнес

Главная задача оптовой торговли – регулировать товарное предложение в соответствии со спросом.

Функции оптовой торговли:

  • изучение спроса конечного потребителя и оптовых покупателей;
  • заключение договоров поставки и купли-продажи, контроль за их исполнением;
  • формирование ассортимента товаров;
  • управление товарными запасами;
  • оказание услуг, связанных с оптовой продажей товаров;

Виды оптовой торговли

Оптовая торговля может быть транзитная и складская. Выбор зависит от специфики товара (например, он не подлежит хранению), удалённости производителя от розничных торговых точек, транспортных возможностей посредника и т.д.

Читайте также: Как посчитать оборачиваемост товаров на складе

При транзитной товар поставляется от производителя/поставщика сразу в розничную сеть, минуя хранение на складе; в этом случае сохранность товара выше, взаиморасчеты происходят быстрее.

При складской торговле товар завозится на склады, где хранится некоторое время и продаётся уже оттуда; в этом случае есть возможность рассортировать продукцию, провести предпродажную подготовку, продавать розничным точкам небольшие партии требуемого им ассортимента.

При выборе складской или транзитной формы поставки товаров оптовое предприятие обязательно должно учитывать получаемые доходы, прибыль и рентабельность. Целесообразность складской и транзитной поставки товаров изучают по каждому покупателю в отдельности (на основании объёмов/партий товаров и товарных групп).

По разнообразию товара торговать можно широким ассортиментом (от тысячи и до ста тысяч наименований), ограниченным (до тысячи) и узким (специализированным) ассортиментом (менее двухсот наименований).

Читайте также: Внедрение систем автоматизации торговли

ИП или ООО – что лучше для оптовой торговли

Выбор формы собственности для того, чтобы заниматься оптовой торговлей, зависит:

  • во-первых, от системы налогообложения, определённой законодательством для этого вида деятельности: обычно это ОСН, т.к. оптовикам не разрешено выбирать ЕНВД, а УСН не выгодна тем, что многим крупным контрагентам необходимо выделять в платёжных документах НДС, не предусмотренный в УСН, и поэтому велик риск потерять этих клиентов.
  • во-вторых, от вида деятельности. Для ИП некоторые виды предпринимательской деятельности, например, производство и продажа алкоголя, торговля оружием и патронами к нему запрещены.
  • в-третьих, от материальной ответственности, которую может взять на себя бизнесмен. Если при неудаче ООО рискует только своим уставным капиталом, индивидуальному предпринимателю в случае краха придётся расплачиваться собственным имуществом.

Кроме того, выбирая ту или иную форму собственности, надо помнить о необходимости ООО отчислять взносы за своих работников в ПФР, о размере налога на прибыль, который для ООО выше, об обязательном наличии банковского счета у ООО и т.д.

Читайте также: Что лучше открыть – ИП или ООО

На начальном этапе открытия своего бизнеса по оптовой торговле целесообразнее зарегистрировать ИП - меньше оформлять документов, проще с налогообложением, с местом, где будешь вести свои дела. А в дальнейшем, если торговля приносит прибыль и есть возможность и желание развивать бизнес, есть планы открыть несколько торговых точек, а также если в перечень товаров вы хотите включить алкогольную продукцию (кроме пива, но и право торговать пивом у ИП в скором времени могут отнять) имеет смысл зарегистрировать ООО.

Управление предприятием оптовой торговли

Основная деятельность оптового предприятия - организация товарных потоков между производителем (поставщиком) и розничным торговцем (оптовым покупателем). Управление предприятием оптовой торговли сводится к обеспечению бесперебойности и постоянству этих товарных потоков, что обеспечивается контролем и учётом всех операций, сопровождающих покупку, складирование и отгрузку товара.

Легче и проще всего управлять оптовым предприятием с помощью специализированных сервисов автоматизации ведения бизнеса и учёта в торговле.

Вам будет интересно!     Как грамотно организовать работу склада

  • Эффективное размещение товаров
  • Перемещение товаров на складе
  • Правильное хранение товаров
  • Управление товарными запасами
  • Порядок проведения инвентаризации
  • Автоматизация учета на складе
  • Оборачиваемость товаров на складе
  • Контроль остатков товара
  • Ведение складского документооборота
  • Бланки и формы документов

Подробнее>>

Автоматизация учета в оптовой торговле

Что дает автоматизация торговли

Предприятию оптовой торговли приходится работать с десятками контрагентов, большим объемом товаров и серьёзными денежными суммами, что требует контроля над отчетностью и регулярного анализа полученных результатов.

