Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Инкассация денежных средств в магазине: пошаговая инструкция

7993
Инкассация денежных средств в магазине: пошаговая инструкция
В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация. При использовании контрольно-кассовой техники на предприятии в конце рабочего дня необходимо закрывать кассовую смену, а денежные средства – сдавать в инкассацию.

Содержание:

1. Закрытие смены
2. Порядок действий при инкассации денежных средств

3. Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

 

Закрытие смены

В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация, а за прием, хранение и распределение денег в кассе должен отвечать специальный человек – кассир, назначенный приказом руководителем предприятия. Кассир, который по сути является материально ответственным лицом, должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и в процессе работы неукоснительно все правила, там прописанные, соблюдать. Это касается сохранности денег в кассе, ведения кассовой книги, оформление документации. Если кассир будет выполнять свои обязанности ненадлежащим образом, то предприятию может быть нанесен ущерб, вызванный хищением средств.

Исполнять обязанности кассира в организации могут разные сотрудники, например, бухгалтер или продавец в небольшом магазине. Но помещение кассы должно обеспечивать надлежащий уровень защиты и сохранности денег – быть по мере возможности изолированным без возможности доступа посторонних лиц.

Как известно, каждое предприятие приказом утверждает свой, так называемый, «лимит остатка кассы» – это максимальная сумма денежных средств, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня. Все денежные средства, находящиеся в кассе сверх данного лимита, в обязательном порядке должны сдаваться в банк. После чего они должны зачисляться на счет предприятия.

Читайте также: Штрафы за работу без ККМ в 2016 году

Лимит остатка кассы предприятия необходимо правильно рассчитать и согласовать с банком – это должна быть сумма, обеспечивающая нормальную и стабильную работу предприятия, исчисляться объем денег должен исходя из объема наличного денежного оборота фирмы, но при этом должна учитываться специфика работы организации. Лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя сроком на год. При расчете лимита остатка кассы важно учитывать выручку фирмы за последние несколько месяцев, поделенную на количество рабочих дней – так получится размер средней выручки за день. Также необходимо учитывать расходы фирмы – в том числе, зарплаты, пособия, выданные работникам – после чего сумму расходов также делят на количество рабочих дней за последние несколько месяцев (например, четыре месяца). Данное число и будет среднемесячной суммой расходов фирмы.

В приказе об утверждении лимита остатка кассы важным аспектом будет указание сроков, в которые фирма предположительно будет сдавать выручку. Это может быть ежедневно (например, для предприятий торговли) или раз в несколько дней, для предприятий малого бизнеса.

Расчет лимита кассы заверяется подписью и печатью руководителя организации и бухгалтера, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй сдается в финансовое учреждение, в котором у фирмы открыт банковский счет, для согласования. Там же ставится разрешение финансового учреждения, которое подписывает руководитель банка.

Читайте также: ЦТО для ККМ: что изменится с переходом на онлайн-кассы?

Руководитель и кассир организации должны следить за тем, чтобы после рабочего дня сумма денежных средств в кассе не превышала положенного лимита. Передача сверхлимитных денег в банк организуется специализированной инкассаторской службой банка после заключения договора. Также нужно проверить наличие у данной инкассаторской службы лицензии на осуществление соответствующих операций по инкассации. Выдаются такие лицензии Банком России.

Порядок действий при инкассации денежных средств

Перечислять свои денежные средства на счет в банке фирма может различными способами: через кассу, с помощью инкассаторской службы банка или просто воспользовавшись услугами специализированной инкассаторской службы, через услуги почтовой связи или при помощи автоматических сейфов. Наиболее популярным способом является именно инкассация денежных средств.

При оформлении документации и передаче денежных средств инкассаторам кассир или материально ответственное лицо должны руководствоваться Положением, утвержденным Центральным банком России в 2008 году №318-П «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Осуществлять кассовые операции по обработке наличных, инкассацию и перевозку денежных средств предприятий в нашей стране имеют право только организации, входящие в систему Банка России. Нормативными актами прописываются порядок действий и кассира, и сотрудника инкассаторской службы для оказания услуги по инкассации денежных средств предприятия.

