Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как работать на кассе

7658
Как работать на кассе
Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Как работать на кассе, каковы тонкости работы с ККМ, как заполнять журнал кассира-операциониста, как снять Z-отчет и X-отчет по кассе, какова процедура закрытия кассы, уточните в этой статье.

Содержание:

1. Перед работой с кассовым аппаратом
2. Обязанности директора и кассира при работе с ККМ
3. Как снять X-отчет в ККМ
4. Как работать на кассовом аппарате
5. Когда нужен акт по форме № КМ-3
6. Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ
7. Как заполнять журнал кассира-операциониста
8. Передача данных с кассы в систему автоматизации

Перед работой с кассовым аппаратом

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека – например, название вашей компании (ваши фамилию, имя, отчество, если вы индивидуальный предприниматель) и ИНН.

Кассу нужно поставить на ровную поверхность и подключить к розетке (использовать удлинитель не рекомендуется). Не забудьте проверить наличие батареек в кассовом аппарате – они помогут сохранить информацию в случае отключения от электросети.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам не возбраняется и лично работать на кассе.

Обязанности директора и кассира при работе с ККМ

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

  • ключи от кассы и денежного ящика;
  • купюры и монеты для размена;
  • необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

  • сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
  • занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
  • оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
  • закрыть замок показания денежных счетчиков;
  • убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

Как снять X-отчет в ККМ

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную (дата должна быть больше, чем в предыдущем Z-отчете, иначе кассовый аппарат не начнет работать). Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку. При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы.

Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

Как работать на кассовом аппарате

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов. Кроме того, заранее определите, как в чеках будут отображаться скидки и акции (уменьшением суммы или с помощью специальной функции кассового аппарата), и проинструктируйте сотрудников.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Если на чеке начинают появляться цветные полоски, значит, пора менять чековую ленту. Кассиры должны следить, чтобы край ленты при ее заправке в кассу был ровным, иначе вставить ее в устройство без задержек и недовольства клиентов не удастся. Если ленту не заменить вовремя, она может закончиться в момент печати контрольного чека при закрытии кассы, а это может привести к сбою ККМ. Работать без контрольной ленты или склеивать ее при обрыве кассиру категорически запрещается.

Кроме того, кассир не имеет права:

  • покидать рабочее место, не предупредив вас, не отключив кассу и не закрыв ее на ключ (если все же нужно оставить ККМ, ключи должны быть у кассира – он материально ответственный);
  • вмешиваться в работу программного обеспечения кассы;
  • допускать к кассовому аппарату кого-либо, кроме вас или тех, кого вы разрешите;
  • хранить в кассе личные деньги.

Когда нужен акт по форме № КМ-3

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

  • клиент отказался от покупки и оформил возврат;
  • кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

  • данные контрольных регистров на начало и конец дня;
  • сумму выручки;
  • сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
  • информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ. В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом). Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.

Передача данных с кассы в систему автоматизации

Для оперативного и точного учета вашей кассе нужно подключение к программе автоматизации управления магазином. Качественная система автоматизации позволяет не только формировать приходные и расходные ордера или ведомости по средствам в кассе на готовом бланке одним мановением мышки, но и управлять финансами в режиме реального времени. Например, контролировать остатки денежных средств в кассах и импортировать данные об остатках по кассам из 1С.

Кроме того, в системе автоматизации можно управлять ценами и скидками, оперативно передавая данные в кассовые аппараты. Достаточно прописать цену один раз по каждому виду товара, и дальше цена будет формироваться автоматически.

Смотрите также:

– Регистрация ККМ
– Потребности покупателя: как активировать
– Ответственный за пожарную безопасность

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией

Программа для автоматизации
торгового и складского учета
в малом бизнесе
Для всех видов торговли,
удобный и понятный интерфейс,
не требует установки на ПК


Опрос

Вы платите торговый сбор?

  • да 11.11%
  • нет, пользуемся льготами 22.22%
  • нет, ведем торговлю не в Москве 22.22%
  • нет, не ведем торговлю 44.44%
Другие опросы

Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.