Читайте также: Автоматизация учета в розничной торговле

Чтобы делать все вовремя и избежать финансовых потерь, торговому предприятию необходимо внедрить у себя автоматизированную программу учёта товаров.

Автоматизация учета в оптовой торговле обеспечивает:

  • фиксацию движения товаров по цепочке поставщик-склад-оптовый покупатель
  • ведение складского учета,
  • контроль за закупками товара
  • контроль за остатками товара, проведение инвентаризации
  • контроль за взаиморасчетами с контрагентами,
  • контроль за деятельностью сотрудников,
  • скорость взаимодействия между отделами предприятия.

Кроме того, автоматизация учета в торговле облегчает сбор статистических данных, проводит анализ торговой и отражает результат финансовой деятельности организации.

Автоматизированный учет товаров в оптовой торговле

Одной из главных задач в торговле является правильная организация учета, позволяющая своевременно получать информацию о ходе движения товаров по цепочке поставщик-склад-покупатель, о выполнении контрагентами своих договорных обязательств, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации товаров и контроле за их сохранностью и т. д.

Автоматизация учета в оптовой торговле позволяет справиться с этой задачей без значительных временных затрат и людских ресурсов.

Читайте также: Учет товаров в розничной торговле

Кроме этого, автоматизированный учёт товаров обеспечивает быстрый документооборот (от оправки коммерческого предложения, составления договора, оформления заказа и до выписки первичных документов на оплату и документов на сопровождение груза), контролирует адресное хранение товара на складе, и следит за операциями по отгрузке и доставке товаров покупателям.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Также автоматизированная система учёта позволяет улучшить работу с клиентами с помощью CRM-систем, с помощью которых можно хранить всю информацию, связанную с клиентом - обращения, заказы, сделки, выписанные документы - вплоть до записей переговоров, отправлять sms-сообщения, осуществлять электронные рассылки, составлять отчёты по сделкам и т.д.

Планирование закупок и управление товарными запасами

Планирование закупок – важная составляющая процесса оптовых продаж. Она тесно связана со спросом конечного потребителя, т.е. с заявками оптовых покупателей; рассчитывается на основе объёмов продаж прошлых периодов с учётом условий хранения и складских площадей, а также финансовых, транспортных возможностей данного предприятия.

Товарный запас - продукция, находящаяся в сфере обращения (склады, магазины, в пути) и предназначенная для реализации.

Читайте также: Перемещение товаров на складе

Виды товарных запасов

Основной запас:

  1. Рабочий, профильный, согласно плану продаж запланированный к отгрузке на текущий период;
  2. Страховой, компенсирующий - на случай перебоев в доставке из-за поставщика (перепроизводство, сбои на производстве, кончился товар и т.д.), незапланированного роста спроса на товар, и, как следствие, отгрузки.

Временный запас:

  1. Сезонный, избыточный запас, который создают до начала сезонного роста продаж;
  2. Маркетинговый, дополнительный - формируется на время, когда запланированы какие-либо акции, рекламные компании и т.д.
  3. Конъюнктурный, избыточный - формируется под воздействием ситуации на рынке (из-за дефицита, искусственного созданного поставщиками или прогнозируемого, из-за разовых скидок от производителя/поставщика и т.п.), или если поставщик временно приостанавливает свою деятельность;
  4. Резервный, закупленный под определённого клиента.

Вынужденный запас:

  1. Бракованный товар, который не может быть использован по назначению (испортился по дороге, потерял часть своей функциональности в процессе хранения, был произведён с недостатками и т.п.);
  2. Неликвидный, труднореализуемый товар - появляется из-за просчёта при создании первого заказа, например, когда открывалось новое направление деятельности, или неконкурентный по цене товар - дорогой, или при смене оптовиком приобретаемого у поставщиков бренда - тогда другой бренд может оказаться ненужным постоянно покупавшему предыдущий бренд розничному торговцу, или когда нет взаимодействия между отделом продаж и отделом закупок (закупочник должен правильно оценивать рыночную ситуацию и заказывать востребованный товар по приемлемым ценам), или если в процессе хранения качество товара изменилось, или спрос на него упал.

Управление товарными запасами должно стремиться к их минимизации, ускорению товарооборачиваемости и хорошо налаженному учету и контролю за их формированием и использованием.

За счёт регистрации всех товарных операций автоматизированные системы учёта позволяют фиксировать товарные запасы на складах предприятия, выводить отчёты по остаткам товара и на основе анализа продаж рекомендовать к планированию объемы закупок того или иного товара.