Обязательным условием передачи денег инкассаторам является документальное оформление оприходование выручки и ее сдачу приходным и расходным ордерами соответственно. Все соответствующие записи вносятся в разделы кассовой книги.

Читайте также: Малый бизнес освобожден от внеплановых проверок

Для того, чтобы деньги организации после инкассации зачислялись на счет банка, необходимо заключить двухсторонний договор: один о непосредственной инкассации и второй договор – о перечислении полученных в ходе инкассации средств на банковский счет. Перед тем, как сотрудники инкассационной службы осуществят выезд на фирму, им должны выдать соответствующие документы: специализированная емкость для перевозки и переноса денег (сумка), ключи, явочные карты по форме 0402303, штамп, доверенность на перевозку денег фирмы. В явочной карточке, которая оформляется банком ежемесячно, указываются номера сумок, закрепленных за данным инкассатором, наименование организации, ее адрес, а также время, в которое инкассационная служба должна забрать денежные средства фирмы.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

После того, как сотрудник инкассационной службы прибыл в организацию, он должен в обязательном порядке предъявить кассиру удостоверяющие его личность документы, доверенность на инкассацию денег, явочную карточку, а также пустую емкость для перевозки денег (сумку).

Если все документы удовлетворяют требованиям кассира, тот забирает пустую сумку, кладет деньги туда. Далее он предъявляет сотруднику инкассаторской службы образец пломбы, передает сумку с деньгами и накладную к сумке по форме 0402300, а также квитанцию по форме 04002300. Необходимо обратить внимание на качество пломбировки сумки: она должна быть опломбирована так, чтобы при ее вскрытии посторонними лицами оставались видимые следы нарушения целостности пломбы.

Также необходимо составить препроводительную ведомость по форме 0402300 – сумма денежных средств, указанная в ней, должна соответствовать сумме денег в реестре всех проведенных операций – его заполнение является также обязательным аспектом проведения процесса инкассации. И ведомость, и реестр необходимо положить в сумку с инкассируемой наличностью.

Далее кассир заполняет явочную карточку инкассатора и проставляет в ней сумму денежных средств, которые передаются инкассатору – эта сумма должна соответствовать суммам, поставленным в накладной по форме 0402300 и квитанцией по форме 04002300. Все вписываемые данные необходимо проверять по нескольку раз, чтобы исключить возможность ошибки.

Читайте также: Правила ведения кассовых операций в 2016 году

Далее инкассатор должен проверить правильность заполнения кассиром всех документов, целостность пломбы, а также ее соответствие образцу, соответствие номеру сумки с деньгами ее номеру, указанному в явочной карточке. Также он должен пересчитать денежные средства в сумке и сравнить сумму с суммой денежных средств, проставленной в накладной и квитанции. Если качество пломбы, правильность заполнения всех документов устраивает инкассатора, он принимает сумку.

При приеме сумки с наличностью фирмы инкассатор подписывает квитанцию: проставляет дату приемки наличности, ставит печать и возвращает квитанцию кассиру. Если по каким-либо причинам сумка с деньгами не будет принята инкассатором, кассир в явочной карточке ставит «отказ», описывает подробно причины отказа в передаче денежных средств инкассатору и заверяет карточку своей подписью.

Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

Передачу наличных денежных средств фирмы сверх лимита остатка кассы необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого оформляется расходный кассовый ордер и используется счет 57 «Переводы в пути». Для бухгалтерского учета передачи денег фирмы через инкассатора в банк используются следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 57 – Кредит 50 – «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам» (проводится на основании двух документов – расходного кассового ордера и квитанции, полученной от инкассатора).
  • Дебет 51 – Кредит 57 – «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).
  • Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.