Программа для автоматизации оптовой торговли

Какую программу выбрать для оптового предприятия

Планируя внедрение автоматизированного сервиса для учета в торговле, предприниматели должны обратить внимание на функционал и возможности приобретаемого программного обеспечения.

Читайте также: Программа для работы с ЕГАИС – Бизнес.Ру

Наиболее необходимые функции в системе автоматизации оптовой торговли:

  • Возможность вводить большое количество наименований товаров, полное описание номенклатуры, возможность хранения данных о расположение товара на складе, изображения внешнего вида товара, документации к нему (сертификатов, паспортов) и т.п.;
  • Возможность учёта собственного производства: комплектация/разукомплектация товаров, возможность продажи наборов (комплектов);
  • Ведение складского учета
  • Хранение цен поставщиков, автоматический расчет продажных цен относительно закупочных, возможность применить индивидуальные цены, скидку или наценку на товар;
  • Планирование закупок, продаж;
  • Резервирование товара для клиентов;
  • Возможность продажи товара со склада другому юридическому лицу, входящему в состав данного предприятия, возможность отгрузки товара «в минус»;
  • Учет денежных средств: банк и касса
  • Контроль платежей и задолженностей;
  • Возможность построения воронки продаж.
  • Автоматическая выписка документов, подключение IP-телефонии, отправки писем по Email, SMS
  • Хранение всей истории взаимодействия с клиентом: информации о контрагентах, их контактных лицах, о договорах с ними, расчетных счетах и т.д.

Программа для автоматизации торговли Бизнес.Ру

Всем вышеперечисленным требованиям отвечает онлайн-сервис для торгового и складского учёта Бизнес.Ру.

Предприятиям оптовой торговли Бизнес.Ру предоставляет:

  1. Сопровождение всего цикла оптовой торговли (объединение в одну схему всех операций компании — от заказа поставщику до отгрузки клиенту)
  2. Сопровождение продаж любой сложности и специфики, от отгрузки штучного товара до реализаций услуг и товаров «под заказ». Плюс к этому ведение договоров, составление актов выполненных работ, а также возможность резервирования товара.
  3. Составление обширного каталога товаров: группы товаров любой вложенности, галерея изображений, поддержка модификаций (размеры, цвета и др.), перемещение неактуальных позиций «в архив». Кроме этого – подробная аналитика ассортимента, контроль продаж, оборотов, история движения товаров.
  4. Возможность гибкого подхода к ценообразованию: автоматический расчёт продажных цен с учётом различных критериев, возможность задать индивидуальные скидки и наценки на продукцию, ввести систему скидок, использовать несколько связанных типов цен для быстрого пересчета.
  5. Возможность контроля всех этапов выполнения заказов: благодаря настраиваемой системе статусов все этапы выполнения заказов покупателей, заказов поставщикам, результаты работы с коммерческими предложениями прозрачны и их всегда можно проследить в системе.
  6. Всегда актуальные бланки документов и отчётностей: использование актуальных унифицированных форм – УПД, ТОРГ-12, счетов-фактур, ТТН 1-Т, кассовых ордеров и др.
  7. Возможность формирования отчетности для ИП, в том числе через выгрузку в 1С:Бухгалтерия версии 2.0 или 3.0. Настройка выбора типа документов и периода

Особенности программы учета Бизнес.Ру

К числу преимуществ сервиса Бизнес.Ру относятся:

  • Возможность работы при наличии и без постоянного наличия интернета
  • Возможность отслеживать остатки товара в режиме реального времени, формировать заказа поставщику на основании продаж и текущего остатка
  • Возможность контролировать сотрудников и операции по оптовой торговле из любого места и с любого электронного устройства (планшета, ноутбука, компьютера и т.п.)
  • Контроль за взаиморасчетами с контрагентами
  • Повышение эффективности управления работой предприятия
  • Сокращение времени на обработку заказа клиента, увеличение скорости обработки заявок
  • Анализ торговой деятельности компании в реальном времени
  • Увеличение скорости обработки заказов
  • Анализ прибыли предприятия по товарным группам, категориям клиентов (региону, виду деятельности, источникам)
  • Бесплатные бонусы – обновление системы каждые 2 недели и техподдержка.
  • Возможность построения этапов взаимодействия с клиентами и их контроль, анализ взаимодействия

Внедрение программы автоматизации Бизнес.Ру позволит оптимизировать складской и товарный учёт оптового предприятия, что будет способствовать его развитию и повышению его доходности.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.